Risotolândia

Referência no ramo de restaurantes corporativos, o Grupo Risotolândia usa o Sistema TecFood há quase 20 anos e foi pauta na edição nº 121 da Revista Food Service News. A empresa estava em busca de controles mais eficazes e investiu em projetos que miravam a redução de custos, como a Consultoria em Processos, da Teknisa.

Essa parceria resultou em mais assertividade no planejamento e aumentou a produtividade da equipe. Confira a matéria completa:

Otimizar processos para melhorar os resultados

Referência no ramo de restaurantes corporativos, Risotolândia tem matriz em Curitiba e tem investido em projetos que miram a redução dos custos

E m um mercado cada vez mais competitivo, os detalhes gerenciais podem fazer toda a diferença para alcançar resultados mais eficazes. Uma boa estratégia para minimizar as falhas é focar na melhoria de processos. No entanto, com a intensa rotina empresarial, nem sempre é possível parar e ter um olhar mais crítico para o próprio negócio.

No setor de food service esse panorama fica ainda mais complexo, uma vez que é necessário voltar a atenção para diversas áreas que vão além do segmento em si. Existe toda uma estrutura por trás das rotinas da cozinha e, entre as diversas tarefas, é preciso lidar com faturamento, lançamento de notas fiscais e cotações com fornecedor, por exemplo.

Por mais que a alta gerência concentre esforços para ter o domínio de todos os processos, é compreensível que uma coisa ou outra passe despercebida e acabe comprometendo as metas estabelecidas. Algumas medidas podem e devem ser tomadas para reverter essas questões.

Automatizar as tarefas através de um software de gestão é uma solução vantajosa que implica na otimização do tempo e na redução dos custos. No entanto, ao investir em tecnologia é importante que os colaboradores sejam treinados para que estejam aptos a utilizar a ferramenta da melhor maneira.

Há quase dois anos, a Risotolândia – referência do ramo de restaurantes corporativos em Curitiba, decidiu que era hora de inovar os processos gerenciais para alçar voos mais altos e começou a desenvolver projetos internos, como a criação da área de controladoria, que gerou uma forte mudança de cultura na empresa. Para complementar essa nova realidade, em julho do ano passado, foi firmada uma parceria com a Teknisa para aplicação do projeto de Consultoria em Processos – que tinha como objetivo realizar um levantamento de dados nas áreas de planejamento, compras, faturamento e operação (unidades) avaliando os processos atuais, detalhando os pontos críticos e propondo melhores práticas.

Centralizando a informação e os processos

Há quase 20 anos a empresa já utiliza o software TecFood, que é uma solução completa para o segmento de food service no sentido de promover facilidade no planejamento de cardápio, controle de estoque e gerenciamento das compras e dos custos de produção.

No entanto, ao longo do tempo, é comum que as informações se percam, principalmente quando há troca de colaboradores ou troca de funções, tais como promoções de cargo, viagens, entre outros. E, além disso, ocorre também que os novos usuários que assumem o posto não trazem consigo o conhecimento do antigo colaborador que dominava a forma de usar o sistema. Fica, então, comprometida a efetividade da gestão.

É por esses e outros motivos que um projeto que envolvesse novos treinamentos no sentido de recuperar o conhecimento e aumentar a performance da nova equipe era primordial.

Então, ao iniciar o projeto na Risotolândia, a diretora de mercado da Teknisa, Cíntia Rios, conta que um levantamento foi realizado e gerou um diagnóstico que traçou os próximos passos que seriam dados rumo à efetivação das melhores práticas. “O projeto teve uma duração média de seis meses. Analisamos o cenário atual da empresa e, a partir disso, avaliamos quais eram os pontos críticos, quais processos não eram empregados e quais eram as oportunidades de melhoria que existiam. Em seguida, marcamos uma reunião envolvendo a diretoria, apresentamos os principais gargalos e quais as possibilidades existiam para alcançar bons resultados”, recorda.

Com a faca e o queijo na mão

A coordenadora do projeto, Pollyanna Costa, pondera que a empresa, de fato, precisava apenas de um norte para conseguir se organizar melhor e, por isso, o projeto se fez necessário e foi tão eficaz. “A Risotolândia necessitava apenas de alguns ajustes. Em nossa primeira visita percebemos que todo o processo era feito de maneira manual, sem nenhum bloqueio pelo sistema. E, assim, nossa primeira sugestão foi implantar a rotina do cardápio descentralizado, já que isso permitiria mais controle e autonomia nos prazos”, diz.

Ela ainda recorda que a maior dificuldade das unidades era em cumprir o prazo – por exemplo, de aprovação do cardápio e fechar o mesmo dentro da meta. “Logo no início da implantação já foi possível começar a cumprir melhor os prazos e ter um olhar mais crítico no sentido das metas. Isso fez com que os colaboradores pudessem visualizar melhor alguns serviços que poderiam diminuir a meta, questões contratuais e também de perfil”.

Também não havia um consumo por serviço bem definido e as receitas eram revisadas pelas unidades – gerando impacto na gestão de custos e volume de compras. “Com o projeto foi determinada uma equipe de planejamento, que começou a ter esse controle das quantidades e isso diminuiu consideravelmente os problemas de compras”, afirma.

Como em todo processo que requer disciplina e envolve mudanças na cultura da empresa, os primeiros meses exigiram mais esforços, uma vez que várias unidades não conseguiam cumprir os prazos – muitas porque não conseguiam fechar o cardápio na meta e, com o projeto, as falhas começaram a ser percebidas. No entanto não demorou muito para que elas conseguissem se ajustar.

Parceria de sucesso

A busca da Risotolândia por controles mais eficazes aliado ao know how de mais de 26 anos da Teknisa agregou valor ao panorama que estava sendo traçado pela empresa e, assim, a consultoria se tornou primordial. “A implantação do projeto contribuiu para uma maior assertividade em nossos controles pertinentes à etapa de planejamento, resultando em ganhos comprovados relacionados ao consumo de materiais”, afirma o gerente de controladoria, Gabriel Garcia, que está na empresa há 17 anos.

Gabriel ressalta que muitos aspectos sofreram intervenções necessárias, a exemplo de revisões de receituário, parametrização para consistir comensais, volume de matéria-prima enviada considerando o exato número de atendimento previsto, sendo todas as ações respeitando as características individuais de nossos clientes.

“Quanto ao processo de faturamento, esse passou por melhorias. Aproveitamos ao máximo todas as facilidades que o sistema nos proporciona. Elevamos a produtividade da equipe e consequentemente elevamos a nossa Garantia de Receita, por principalmente eliminar boa parte dos controles manuais existentes”
Gabriel Garcia

Foco para crescer

Para quem busca destaque em um mercado tão amplo quanto o de alimentação fora do lar, é fundamental investir em soluções que possibilitem redução de custos, melhorias internas e externas na qualidade do serviço desenvolvido e facilite a gestão com indicadores pontuais.

Usar a tecnologia como facilitadora desse processo é válido, no entanto, oferecer suporte a quem trabalha operando esses sistemas também é muito importante para garantir tanto a satisfação dos clientes quanto dos colaboradores e investidores. Para isso, é necessário aplicar metodologias modernas e específicas que sejam focadas nas reais necessidades da empresa.

Existe uma boa expectativa para 2017 no que diz respeito a recuperação da economia nacional e, em um momento como este, no qual ainda é possível sentir os
efeitos da crise, é preciso estar atento a todas as possibilidades de crescimento.