Software ERP: 12 erros simples que você pode evitar ao adotá-lo

Você está por dentro dos erros dos gestores, e que parecem superficiais, quando o assunto é software ERP?

Adotar uma ferramenta digital, como é o caso de um sistema ERP, por exemplo, é uma decisão estratégica. Obrigatória, por assim dizer. Como em vários outros segmentos, contextualizar o empreendimento garante benefícios a quem o faz.

Porém, apesar de promissora, a implantação do sistema deve ser assertiva para evitar possíveis transtornos.

Acompanhe o post e observe se você, ou algum gestor conhecido, se encaixa em um dos perfis de erros aqui levantados. Atente-se, sobretudo, às sugestões e ao conselho de quem já viu estes equívocos serem cometidos várias vezes. Vamos descobrir juntos?

1. Optar por um software sem expertise de mercado

Como bastante observado, as opções no mercado, não apenas em soluções ERP, são inúmeras. Por isso, é natural que alguns gestores fiquem na dúvida sobre qual sistema adotar. O que é esperado, uma vez que a adoção virá com a premissa de melhorias à empresa contratante.

Muitas vezes, a empresa faz uma simples e breve avaliação do fornecedor, dando mais atenção, principalmente, à parte financeira de aquisição do software, mas se esquece de avaliar se o fornecedor possui experiência suficiente para atender à grande demanda.

Avaliar a metodologia utilizada, o nível de conhecimento e comprometimento da equipe de implantação envolvida são algumas das vertentes a serem observadas. Verificar se o software e o fornecedor são aderentes aos processos da sua empresa também é essencial no momento da pesquisa.

Entretanto, muitas vezes, alguns gestores, ou tomadores de decisões, acabam optando por um software embasando-se, unicamente, na proposta de menor custo. Ou até mesmo mais facilidade em seu manuseio. Resultado? Muitos transtornos e dores de cabeça à organização como um todo.

2. Não optar por um sistema ERP que atenda ao negócio

É claro que, enquanto gestores, e seres humanos, buscamos por opções mais em conta. Porém, o produto ou serviço de menor custo não anula a sua qualidade de execução. Mediante pesquisas de mercado, alternativas já se encontram inseridas no mercado há algum tempo, e, com expertise, podem, e devem, ser consideradas.

Não se esqueça também de procurar por boas referências do software. Com o acesso à tecnologia, a visualização dos feedbacks tornou-se ainda mais tangível. E tudo isso contribui, é claro, para uma decisão mais acertada por parte do consumidor interessado.

Muitas vezes, acontece o contrário, isto é, os gestores também tendem a optar por um sistema ERP comercializado por preços elevados, julgando que são mais completos. Estes softwares, sem dúvida, possuem alta performance, mas as empresas que os comercializam não se atentam às necessidades específicas da organização deste gestor.

Muitas companhias, em alguns casos, se tornam apenas meros números na perspectiva das empresas contratadas. Na Teknisa, por sua vez, cada cliente é tratado de maneira diferenciada. Prova disso são os vídeos de cases, em que cada companhia ressalta os benefícios trazidos pela parceria, destacando as melhorias em todos os setores após a implementação do sistema ERP.

3. Não compreender/utilizar o software ERP corretamente

Outro erro dos gestores é a dificuldade em entender como se usa completamente o sistema ERP. Este item nos convoca a uma reflexão e nos faz retornar ao erro de número 1, em que ponderamos a importância de optar por um sistema com expertise de mercado.

Um software ERP com layout intuitivo e de fácil acesso permite um entendimento mais assertivo por parte dos gestores e colaboradores que farão uso da ferramenta.

A usabilidade pouco entendível pode acarretar dores de cabeça aos gestores, levando-os a, inclusive, abandonarem o software por completo. Lembre-se: a tecnologia surge para agregar praticidade à rotina, e não para deixá-la ainda mais trabalhosa.

4. Adotar um software ERP que não oferece mobilidade

Estamos na era digital, ponto. Partimos do pressuposto que quaisquer ferramentas digitais, se já não existentes, serão adaptadas ao formato mobile. Por isso, é preciso atentar-se, no momento da pesquisa, se o software ERP pode ser executado em dispositivos móveis, como tablets e smartphones.

Opções que disponibilizam o sistema por meio de sites responsivos, que se adaptam à tela portátil, e/ou aplicativos asseguram uma gestão mais assertiva. E aqui estamos falando de praticidade em todos os âmbitos, direcionada tanto a gestores como também colaboradores. Em referência ao item anterior, atente-se se a usabilidade do software nas plataformas móveis também é eficaz e intuitiva.

Poder gerir o empreendimento de qualquer lugar também é essencial para gestores, principalmente os que não se encontram, na maioria das vezes, na sede da organização. Mais um ponto a favor do software que se adaptar ao contexto móvel.

Além disso, a mobilidade ajuda com o acesso a informações e dados relevantes no momento de reuniões de prospecção, eventos, dentre outros contextos. Pensar e agir local e globalmente. E, claro, com agilidade.

5. Adotar um software ERP que não oferece suporte com excelência

Mais importante que adotar um sistema de gestão empresarial é poder  contar com um suporte eficaz. Uma equipe de atendimento em tempo integral para sanar dúvidas sobre o sistema faz toda a diferença no processo como um todo.

É sabido que 66% dos consumidores trocam de empresa por causa de um atendimento ruim, por isso, evite transtornos. Avalie não apenas a qualidade do suporte, mas todo o contato com a empresa antes da contratação de seus serviços.

Pesquise sobre, entre em contato com quem já fez uso e faça um apanhado dos benefícios oferecidos pelo sistema.

A equipe do suporte Teknisa, por exemplo, possui parceria com provedores que possibilitam a abertura de chamados com mais agilidade, permitindo que os colaboradores e clientes interajam e acompanhem todas as movimentações por e-mail, além do acesso à uma rica base de conhecimento, alimentada por conteúdos de textos e vídeos didáticos.

Processos emergenciais e de contingência, acesso a relatórios das requisições, atendimento por meio de videochamadas e personalizados também agregam eficácia ao processo do suporte. Suas opções em vista possuem tais diferenciais? Vale a pena pesquisar!

6. Pensar que o software ERP irá aumentar a lucratividade por si só

O sistema de gestão auxilia a empresa com seus processos internos como um todo. No entanto, a ferramenta não atua sem as métricas e/ou dados que só podem ser fornecidos pelos gestores. Assim, o software irá trabalhar com as informações de forma mais apurada, que a leva, naturalmente, à exatidão dos cálculos.

O sistema de gestão auxilia a empresa com seus processos internos de maneira geral. No entanto, a ferramenta não atua sem que possua as diretrizes de um profissional conhecedor do potencial da ferramenta.

Provavelmente, este gestor tem em mente algumas perguntas como: quais os problemas o software ERP deve suprir? Que tipo de melhorias são esperadas em curto e em longo prazo? Quais os resultados almejados de cada setor envolvido?

Por meio deste norte será mais simples buscar por um software ERP que supra, ou aprimore, as necessidades da organização. Novamente: o sistema não funcionará sem que o gestor o direcione. Feito isso e o monitorando os resultados, as expectativas de bons resultados serão altas!

7. Não se atentar à rastreabilidade como diferencial de mercado

O conceito de rastreabilidade lhe parece familiar? A definição surge como um termo que designa a capacidade de poder rastrear um objeto. Em outras palavras, é poder identificar a localização de um produto, seus componentes, ou serviço, nas etapas da produção.

A rastreabilidade viabiliza o acesso ao histórico da mercadoria, por exemplo, tornando o controle ainda mais apurado. Assim, evita-se a perda de informações sobre aquele produto em específico, assegurando ainda mais a procedência e segurança aos consumidores.

Se a sua empresa possui processos de produção, certifique-se que eles estão devidamente usados e acessíveis às pessoas corretas. Um controle é fundamental, mas com a devida eficiência, é diferencial em um ambiente tão delicado que um sistema ERP eficaz é capaz de oferecer.

Tenha certeza que, por meio do software, você conseguirá rastrear um lote em segundos, trazendo informações essenciais como: lote da matéria-prima de entrada, fornecedor, datas de validade de cada item, todos os equipamentos utilizados na produção, cada colaborador que participou do processo, incluindo assinaturas e autenticação, com informações de qual cliente o dado se destina.

Um bom software ERP deve, não apenas se atentar à esta questão, como também viabilizá-la como ferramenta no sistema. A Teknisa também encontra-se atenta ao conceito de rastreabilidade, oferecendo uma pesquisa mais apurada e em menor tempo hábil em relação aos seus concorrentes.

8. Optar por softwares de vários fornecedores simultâneos

Integração, como não pensar sobre isso? Pois é, muitos gestores acabam optando por mais de um sistema para fazer a gestão empresarial.

Você há de convir que seria providencial que o software para gestão do capital humano da empresa, do relacionamento com o cliente e da gestão de serviços prestados, que envolvem propostas, contratos, recursos e faturamento, e que fizessem parte de um só conjunto de sistemas, consistiria em uma estratégica mais prática e em conta. Isso sem falar no suporte técnico, na consultoria, no treinamento etc.

Com a Teknisa, este problema deixa de existir, pois todas estas ferramentas de gestão empresarial fazem parte da suíte ERP. Vale a pena entrar em contato para bater um papo com os consultores Teknisa, pois a sua empresa estará prestes a fazer uma escolha que elevará, ainda mais, o nível competitivo frente ao mercado.

9. Não comparar preços

É comum que, enquanto consumidores, optamos por preços mais em conta de um produto ou serviço. No entanto, muitas vezes, somos conduzidos pela falsa premissa de que “o que possui menor custo é de pouca qualidade”. O que não é, necessariamente, verdade.

Quando dialogamos sobre a adoção de um software ERP, é pertinente afirmar que os gestores encontram-se vulneráveis a cometer este erro. O tomador de decisão pode ser orientado a optar pelo sistema por um grande custo, tendo em mente que a ferramenta será mais efetiva, ou adotar um de menor valor pensando em economizar o orçamento da empresa.

Independente da batida do martelo, deixar de realizar uma pesquisa de preços entre os softwares ERP, comparando o que cada um tem a oferecer, é um erro cometido por gestores.

O ideal é procurar saber sobre a empresa que intermedia a ferramenta, se os clientes estão satisfeitos com seu uso e se o preço realmente é justificável. Dessa forma, evita-se gastos desnecessários e dores de cabeça em longo prazo.

10. Não avaliar as variáveis financeiras de aquisição

Da mesma forma que gestores optam por softwares ERP mais em conta, outros acabam adquirindo a ferramenta sem analisar o próprio orçamento de sua empresa.

Por isso, para evitar o prejuízo financeiro por parte da organização contratante, é importante avaliar os seguintes custos imbuídos no contrato de implantação:

• Custos com manutenção mensal;
• Custos com as customizações para adequar o sistema aos processos da empresa;
• Custos de acompanhamento após a fase de implantação inicial;
• Custos com melhoria da infraestrutura atual e seu crescimento futuro.

Atente-se a cada variante, faça uma análise dos gastos e opte por um software ERP que atenda às suas necessidades sem comprometer o próprio orçamento.

11. Não envolver os colaboradores na implantação

A adoção do software ERP pode, e deve, envolver os colaboradores que trabalharão diretamente com a ferramenta. Por isso, não deixá-los a par da implantação, e deixar de investir em um treinamento eficaz também consistem em erros cometidos por gestores.

Por isso, é essencial que, durante o processo de implementação do software na empresa, os funcionários sejam devidamente apresentados ao novo sistema.

É neste momento em que as dúvidas aparecerão e deverão ser esclarecidas pelos gestores. A percepção dos colaboradores sobre a ferramenta auxilia gestores a identificarem soluções para possíveis problemas nas funcionalidades apresentadas.

Além disso, permite que os futuros usuários visualizam o software ERP funcionando na prática. Esta estratégia economiza tempo dos gestores, evitando assim, queda na produtividade dos funcionários-chave.

12. Falta da definição prévia das necessidades da empresa

Antes da adoção do software ERP na empresa, você, enquanto gestor, deve levar em consideração os seguintes questionamentos: quais são os objetivos e resultados esperados com a aquisição do sistema? A ferramenta será capaz de suprir cada lacuna? Quais os benefícios a serem alcançados?

Não ter em mente a projeção dos processos internos que poderão ser contemplados pelo software ERP também consiste em um erro. Dessa forma, para evitar gastos que não serão revertidos em soluções efetivas, faça uma análise do panorama interno da empresa e conclua se a adoção do sistema resolverá cada questão levantada.

Erros: evite-os e desfrute de bons resultados!

Agora que você já conhece os erros mais comuns durante o período de busca e implementação de ERP, é hora de atentar-se e aplicar as estratégias antes de qualquer adesão.

Se você precisar de alguma indicação de empresa que oferece soluções ERP, teremos o maior prazer de ajudá-lo nesta busca. Entre em contato com um de nossos consultores!

O que achou? Você já cometeu algum erro no momento da implantação de softwares ERP? Conhece outro equívoco que não foi listado? Comente! :)