Gestão de compras: estratégias para otimizar custos e aumentar a eficiência

A gestão de compras é mais do que uma função operacional; é um pilar estratégico para o sucesso dos restaurantes corporativos. Ela impacta diretamente a eficiência financeira, a redução de desperdícios e a competitividade no mercado.

Quando bem estruturada, pode reduzir custos, otimizar processos e garantir a qualidade dos insumos adquiridos. Com ferramentas como o TecFood e o aplicativo Approve, gestores podem transformar suas operações, modernizando processos e gerando resultados positivos.

Neste texto, vamos explorar o conceito de gestão de compras, sua importância para os resultados do negócio e como ferramentas tecnológicas podem revolucionar esse processo, trazendo agilidade e precisão para cada etapa.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o conjunto de processos e estratégias que envolvem a aquisição de bens e serviços necessários para a operação de uma empresa.

Dessa forma, nos restaurantes corporativos, isso inclui a qualificação de fornecedores de alimentos frescos, a negociação dos preços de insumos como carnes e hortifrutis, e o planejamento de compras alinhadas ao cardápio e estoque.

Contudo, mais do que simplesmente comprar, essa prática exige planejamento, análise de dados e integração com outras áreas, como o planejamento de cardápios e estoque.

Entretanto, com ferramentas como o TecFood os gestores podem automatizar tarefas, centralizar informações e acessar relatórios detalhados para decisões mais estratégicas.

A importância do processo de compras na gestão da empresa

O processo de compras é essencial para garantir o equilíbrio entre custos e qualidade, aspectos críticos para o sucesso de qualquer restaurante corporativo.

Desse modo, um sistema de gestão eficaz pode reduzir custos em até 2% e garantir uma economia média de 7%, promovendo eficiência e sustentabilidade.

Além disso, a eficiência no processo de compras impacta diretamente a produtividade e a satisfação dos clientes finais.

Isso porque, ao centralizar dados, integrar setores e permitir aprovações rápidas e estratégicas por meio de apps como o Approve, a tendência é a diminuição de atrasos no abastecimento, o que aumenta a eficiencia do atendimento.

Como estruturar o workflow de compras na alimentação coletiva

O processo de compras nos restaurantes corporativos é essencial para garantir a fluidez das operações em uma cozinha industrial. Porém, ele vai além de simplesmente adquirir insumos, abrangendo desde a cotação de preços até a negociação de prazos e condições com fornecedores qualificados.

A importância de um workflow bem estruturado

A forma como o pedido de compra é gerado e enviado exerce influência direta na eficiência da gestão. Cada etapa do ciclo de compras desempenha um papel crucial para assegurar a saúde financeira e otimizar a logística de uma concessionária de alimentação.

Desse modo, um workflow bem estruturado torna-se, então, o alicerce para evitar perdas financeiras, garantir assertividade nos pedidos, reduzir custos e aumentar a credibilidade do negócio.

Como criar um workflow eficiente

Criar um bom workflow significa definir com clareza todas as tarefas necessárias, como em uma linha de produção. Sendo assim, isso não só agiliza o andamento das atividades, mas também reduz o tempo gasto em cada etapa, otimizando todo o processo e elevando o desempenho operacional.

Assim sendo, um bom workflow no processo de compras é essencial para empresas de alimentação coletiva que gerenciam múltiplos restaurantes empresariais.

Além disso, esse modelo estruturado não apenas otimiza os processos, mas também garante a uniformidade das operações e o controle financeiro das Unidades de Alimentação e Nutrição (UANs).

O papel do planejamento de cardápio no workflow

Segundo Arabelle Menezes, nutricionista e gerente comercial da Teknisa especialista em food service, compreender a política de compras das UANs é o ponto de partida.

Quando centralizadas, essas unidades ganham maior poder de negociação devido ao volume de compras e à padronização dos procedimentos, o que favorece o controle e a eficiência.

O planejamento do cardápio é a base para o sucesso do workflow. Baseado em regras contratuais, fichas técnicas e quantidades estimadas de comensais, os gestores conseguem prever o consumo necessário.

De acordo com ela, essa previsão identifica as matérias-primas e suas quantidades exatas, orientando o cálculo da sugestão de compras.

A tecnologia como aliada no controle e automação

Independentemente de haver uma central de planejamento ou a elaboração local dos cardápios, as compras devem seguir rigorosamente as especificações contratuais e técnicas de cada restaurante.

Sendo assim, essa organização pode ser facilitada pelo uso de um sistema de gestão de compras, que automatiza cálculos, gera solicitações e reduz erros operacionais. Por isso, com um software como o TecFood, o gestor tem total controle sobre os ingredientes necessários, prazos de entrega e periodicidade dos fornecedores.

Por exemplo, se uma unidade precisa de camarão para quinta-feira e o pré-preparo leva dois dias, o sistema informa que a entrega deve ocorrer com antecedência, ajustando-se à logística do fornecedor.

Além disso, ao consolidar as demandas de várias UANs, o sistema centraliza informações, permitindo ao gestor negociar com fornecedores de forma estratégica.

Por fim, o Portal de Compras integrado ao TecFood possibilita que fornecedores enviem cotações diretamente, e o software sugere automaticamente as melhores opções com base em critérios como preço, prazo e qualidade.

Desa forma, após a seleção do fornecedor, o gestor autoriza a compra e gera a ordem pelo sistema, que também gerencia a emissão da Nota Fiscal e a integração com a SEFAZ para a manifestação do destinatário.

Com isso, cada etapa é automatizada, garantindo um processo ágil, eficiente e alinhado às necessidades da operação.

Destaques para otimizar o workflow de compras:

• Identificar a real necessidade com base em cardápios e estoques de segurança;
• Selecionar fornecedores qualificados, considerando custo, confiabilidade e velocidade de serviço;
• Automatizar cotações e negociações com um portal de compras responsivo;
• Avaliar múltiplos indicadores além do preço, como prazos e formas de pagamento;
• Centralizar pedidos para obter poder de barganha e consolidar informações.

Com um workflow bem estruturado, as empresas de alimentação coletiva alcançam maior controle, eficiência e resultados financeiros.

Principais etapas para sucesso no processo de compras em uans

Para alcançar excelência no processo de compras em restaurantes coletivos, é fundamental focar em etapas estratégicas que garantam resultados consistentes. Confira os principais pontos para otimizar sua gestão de compras:

1. Identificação da necessidade real de compra:
Uma previsão de consumo precisa vai além dos cardápios, per capitas e estimativas de comensais. Dessa forma, é crucial avaliar o estoque atual e o estoque de segurança para evitar desperdícios, gastos desnecessários e custos elevados.

2. Seleção criteriosa de fornecedores:
Os fornecedores devem ser previamente qualificados por categoria de produtos (como carnes, hortifrutis e laticínios). Além disso, cada solicitação de compra deve ter uma cotação detalhada, que deve ser analisada com base em reputação, custo, confiabilidade e agilidade no atendimento.

3. Uso de um portal de compras integrado:
Automatizar o processo de cotação com um portal de compras melhora a conectividade entre comprador e fornecedor, eliminando retrabalhos e agilizando operações.

4. Foco estratégico na negociação:
Priorize cotações com pelo menos três fornecedores para aqueles insumos que possuem maior relevância em termos de valor ou impacto financeiro dentro da gestão de suprimentos ou estoque. Ademais, negociar lotes maiores pode garantir melhores preços, fique atento a isso.

5. Envio e aprovação da ordem de compra:
Após selecionar a melhor opção, a compra precisa ser aprovada. Contudo, esse processo deve considerar indicadores como prazo de entrega, forma de pagamento e custos logísticos.

6. Faturamento e pagamento:
Com a ordem de compra enviada, o fornecedor realiza o faturamento e entrega dos insumos. Caso possua um sistema integrado, como o TecFood, a entrada da Nota Fiscal será automática no estoque , assim como a geração de contas a pagar, o que otimiza a gestão financeira.

Como evitar erros e melhorar a gestão de compras em restaurantes corporativos

Erros na gestão dos processos de compras são comuns em restaurantes corporativos, especialmente diante do volume de informações e demandas envolvidas.

Desse modo, desde a definição da real necessidade de cada UAN até a consolidação de dados para envio de pedidos, pequenos equívocos podem gerar grandes problemas, como atrasos, aumento de custos e perda de eficiência.

Sendo assim, para evitar esses erros, é essencial estruturar as solicitações de compra de forma precisa, incluindo informações detalhadas sobre produtos, quantidades, unidades de medida e datas de uso.

Isso porque, sem esses dados, o processo se torna mal estruturado e o gestor enfrenta desafios como:

• Informações dispersas e desorganizadas;
• Ausência de histórico de compras e controle de estoque;
• Falta de visibilidade nos gastos e nos processos;
• Ineficiências na mensuração do desempenho e melhorias;
• Sobrecarregamento da equipe com tarefas manuais e desconexas.

O impacto dos erros na gestão de compras

No setor de food service, onde a concorrência é alta e os custos frequentemente aumentam devido à inflação, evitar esses erros não é apenas uma questão de gestão eficiente, mas de sobrevivência.

Dessa maneira, sem um sistema adequado, a sobrecarga da rotina das UANs pode comprometer a visão estratégica dos gestores, que lidam com contratos diversos, demandas intensas e a necessidade de cumprir orçamentos restritos.

A solução está na tecnologia

A boa notícia é que existem soluções tecnológicas capazes de transformar a gestão de compras. Atualmente, softwares especializados, auxiliam os gestores a consolidar informações, automatizar processos e reduzir erros em cada etapa. Dessa forma, esses sistemas permitem:

• Visibilidade completa do status de solicitações e métricas de gastos;
• Controle apurado de estoque e histórico de compras;
• Processos integrados, reduzindo a demanda por trabalho manual;
• Análises baseadas em dados para tomada de decisão estratégica.

Além disso, com ferramentas que gerenciam orçamentos e facilitam aprovações, os gestores ganham tempo para se concentrar em atividades estratégicas, garantindo a lucratividade dos restaurantes corporativos.

5 dicas práticas para otimizar os processos de compras em restaurantes coletivos

1. Planeje o orçamento com foco estratégico

Uma gestão eficiente começa com o entendimento profundo do processo de produção, identificando os fatores que mais impactam os custos.

Escolher fornecedores com base em critérios como qualidade, preço competitivo e histórico de entregas confiáveis é essencial para decisões assertivas. Por exemplo, optar por um insumo de menor custo, mas com qualidade inferior, pode comprometer o produto final e gerar problemas futuros.

Então como superar esses desafios? Utilizando um sistema de gestão de compras eficaz, que facilite o estudo e a análise de fornecedores, permitindo decisões baseadas em dados e otimizando cada etapa do processo.

2. Controle eficiente na aquisição de insumos alimentícios: como evitar prejuízos

Um controle rigoroso na aquisição de insumos é essencial para evitar problemas financeiros e operacionais nos restaurantes corporativos.

Por exemplo, alterações inesperadas nos pedidos ou compras fora do orçamento podem gerar desequilíbrios significativos. Como resultado, essas ações comprometem tanto as finanças quanto o fluxo de trabalho.

Consequências desses erros incluem:

• Prejuízos financeiros;
• Desperdício de alimentos;
• Redução da receita.

Como evitar esses problemas?

Com a utilização de um sistema de gestão de compras que integre os departamentos de compras e planejamento de cardápios, garantindo que as solicitações sejam baseadas em dados confiáveis.

Dessa forma, esse alinhamento permite calcular com precisão a matéria-prima necessária para atender à quantidade de comensais prevista no cardápio, considerando o estoque.

Com o ERP TecFood, o processo se torna ainda mais eficiente:

• Agilidade: Integração automática entre planejamento, estoque e fornecedores;
• Precisão: Geração automática de cotações e pedidos baseados em variáveis como estoque atual, prazo de entrega e inflação;
• Resultados: Decisões mais assertivas com base no orçamento e redução de desperdícios.

Além disso, o TecFood não apenas otimiza processos, mas também oferece sugestões de compras com base em cardápios elaborados, preços competitivos e métricas financeiras.

Isso porque ele ainda utiliza algoritmos avançados para maximizar a eficiência e os resultados do seu negócio.

Sendo assim, adotar um sistema integrado como o TecFood é crucial para garantir que todos os setores do restaurante corporativo estejam conectados, otimizando os processos e reduzindo riscos.

3. Controle rigoroso de estoque para compras assertivas

A gestão de estoque não é apenas necessária, mas essencial para evitar desperdícios e manter a saúde financeira no setor de alimentação coletiva.

Embora comprar em grande escala possa parecer vantajoso, estoque parado representa dinheiro parado, tanto pelo custo dos produtos quanto pelo espaço de armazenamento.

Dessa forma, com um sistema inteligente de gestão de compras e estoque, você monitora em tempo real a entrada e saída de insumos, além de receber alertas quando os itens atingem níveis críticos.

Sendo assim é possivel eliminar pedidos em excesso ou em falta, permitindo que as compras sejam feitas com base no consumo real e nas necessidades dos restaurantes.

Além disso, ao consolidar informações de estoque e compras, o gestor consegue identificar “qual é a real necessidade de compra” e “qual é a melhor compra”, garantindo abastecimento responsável e econômico.

4. Centralização das compras: estratégia indispensável

A centralização das compras é uma tática crucial para a gestão eficiente de restaurantes corporativos.

Isso porque esse modelo permite consolidar informações de estoque, fornecedores e necessidades de compras em um único sistema, facilitando a tomada de decisões e eliminando erros causados por dados dispersos.

Planilhas tradicionais, por exemplo, não oferecem recursos de colaboração em tempo real, limitando o controle sobre os processos.

Dessa maneira, com um sistema robusto, você pode eliminar essas limitações, centralizando todas as etapas do processo em uma plataforma robusta e integrada.

Benefícios da centralização das compras incluem:

• Monitoramento contínuo de estoque mínimo e segurança;
• Controle detalhado de custos, validade e movimentação de produtos;
• Rastreabilidade, inventário rotativo e gestão de métodos como PEPS;
• Planejamento de entregas baseado em mapas de distribuição, capacidade de transporte e rotas otimizadas.

Portanto, esses processos são essenciais para reduzir custos e evitar perdas desnecessárias.

Além disso, com sistemas como TecFood, as concessionárias de alimentação têm acesso a relatórios detalhados que apoiam decisões estratégicas, garantindo eficiência e resultados consistentes.

5. Acompanhe a gestão de custos com relatórios diários e semanais

Monitorar os custos e o desempenho dos seus restaurantes corporativos regularmente é essencial para garantir o controle financeiro e a eficiência operacional.

Desse modo, relatórios diários e semanais fornecem uma visão abrangente da gestão de custos no food service, permitindo aos gestores identificar rapidamente áreas de perda de receita e ajustar estratégias conforme necessário.

Relatórios em tempo real são particularmente úteis, pois oferecem dados atualizados sobre vendas e compras, possibilitando decisões rápidas e informadas.

Com esse acompanhamento contínuo, os gestores têm controle absoluto sobre o negócio, desde o monitoramento de despesas até a análise de desempenho por restaurante.

Adotar um sistema que automatize a geração desses relatórios, como o TecFood, é um diferencial. Ele consolida dados de todas as áreas, desde planejamento até estoque, e apresenta análises detalhadas que ajudam a reduzir custos e maximizar resultados.

Benefícios dos relatórios regulares incluem:

• Identificação de desperdícios e áreas de redução de custos;
• Controle aprimorado sobre compras e estoque;
• Monitoramento constante da receita e despesas por unidade;

Com relatórios automatizados, sua concessionária de alimentação ganha agilidade e eficiência, transformando dados em insights estratégicos para melhorar os resultados e manter a lucratividade dos restaurantes corporativos.

Custos das imprecisões nos dados de compras e como resolvê-los

A precisão nos dados é um pilar essencial para a gestão eficiente de compras em restaurantes corporativos.

Isso porque imprecisões financeiras podem causar impactos significativos na lucratividade, resultando em desperdício de tempo e recursos, além de riscos financeiros.

Por isso, padronizar processos é indispensável para evitar confusões, atrasos e discrepâncias que prejudicam a operação.

Confira o depoimento de Eduardo Vieira, Diretor Financeiro da Baked Potato sobre a experiência de impantar nossas soluções para gerir as filiais da rede.

Desse modo, adotar um sistema de gestão de compras robusto, como o TecFood, é a chave para solucionar esses desafios.

Nosso software permite personalização (parametrização) conforme as necessidades da equipe e partes interessadas, eliminando inconsistências, aumentando a precisão e otimizando a produtividade.

Recursos indispensáveis em um software de gestão de compras:

• Relatórios analíticos e sintéticos: Possibilitam análises detalhadas e rápidas, atendendo às diferentes necessidades gerenciais;
• Monitoramento da evolução de custos e impacto financeiro: Identifique alterações nos custos ao longo do tempo e tome decisões mais assertivas com base em dados precisos;
• Ferramentas de comparativos: Avalie o desempenho financeiro comparando o custo padrão com o planejado e os valores estimados com os efetivamente realizados;
• Indicadores financeiros relevantes: Incluem métricas como porcentagens do CMV (Custo de Matéria-prima Vendida) e da MDO (Mão de Obra), essenciais para o controle estratégico;
• DRO (Demonstrativo de Resultado Operacional): Facilita análises gerenciais por Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN), eliminando a dependência do fechamento contábil;
• Estratificação de resultados: Organize informações por empresa, regional, supervisor, filial ou fornecedores classificados nas curvas A, B e C, garantindo maior clareza na tomada de decisões.

Como o setor de compras pode reduzir o desperdício de alimentos nas UANs

A redução do desperdício de alimentos é uma responsabilidade compartilhada em toda a cadeia de suprimentos, incluindo o setor de compras.

Desse modo, esse cuidado é fundamental para minimizar impactos ambientais e sociais, além de preservar a saúde financeira dos restaurantes corporativos.

De acordo com o recém-lançado Relatório do Índice de Desperdício de Alimentos 2024 do Programa das Nações Unidas para o Meio Ambiente (PNUMA), o Brasil produz cerca de 20 milhões de toneladas de resíduos alimentares por ano.

Esses números não só afetam o planeta, mas também representam um grande impacto econômico.

O papel do setor de compras na redução do desperdício

A área de compras desempenha um papel crucial ao adotar práticas sustentáveis e ao utilizar dados em tempo real para planejar melhor o consumo e o estoque.

Isso porque sem informações precisas sobre a condição e o status dos insumos, resolver problemas de resíduos torna-se um desafio. Dessa forma, dois fatores diretamente ligados ao desperdício são:

Resto-ingesta: são os alimentos devolvidos no prato ou bandeja. Esse indicador reflete não apenas preferências do cliente, mas também possíveis falhas no planejamento de porções, qualidade dos insumos ou execução do cardápio. Dessa forma, taxas aceitáveis de resto-ingesta são inferiores a 10% para serviços regulares.

Sobra limpa: são os alimentos produzidos e não servidos, que permanecem nas cubas ou panelas. Sendo assim, o controle das sobras limpas depende de um planejamento cuidadoso, alinhado à quantidade de refeições servidas e à margem de segurança prevista.

Medidas práticas para reduzir desperdícios:

• Análise de índices de desperdício: monitore o resto-ingesta e a sobra limpa. Taxas superiores a 10% para coletividades sadias ou 20% para enfermas indicam problemas no cardápio ou na execução das refeições;
• Registros detalhados: documente as quantidades de sobras e restos, utilizando essas informações para implementar correções no planejamento e na produção;
• Políticas de conscientização: promova campanhas para incentivar clientes a servir porções adequadas, evitando excessos;
• Avaliações diárias: controle as sobras limpas com maior frequência, ajustando as quantidades planejadas com base no consumo real.

O papel do TecFood na redução do desperdício

Softwares como o TecFood tornam o controle de desperdício mais eficiente ao fornecer dados detalhados sobre consumo, estoque e planejamento. Desse modo, com relatórios analíticos e gráficos, os gestores podem identificar rapidamente desvios e implementar estratégias corretivas.

Sendo assim, ao integrar essas práticas e adotar ferramentas adequadas, as UANs podem implantar processos sustentáveis e otimizados, eliminando desperdícios e garantindo a eficiência operacional de seus restaurantes corporativos.

Redução do desperdício: um objetivo global

Adotar um bom sistema de gestão é essencial para contribuir com o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da ONU de reduzir pela metade o desperdício de alimentos até 2030.

Essa meta somente será alcançada se implementarmos tecnologias parametrizáveis que ajustem o processo de compras às necessidades específicas de cada restaurante.

Além disso, aplicativos que permitem agendar escolhas de pratos para o dia seguinte ajudam a melhorar a precisão das compras, minimizando sobras e otimizando os recursos.

Essas funcionalidades, além de reduzirem desperdícios, contribuem para as práticas de ESG (Ambiental, Social e Governança), promovendo uma gestão mais sustentável e responsável no setor de compras.

Resultados concretos com o TecFood

Ao integrar um sistema como o TecFood, sua concessionária de alimentação ganha eficiência, elimina desperdícios e maximiza resultados.

Isso porque com relatórios detalhados e processos automatizados, os gestores podem garantir precisão, reduzir custos e transformar a gestão de compras em um diferencial competitivo.

Dessa maneira, certifique-se de que sua operação está alinhada com o futuro da gestão de compras, adotando soluções tecnológicas que centralizam informações e proporcionam controle total sobre custos e processos.

Como o TecFood evita erros nos processos de compras

Adotar um software específico para gestão de compras é um passo essencial para evitar erros que comprometem a eficiência e os resultados dos seus restaurantes corporativos. Confira como o TecFood pode transformar seus processos de compras:

• Evita falhas na comunicação com fornecedores: a centralização das informações elimina problemas de comunicação e garante clareza em todas as etapas.
• Padroniza as solicitações de compra: adeus a pedidos recebidos por e-mail e sem histórico. O TecFood organiza e padroniza as solicitações para maior controle.
• Garante monitoramento preciso de estoque e compras: o sistema ajuda a evitar falhas no controle de estoque e no acompanhamento das compras, reduzindo desperdícios.
• Elimina compras descentralizadas: com integração total entre setores, o TecFood assegura que todas as etapas estejam alinhadas e centralizadas.
• Proporciona análise de fluxo de refeições: permite um acompanhamento assertivo do consumo e das refeições fornecidas, otimizando o planejamento.
• Facilita o controle de métricas financeiras: acompanhe despesas com relatórios e objetivos definidos, garantindo controle total sobre os custos.
• Minimiza processos manuais: reduz a dependência de dados não estruturados e elimina erros humanos, duplicidade de informações e falhas manuais.

Por que escolher o TecFood?

Além de evitar erros, o TecFood oferece análises baseadas em dados, relatórios detalhados e gráficos dinâmicos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas. Com ele, sua gestão de compras será mais assertiva, integrada e eficiente, garantindo o sucesso dos seu restaurante corporativo.

Portal de compras TecFood

O processo de compras de matérias-primas para a produção de refeições, especialmente no food service, pode ser significativamente otimizado com o uso de tecnologias que simplificam e automatizam a comunicação entre compradores e fornecedores.

Dessa forma, o Portal de Compras, como o disponibilizado pelo TecFood, é uma ferramenta essencial para modernizar e agilizar essas operações.

Benefícios do Portal de Compras no food service

Um Portal de Compras na web elimina a necessidade de métodos manuais, como e-mails ou ligações telefônicas, que consomem tempo e são propensos a erros.

Sendo assim, por meio dessa tecnologia, os gestores podem realizar cotações de preços, acompanhar o status dos pedidos e até mesmo negociar com fornecedores de forma integrada ao backoffice.

Vantagens para compradores:

• Acompanhamento em tempo real do status das solicitações de compras;
• Negociações mais rápidas e práticas diretamente na plataforma;
• Geração automatizada de autorizações de compras, reduzindo retrabalhos.

Facilidade para fornecedores:

• Gestão simplificada dos pedidos por meio de dispositivos móveis, como celulares e tablets;
• Controle mais ágil e prático, fortalecendo a relação entre fornecedor e comprador.

Por que escolher o Portal de Compras TecFood?

Com o Portal de Compras TecFood, sua empresa ganha uma solução robusta para:

• Reduzir erros nas solicitações de compras: O sistema padroniza processos, evitando inconsistências;
• Otimizar o tempo das equipes: Automatização e integração tornam o processo mais rápido e eficiente;
• Fortalecer parcerias: A comunicação direta e centralizada melhora o relacionamento com os fornecedores.

Ao adotar o Portal de Compras TecFood, sua concessionária de alimentação transforma a gestão de compras em um processo integrado, produtivo e inovador. Aproveite a tecnologia para modernizar suas operações e garantir maior eficiência no setor de food service.

App approve: mobilidade e eficiência na aprovação de compras

O Approve é um aplicativo mobile projetado para otimizar a gestão de autorizações de fornecimento (AFs) que excedem o orçamento definido pela sua empresa.

Com ele, decisões importantes sobre gastos que ultrapassam o planejamento financeiro podem ser tomadas de forma ágil e controlada, diretamente pelo seu dispositivo móvel.

Principais benefícios do Approve:

• Controle e transparência: O Approve assegura que todos os gastos acima do orçamento sejam rigorosamente monitorados e aprovados com base em critérios predefinidos. Dessa forma, a aplicação evita decisões fora da política financeira, promovendo mais segurança e organização.
• Agilidade nas aprovações: Graças às notificações em tempo real e ao acesso direto via mobile, os aprovadores conseguem tomar decisões de forma rápida e eficiente, independentemente de onde estiverem.
• Orçamento sempre sob controle: A integração com a solução de orçamento garante uma visão clara dos desvios financeiros. Com isso, a empresa pode atuar preventivamente para alinhar os gastos às suas metas de CMV (Custo de Matéria-prima Vendida), evitando surpresas indesejadas.

Como o Approve funciona?

O processo começa com a elaboração do orçamento no módulo Gestão Operacional do TecFood. É nesse módulo que as alçadas de aprovação e os responsáveis por liberar as autorizações de fornecimento são definidos.

Desse modo, quando uma autorização de fornecimento ultrapassa o limite estabelecido no orçamento, o Approve entra em ação.

Nesse momento, o sistema envia uma notificação por e-mail ao responsável pela aprovação, informando que há uma pendência a ser avaliada.

Embora as liberações sejam realizadas diretamente pelo aplicativo, a notificação inicial é feita exclusivamente por e-mail, garantindo que os aprovadores sejam informados de maneira eficaz.

Além disso, o Approve oferece uma forma prática e ágil para analisar as ordens de compra e tomar a melhor decisão, sempre com base nos critérios definidos pela empresa.

Portanto, sua principal função é simplificar o processo de aprovação de gastos, tornando-o mais eficiente e alinhado com o planejamento financeiro.

Vale lembrar que o Approve funciona de forma integrada ao TecFood, especialmente ao módulo Gestão Operacional, que é essencial para a criação do orçamento e a configuração das alçadas de aprovação.

Conclusão

Para alcançar excelência na gestão de compras em restaurantes corporativos, é fundamental revisar processos, analisar fornecedores e negociar os melhores preços, sempre mantendo uma visão holística do fluxo de trabalho.

Desse modo, com o TecFood, sua empresa conta com o melhor software para gestão de alimentação corporativa da América Latina, incluindo o Portal de Compras exclusivo e o aplicativo Approve.

Juntos, eles oferecem controle total, redução de custos e a minimização de desperdícios, garantindo resultados positivos para a sua receita.

Se você deseja transformar a gestão de compras do seu restaurante corporativo, agende uma conversa com nossos consultores e conheça as soluções completas da Teknisa.

Descubra como o TecFood e o Approve podem reduzir custos, minimizar desperdícios e otimizar cada etapa do processo, garantindo resultados positivos para o seu negócio.