Como escolher o melhor Sistema de Folha de Pagamento?

Contar com o melhor sistema de folha de pagamento, que garanta segurança nos cálculos, simplifique rescisões, integre-se ao eSocial e esteja em conformidade legal, é uma prioridade para todo gestor de recursos humanos. Assim, é fundamental manter-se atualizado e organizado para registrar os devidos valores garantidos na lei referente à remuneração dos colaboradores com os seus devidos descontos e acréscimos.

No entanto, escolher o sistema ideal requer clareza em algumas premissas, especialmente considerando que o cálculo da folha de pagamento é uma das rotinas administrativas mais cruciais em uma empresa.

Os gestores muitas vezes enfrentam dificuldades na administração das obrigações fiscais devido à falta de compreensão dos aspectos financeiros e contábeis do negócio. Para superar esses desafios, é necessário dedicar esforço e tempo na busca por soluções adequadas, mesmo que nem sempre se encontrem facilmente as respostas necessárias.

Neste artigo, nosso objetivo é fornecer orientações sobre como selecionar o sistema de folha de pagamento mais adequado e práticas para simplificar sua gestão. Diante da complexidade crescente das regulamentações trabalhistas e fiscais, bem como da necessidade de atender às expectativas dos funcionários, simplificar esse processo através da solução tecnológica ideal é vital para a eficiência operacional das empresas.

Através de uma abordagem baseada em boas práticas, automação e otimização de processos, este artigo pretende fornecer informações para empresas de todos os portes.

Ao seguir as diretrizes apresentadas, as empresas podem economizar tempo, reduzir erros, garantir o cumprimento das leis, melhorar a satisfação dos funcionários e manter um controle financeiro sólido.

Agora, como podemos executar essa tarefa com maior segurança e eficiência? Acompanhe-nos neste artigo para descobrir como selecionar o sistema ideal para gerenciar sua folha de pagamento e simplificar essa administração, que não é apenas uma conveniência, mas muitas vezes uma necessidade para garantir a competitividade e a sustentabilidade no mercado atual.

Vamos lá? :)

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento ou registro que contém todas as informações sobre os pagamentos feitos aos funcionários de uma empresa ou organização. Ela é um elemento essencial da administração de recursos humanos e finanças de uma empresa e é usada para registrar e calcular os salários, benefícios, descontos e outras remunerações de cada funcionário.

A folha de pagamento geralmente inclui as seguintes informações:

• Dados do funcionário: Nome, cargo, número de identificação, e outras informações pessoais do funcionário.
• Salário Base: O valor bruto do salário que o funcionário ganha antes de quaisquer deduções ou benefícios.
• Horas Trabalhadas: O número de horas trabalhadas pelo funcionário durante o período de pagamento. Isso é particularmente relevante para funcionários que recebem um salário por hora.
• Benefícios: Qualquer tipo de benefício concedido ao funcionário, como plano de saúde, vale-alimentação, vale-transporte, entre outros.
• Descontos: Deduções do salário do funcionário, como impostos, contribuições previdenciárias, descontos de benefícios, e eventuais penalidades.
• Salário Líquido: O valor final que o funcionário recebe após a dedução dos impostos, contribuições e descontos.
• Resumo Total: Um resumo geral de todos os valores envolvidos na folha de pagamento, incluindo o salário bruto, os descontos e o salário líquido.
• Informações Adicionais: Outras informações podem ser incluídas, dependendo das políticas e regulamentações da empresa, como férias, horas extras, bônus, entre outros.

A folha de pagamento é essencial para garantir que os funcionários sejam pagos de acordo com os regulamentos trabalhistas e fiscais vigentes. Além disso, ela desempenha um papel fundamental na transparência financeira da empresa e na manutenção de registros precisos para fins de auditoria e relatórios.

O departamento de RH tem contado com o uso de software específicos para a automação dos processos do departamento pessoal, e isso tem se tornado cada vez mais comum com o objetivo de simplificar e agilizar a elaboração das folhas de pagamento.

Você sabe o que é, e qual a importância da folha de pagamento?

Esse documento, preparado pela empresa, é de emissão obrigatória, periódica e serve para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária.

Além das obrigações fiscais, a folha de pagamento contém os dados trabalhistas dos colaboradores da sua empresa como vencimentos, descontos, bônus, entre outros registros financeiros.

Para os colaboradores esse documento é essencial na vida dos profissionais, pois é utilizado para comprovar a renda em caso de financiamentos bancários ou de imóveis, veículos, entre outros.

Além disso, a folha de pagamento é essencial no pedido de aposentadoria, servindo como comprovante de pagamento do INSS.

Mas, quem deve cuidar desse documento? Como calcular a folha de pagamento de forma mais simples e prática?

A gestão da folha de pagamento executada com qualidade, sem falhas e atrasos, é capaz de aprimorar o relacionamento entre a empresa e seus colaboradores, pois resultará em mais confiabilidade e segurança por parte dos contratados.

Já para a empresa, a boa execução dessa rotina aliviará o setor financeiro de demandas exclusivamente operacionais.

Folha de pagamento eficaz: Revela reputação e saúde geral da empresa

A gestão da folha de pagamento é um dos aspectos fundamentais para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho.

A folha de pagamento desempenha um papel central por várias razões:

• Cumprimento das obrigações legais: A legislação trabalhista e fiscal exige que as empresas paguem os funcionários de acordo com as leis e regulamentos em vigor. Isso inclui o pagamento de salários, benefícios, impostos e contribuições sociais. Uma gestão inadequada da folha de pagamento pode resultar em multas substanciais e problemas legais.
• Satisfação dos funcionários: A precisão e a pontualidade dos pagamentos são cruciais para a satisfação dos funcionários. Quando os colaboradores recebem seus salários corretamente e dentro do prazo, isso contribui para um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo. Por outro lado, erros frequentes na folha de pagamento podem levar a insatisfação e desmotivação dos funcionários.
• Controle financeiro: A folha de pagamento geralmente representa uma grande parcela dos custos operacionais de uma empresa. Uma gestão eficaz da folha de pagamento ajuda a controlar esses custos, evitando despesas desnecessárias e otimizando o orçamento da empresa.
• Transparência e prestação de contas: Uma folha de pagamento bem gerenciada fornece transparência nas finanças da empresa. Os detalhes dos pagamentos, deduções e benefícios são registrados, permitindo uma prestação de contas clara a funcionários, acionistas e órgãos reguladores.
• Prevenção de fraudes e erros: Uma gestão adequada da folha de pagamento ajuda a prevenir fraudes internas e erros inadvertidos. Isso é essencial para manter a integridade financeira da empresa.

A gestão de folha de pagamento eficaz não se limita apenas à parte financeira, mas também se relaciona com a reputação e a saúde geral da empresa. Portanto, entender e aplicar boas práticas nessa área é fundamental.

Assita ao vídeo sobre  o desafio do SPED e do lançamento das obrigações acessórias. Saiba como o software de gestão da Teknisa otimiza suas obrigações fiscais.

Porém, apesar de ser uma ação habitual, muitos gestores e líderes apresentam dúvidas em realizar a gestão da folha de pagamento. Fato esse que pode ocasionar o desvio do foco da empresa, que deve estar em seu core business, e não em rotinas administrativas.

Sendo assim, qual a melhor forma de fazer a gestão da folha de pagamento, otimizando o tempo da sua equipe profissional e reduzindo custos à organização?

Continue acompanhando para descobrir.

Folha de pagamento: tecnologia como principal aliada?

Para os gestores, cada processo interno consiste em um desafio, e diversos fatores devem ser observados para garantir o bom funcionamento da organização.

Fluxos que envolvem a gestão do capital humano, por exemplo, se estendem a segmentos como o controle da folha de pagamento. Desse modo, o dinamismo exigido é cada vez maior por parte das companhias, somado à necessidade da rápida tomada de decisões.

Por isso, poder contar com soluções que otimizam o empreendimento é essencial. Aqui, falamos sobre ferramentas tecnológicas que trazem mais eficácia no controle dos processos de uma empresa, como sistemas de gestão.

Essas soluções digitais oferecem soluções direcionadas a cada setor com o objetivo de alcançar um controle mais assertivo dos fluxos. Assim, as empresas que optam pela adoção de softwares para o fechamento da folha de pagamento aprimoram os seus processos e obtêm bons resultados. Isso sem mencionar o aumento da lucratividade da organização, principal objetivo de qualquer gestor.

No entanto, devido à diversidade de alternativas presentes no mercado, escolher uma solução acaba tornando-se um desafio.

Na busca pelo destaque em meio à concorrência, é fundamental que os empreendedores busquem sempre por diferenciais. Seja por meio de benefícios que o software para gestão de departamento pessoal pode oferecer, ou pelo atendimento, qualidade, ou mesmo pelo conjunto da obra.

Considere as seguintes situações:

• Poder contar com um sistema que torne a gestão da folha de pagamento da sua empresa ainda mais prática;
• Soluções que possibilitem mais organização do cálculo da folha de pagamento, entre outros processos similares e adjacentes.

É sabido que em uma empresa são inúmeros os dados a serem administrados. No atual cenário, centralizá-los em uma única plataforma, como em um sistema de gestão ERP, soa como uma estratégia precisa que agrega benefícios como o rápido acesso às informações.

No caso da folha de pagamento, a funcionalidade, viabilizada por essas soluções, torna o processo ainda mais efetivo. Por meio do software, você:

• Integra os sistemas operacionais e as áreas corporativos, garantindo cooperação entre os processos e tornando o acesso aos dados mais ágil;
• Conta com informações em tempo real, permitindo uma interação mais precisa entre os dados das demais áreas cruzando com os dados da folha de pagamento.

Dispor de integração e segurança das informações torna a gestão eficiente. Assim, é primordial que sua empresa faça uso das ferramentas tecnológicas corretas para o manuseio dessas informações estratégicas e confidenciais, garantindo sucesso no controle dos dados.

• Os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal desempenham uma ampla gama de atividades que vão além das tarefas convencionais. Gerenciar informações em um ritmo intenso de trabalho pode se tornar desafiador, afetando o desempenho da equipe. É por isso mesmo que é indicado contar com sistemas para gestão de RH.

Embarque nesta leitura para descobrir como superar esses desafios.

Este e-book explora como um sistema de gestão de capital humano pode otimizar as operações diárias desses departamentos, aumentando a eficiência e a agilidade nas entregas dos profissionais.

Mais inteligência e mobilidade à gestão da folha de pagamento

A sua empresa é única e apresenta particularidades que exigem uma folha de pagamento customizada ao seu perfil. Isso garante melhor funcionamento de forma geral.

Um diferencial interessante que as soluções de gestão têm é justamente a adequação às necessidades de cada companhia atendida.

A mobilidade, por sua vez, é mais uma vantagem da adoção do sistema de gestão de folha de pagamento. Hoje as soluções são desenvolvidas para que os softwares sejam projetados em dispositivos móveis.

Isso significa que o acesso às informações é possibilitada por meio de smartphone e tablets. Ideal aos gestores que buscam por uma consulta ágil, de qualquer lugar que estiverem.

O trabalho do gestor não está restrito a um escritório, lugar fixo ou a um computador e, em decorrência desse fator, os gestores precisam estar atualizados para absorver a evolução do mercado de trabalho.

Por essa razão, a mobilidade é fator determinante para o seu negócio, já que a atual força de trabalho faz uso de mais opções tecnológicas para acessar e realizar suas tarefas de qualquer lugar que esteja.

 Folha de Pagamento 100% SaaS: eficiência operacional e conformidade legal

Uma solução de gestão de Recursos Humanos e Departamento Pessoal que combine a agilidade no fechamento da folha de pagamento com a precisão na gestão do ponto e dos cálculos é essencial para as empresas modernas.

A busca por eficiência operacional e conformidade legal torna a adoção de um sistema 100% Web ou de um sistema 100% SaaS é uma escolha inteligente. Além disso, a conformidade com as regulamentações em constante evolução é fundamental.

Uma solução que se ajusta às diretrizes de privacidade e segurança jurídica, considerando a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), oferece a tranquilidade de que as informações sensíveis dos colaboradores estão sendo tratadas de forma responsável e legal.

Isso não apenas protege a empresa de potenciais sanções legais, mas também fortalece a confiança dos funcionários no manuseio de seus dados pessoais. Portanto, a combinação de agilidade, precisão e conformidade legal é o pilar de uma gestão de RH, DP e Folha de Pagamento bem-sucedida nos dias de hoje.

Ao escolher um sistema para automação da gestão do capital humano e simplificação do fechamento da folha de pagamento, é crucial considerar o custo, especialmente para empresas de pequeno a médio porte.

Se este é seu caso, fale com nossos consultores!

O investimento em um sistema de folha de pagamento deve ser adequado ao porte da empresa, de modo a garantir uma relação custo-benefício favorável. Uma solução eficaz deve oferecer todas as funcionalidades necessárias para a gestão do Capital Humano e o fechamento da Folha de Pagamento, sem a necessidade de módulos adicionais comercializados à parte.

No contexto do eSocial, é essencial que o sistema contenha todas as informações padrões previamente parametrizadas, o que simplifica o processo de envio dos eventos e garante a conformidade com as obrigações legais. Idealmente, a solução destinada ao envio do eSocial deve ser integrada ao módulo de “Folha de Pagamento,”evitando a necessidade de adquirir um módulo específico para esse fim.

Um bom sistema para fechamento de folha de pagamento deve considerar os eventos do eSocial relacionados à saúde e segurança do trabalho. No caso do sistema HCM da Teknisa eles são gerados e podem ser enviados ao eSocial conforme data de início da obrigatoriedade.

Isso não apenas reduz custos, mas também torna o processo mais eficiente, permitindo que a empresa cumpra suas obrigações legais de forma tranquila e sem a necessidade de gastos adicionais.

Além disso, a Teknisa tem um aplicativo destinado ao funcionário e um aplicativo destinado ao gestor que possibilitam a realização de consultas, aprovações prévias de ocorrência e solicitações diversas junto ao DP/RH.

Soluções para automação da gestão do Capital Humano e para a simplificação do fechamento da Folha de Pagamento. Conte com a Teknisa

• Gestão do Capital Humano
  • Escala de Trabalho: Registro de horários e turnos de trabalho dos funcionários.
  • Vínculo de Admissão: Documentação e informações essenciais para novas contratações.
  • Cadastro de Operador: Registo de usuários autorizados a gerir o sistema.
  • Parâmetros da Organização: Configurações gerais da empresa no sistema.
  • Grupo de Incidência: Categorização de eventos ou descontos para folha de pagamento.
  • Estrutura Organizacional: Organização hierárquica da empresa, departamentos, e equipes.
  • Relatório de Conclusão de Admissão: Documentação necessária para finalizar processos de contratação.

• Fechamento da Folha de Pagamento
  • Cálculo da Folha de Pagamento: Processo de determinação dos salários dos funcionários.
  • Cálculo de Férias: Cálculo e programação de períodos de férias dos colaboradores.
  • Cálculo de Rescisão: Cálculo de compensações financeiras em caso de término do contrato.
  • Cálculo de Adiantamento: Determinação de adiantamentos de salário.
  • Cálculo do 13º Salário: Cálculo e pagamento do décimo terceiro salário.
  • Provisão Contábil: Registro de valores a pagar ou a receber no balanço contábil.
  • Contabilização Mensal: Registro de todas as transações financeiras do mês.
  • Contabilização de Despesas: Registro e categorização de despesas relacionadas a funcionários.
  • Obrigações Mensais (SEFIP): Atendimento das obrigações fiscais mensais exigidas pelo SEFIP.
  • Obrigações Anuais (DIRF): Cumprimento das obrigações fiscais anuais, incluindo a DIRF.
  • Parametrização de Eventos: Definição e configuração de eventos específicos de folha de pagamento.
  • Importação de Planilha de Eventos: Importação de dados financeiros por meio de planilhas.
  • Recibo de Pagamento: Geração de comprovantes de pagamento para os colaboradores.
  • Determinações do eSocial: Atendimento às regulamentações e obrigações legais do eSocial.

Em resumo, a escolha de um sistema para gestão do capital humano e fechamento da folha de pagamento deve ser cuidadosamente ponderada em relação ao custo e à integração das funcionalidades necessárias, especialmente no que diz respeito ao atendimento das obrigações legais, como o eSocial.

Para empresas de pequeno a médio porte, essa abordagem ajuda a otimizar os recursos disponíveis e a assegurar uma gestão de RH eficaz e eficiente.

Compliance e Regulamentações

Compliance e normas regulatórias são de extrema importância quando se trata da gestão da folha de pagamento.  Englobam dois aspectos cruciais:

Conformidade com leis trabalhistas:

A conformidade com as leis trabalhistas é um requisito fundamental para qualquer empresa. Cumprir as leis trabalhistas significa assegurar que os direitos dos funcionários sejam respeitados e que a empresa esteja agindo de acordo com as regulamentações vigentes. Isso inclui:

• Pagar salários e benefícios de acordo com os valores mínimos estipulados por lei.
• Respeitar os limites de jornada de trabalho, horas extras e períodos de descanso obrigatórios.
• Garantir que todos os funcionários tenham os benefícios a que têm direito, como férias remuneradas e licenças médicas.
• Cumprir as regulamentações referentes à contratação, demissão e tratamento igualitário dos funcionários, evitando discriminação.

O não cumprimento das leis trabalhistas pode resultar em penalidades legais, multas e danos à reputação da empresa. Portanto, é essencial que a folha de pagamento esteja em estrita conformidade com essas regulamentações.

Acompanhamento de mudanças regulatórias:

As regulamentações trabalhistas e fiscais estão sujeitas a mudanças constantes. Governos e órgãos reguladores podem introduzir novas leis, alterar as existentes ou atualizar os requisitos de relatórios. Portanto, é essencial que as empresas estejam atentas às mudanças nas regulamentações de folha de pagamento.

O acompanhamento de mudanças regulatórias envolve:

• Manter-se atualizado: Acompanhar as notícias e comunicados de órgãos reguladores para estar ciente de quaisquer mudanças iminentes.
• Ajustar políticas e processos: Quando ocorrem mudanças nas regulamentações, a empresa deve adaptar suas políticas de folha de pagamento e procedimentos internos para garantir a conformidade.
• Treinamento da equipe: Garantir que a equipe responsável pela folha de pagamento esteja ciente das novas regulamentações e saiba como aplicá-las corretamente.

Não manter-se atualizado com as mudanças regulatórias pode resultar em erros na folha de pagamento, multas por não conformidade e complicações legais. Portanto, é fundamental que a equipe de folha de pagamento esteja vigilante e pronta para agir quando ocorrerem alterações nas regulamentações.

O cumprimento das leis trabalhistas e o acompanhamento das mudanças regulatórias são partes críticas da gestão da folha de pagamento. Isso ajuda a garantir que os funcionários sejam pagos corretamente e que a empresa evite problemas legais e financeiros.

Conclusão

A adoção de um software de gestão de capital humano é uma decisão estratégica para a organização e permite obter resultados eficazes para tornar a gestão de sua empresa ainda mais assertiva.

Como sabido, a lei trabalhista do Brasil é considerada uma das mais rígidas em vigor atualmente. E você, certamente, tomou conhecimento da recente alteração em alguns dos dispositivos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e sabe que tais mudanças podem ocorrer com frequência.

Optar por ferramentas tecnológicas é investir em curto e em longo prazo em seu empreendimento, já que a atualização tecnológica, nos dias de hoje, é fator primordial nos negócios.

Além dos inúmeros benefícios decorrentes de sua implantação, um bom sistema de gestão de DP e de Fechamento de Folha de Pagamento ainda cria um diferencial à companhia, sobretudo em relação à concorrência.

Entretanto, é muito importante além de ter a informação correta, dar preferência a um software de gestão de RH projetado para atender sua empresa em inúmeras vertentes, como é o caso da dos sistemas Teknisa.

Gostaria de conhecer melhor nossas soluções para folha de pagamento? Entre em contato com um dos nossos consultores e fique a par de tudo o que temos a oferecer ao seu negócio!

Até a próxima! :)