Almoxarifado: 8 práticas para o armazenamento de alimentos

Um componente-chave na gestão eficaz da cozinha é o correto armazenamento de alimentos no almoxarifado. E para manter a qualidade dos produtos, da matéria-prima à mesa do consumidor, são necessárias boas práticas de estocagem.

Boas práticas de processos de armazenagem no almoxarifado garantem o controle de qualidade e a segurança alimentar dos produtos.

Sabe-se que a indústria de alimentos lida com produtos altamente sensíveis. Essa é uma das principais razões por trás da manutenção e cumprimento dos requisitos de qualidade, tão essenciais ao setor alimentício.

Em média, 10 a 15% do estoque dos restaurantes são descartados. E a falta de organização e ineficiência dessa gestão no seu armazenamento pode resultar em muito mais perdas e prejuízos.

Por isso, é dever de toda empresa seguir as normas e padrões que estabeleçam condições higiênico-sanitárias, a fim de garantir a qualidade dos alimentos.

Exigidas por lei, as formas de armazenamento e conservação dos alimentos devem ser regularmente monitoradas e registradas.

Ainda assim, nenhuma empresa está isenta de pequenos incidentes e perdas de produtos, contudo, muitos podem ser evitados com o correto armazenamento e controle de estoque. Mas, como garantir que as mercadorias e insumos estejam em conformidade e de forma a não comprometer a imagem da empresa?

A importância do armazenamento de alimentos

No almoxarifado, o profissional deve zelar pelas movimentações de materiais, inventário, analisar os indicadores de controle de sua gestão e do controle de estoque de qualidade.

O almoxarifado é uma das principais peças de um restaurante, e se essa área não for bem gerida e organizada é provável que haja prejuízos e até gastos para mais. E isso pode ser a diferença entre o seu lucro ou prejuízo!

Os custos de armazenamento podem absorver de 10 a 40% das despesas logísticas, porém, se bem administrado poderá agregar valor ao produto.

As atividades que compõem a armazenagem são:

• Controle de tempo;
• Ordem de entrada e saída;
• Prioridades de estoque etc.

O armazenamento de alimentos apresenta uma série de particularidades. Por isso, é preciso conhecer práticas que envolvam a operação a fim de garantir a segurança dos alimentos e a qualidade ao consumidor.

1. Adotar processos de reposição de itens

Ao analisar o cenário econômico, muitas empresas têm investido em níveis de estoques mais altos, porém correm o risco de não vender conforme as expectativas, causando perdas, seja pela quebra operacional ou por reduções de margem de lucro.

No mercado food service cada uma das etapas de gerenciamento tem um papel fundamental a desempenhar para tornar o seu negócio de restaurantes em um grande sucesso.

Dessa forma, adotar um sistema de gerenciamento do almoxarifado visa a garantir a qualidade e a velocidade das informações geradas, otimizando a logística de armazenagem.

E sustentar-se nesse mercado competitivo é um desafio, visto que há uma expectativa mais rigorosa nessa área, como é o armazenamento de produtos perecíveis, em que cada ingrediente da receita afeta não apenas o sabor do produto, mas também o seu valor nutricional — uma métrica monitorada por agências reguladoras governamentais.

Por isso, é importante atualizar constantemente ou calcular a média do seu preço de compra para calcular o valor do estoque, e poder adotar processos de reposição de itens. Assim, a gestão de produtos ficará controlada e refletirá na mesa do consumidor em qualidade.

2. Cuidados com a organização do estoque

A organização do almoxarifado é fundamental para garantir a acuracidade de estoque. Por isso, ter um sistema para armazenar e rotacionar alimentos, o que entrou e o que saiu primeiro, auxilia a manter um armazenamento adequado e organizado antes do produto estragar.

A técnica caracterizada como FIFO, o “First In, First Out”, é um sistema eficaz e deve ser um procedimento operacional padrão para todos os estabelecimentos de serviços de alimentação, além de uma prática básica para os gerentes de alimentos.

O ponto-chave do FIFO é a organização e esse molde pressupõe que os produtos comprados há mais tempo sejam os primeiros a serem vendidos.

Assim, nos restaurantes, os chefs podem usar os ingredientes adquiridos com a data de validade mais próxima ao vencimento, evitando deterioração e desperdícios.

Portanto, as empresas de serviços de alimentação tendem a preferir sistemas de automação, que correspondem ao fluxo real de controle dos alimentos na cozinha.

Uma boa organização do almoxarifado permite:

• Auxiliar a impedir o crescimento de fungos e patógenos;
• Monitorar o tempo que os alimentos passam no armazenamento;
• Melhorar a segurança e o frescor dos alimentos.

3. Gestão de Inventário rotativo: para que serve?

O estoque tem sido cada vez mais visto com a perspectiva de gerenciamento de riscos, em que facilita o controle interno, e se destina à vigilância e verificação dos produtos, permitindo, assim, observar e prever acontecimentos que produzam perdas.

Um produto que permanece em estoque, mesmo que esteja dentro do prazo de validade, pode se tornar um prejuízo. Imagine um carro que fique muito tempo parado na garagem. Em algum momento o motor não funcionará, seus vidros podem repentinamente se danificar pela falta de uso, e por aí vai.

Nesse sentido, ter um produto no estoque e não usá-lo deprecia o bem de consumo, e pode revelar que houve compras excessivas. Consequentemente haverá uma redução da margem de lucro ou prejuízo.

Portanto, é importante fazer o inventário rotativo para levantar dados e ter um gerenciamento de movimentação de estoque mais eficaz, além de aumentar a precisão de estoques.

No gerenciamento de estoque, o processo de transferência de matérias-primas do recebimento para um local de armazenamento do armazém pode ser medido pelo tempo que leva — uma boa prática é fazer o benchmarking, que ajuda a avaliar o desempenho de um processo por alguns meios de medição, incluindo tempo, valor ou qualidade.

Sendo assim, é necessário ter um sistema eficaz de gerenciamento de inventário, que te auxiliará a estocar o produto no momento em que a última unidade for utilizada. Além disso, também facilita determinar se alguns alimentos ou garrafas de bebida estão sendo extraviados, reduzindo prejuízos financeiros ao restaurante.

Outra funcionalidade essencial para o controle do almoxarifado é o estoque cego, cujo agendamentos de inventário, auditorias e controle de acesso restrito são realizados de forma a verificar o que há disponível em seu estoque e o que está descrito na nota fiscal. Isto é, conferir se os produtos enumerados no inventário condizem com a quantidade disponível nas prateleiras.

Ter um sistema que oferece essa funcionalidade garante:

• Mais rapidez na conferência de divergências de informações na armazenagem do estoque;
• Redução de perdas no inventário;
• Redução de riscos financeiros.

4. Contar com o MRP II facilitando o armazenamento de alimentos

Garantir que os pedidos de compra sejam gerados com as quantidades e datas adequadas — para que os níveis de serviço sejam maximizados e o capital associado ao estoque seja minimizado — pode parecer um bicho de sete cabeças, não é? Mas, fazer a gestão de tudo isso pode facilitar o controle de armazenagem dos produtos, e com o MRP II é possível.

Da sigla para Manufacturing Resources Planning, ou Planejamento de Recursos da Manufatura, o MRP II é um sistema que se preocupa com a programação da produção e o controle de estoque. Ou seja, é uma ferramenta de controle de materiais que pretende manter níveis adequados de estoque.

Os principais objetivos de um sistema com MRP II são:

• Garantir a disponibilidade de materiais, componentes e produtos para a produção planejada e para entrega ao cliente;
• Manter o nível mínimo de estoque, reduzindo desperdícios;
• Planejar atividades de fabricação, cronogramas de entrega e atividades de compra;
• Analisar dados brutos — como conhecimentos de entrada e prazo de validade dos materiais armazenados;
• Fornecer informações significativas aos gerentes sobre suas necessidades de mão de obra e suprimentos, o que pode auxiliar as empresas a melhorar sua eficiência de produção.

Usando o MRP II corretamente, você facilita o controle das transações e o planejamento do estoque. Isso pode facilitar aos compradores — que podem estar lidando constantemente com crises de estoque e precisam trabalhar na negociação com fornecedores — na busca de novas fontes de suprimentos que garantam o cumprimento dos padrões de qualidade e, claro, de entrega.

5. Implante o controle de entrada e saída de produtos no almoxarifado

Gerenciar o estoque inclui armazenar os dados de entrada e saída dos produtos. E as falhas podem fatalmente ocorrer se o processo de informações for feito manualmente por meio de planilhas. Esse tipo de gestão apresenta várias desvantagens, entre elas erros ao lidar com informações do inventário.

Contudo, o controle de entrada e saída de produtos eficiente viabiliza a produção e venda de itens, além de todo o processo da empresa em relação aos seus produtos.

A única forma de as demandas dos clientes serem atendidas é garantir que você tenha insumos necessários.
Ou seja, é necessário monitorar o estoque constantemente, certificando-se de que as entradas e saídas estão sendo lançadas de forma correta.

6. Não deixe faltar produto no estoque

O armazenamento de alimentos pode se tornar uma grande dor de cabeça para o gestor.

A máxima do “antes sobrar do que faltar” não é verdadeira quando falamos de estoque, pois o excesso de produtos estocados podem resultar em prejuízos como sobrecarregar o local de armazenamento — uma vez que o espaço para novas mercadorias pode estar cheio devido à compras excessivas.

Até porque, quanto maior for o seu estoque, maior é o volume de capital parado na sua empresa.

Contudo, o inverso também deve ser analisado. Imagine você perder uma venda porque o pedido do cliente não pode ser gerado devido à falta de um produto no estoque.

Isso mancha a reputação do estabelecimento, gera insatisfação do cliente e ainda reflete em custos pela ausência da mercadoria no estoque, ou seja devido à má administração do almoxarifado. Portanto, um correto controle de estoque visa a minimizar situações como essa.

Segundo Pesquisa de Varejo, feita pela Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), em 2017, o estoque do varejo teve perda média de 1,32%, revelando que a gestão inadequada do estoque gera prejuízos financeiros.

Por isso, a reposição eficiente por meio de inventários de estoque atualizados é necessária, pois sem uma boa gestão, é impossível saber o momento exato e a quantidade necessária para repor o almoxarifado. Dessa forma, você não perde vendas e também não gera frustrações entre os clientes.

7. Equipe capacitada

Uma boa gestão de almoxarifado sem mão de obra capacitada pode soar contraditório, não é mesmo?

Quando se pensa em produtividade é necessário pensar no esforço da equipe. Funcionários bem informados e bem treinados serão úteis na cadeia de suprimentos. Um time capacitado e bem gerido é uma engrenagem funcionando e resulta em equilíbrio.

Não é difícil afirmar que a equipe que se sente valorizada seja mais dedicada e diligente; portanto, o treinamento vale o esforço em termos de produtividade.

As estratégias de capacitação são essenciais para manter um time de profissionais qualificado e comprometido para alcançar metas.

E integrar os membros da equipe com as ferramentas de automação como sistemas de ERP, por exemplo, farão diferença no desempenho da empresa e gestão do setor.

8. Invista na automação de seus processos para a gestão do almoxarifado

A gestão automatizada no almoxarifado mantém uma gestão eficiente nos processos, e é de fundamental importância para agregar valor ao negócio.

O sistema ERP é uma ferramenta indispensável para o controle de gestão das empresas e colabora para:

• Reduzir custos;
• Melhorar a agilidade na tomada de decisão;
• Controlar melhor o armazenamento e controle de insumos; tudo com intuito de aumentar a competitividade do negócio.

Automatizar o controle do almoxarifado do estabelecimento melhora, além das perdas, a comunicação precisa em tempo real, e a segurança nos dados. Além de contar com outras vantagens como a gestão de matérias-primas, estoque, até a gestão do uso de energia, água e insumos.

Segundo dados da Gartner, 30% dos gestores investirão em Inteligência Artificial. Por isso, mais do que escolher as melhores soluções tecnológicas é preciso compreender como os processos de gestão podem transformar dados em estratégias.

Nessa jornada, o ERP atua como protagonista com softwares inteligentes e integrados para a gestão do almoxarifado.

A preocupação da gestão de estoques está em manter o equilíbrio das variáveis do setor como:

• Custos de aquisição;
• Estocagem e armazenagem;
• Distribuição;
• Cálculo da previsão de demanda;
• Estratégia de reposição;
• Nível de atendimento.

Por isso, adotar um sistema ERP aplicado à gestão do almoxarifado é essencial para um total planejamento dentro da organização.

Fatores combinados envolvendo softwares ERP, melhores práticas, otimização de custos e um gerenciamento eficaz, por meio do correto armazenamento de alimentos, permite que o produto chegue à mão do cliente com segurança.

Conclusão

A armazenagem estratégica é fundamental para trazer vantagens e benefícios às atividades logísticas da empresa, garantindo, sobretudo, a segurança dos produtos e dos clientes.

O setor de almoxarifado pode se tornar muito complexo caso seja mal gerido, mas com as práticas corretas de armazenamento de alimentos os ganhos de eficiência e otimização tornam-se reais e lucrativos.

Para garantir que seu estoque de alimentos seja da mais alta qualidade, você e sua equipe precisam seguir as práticas de armazenamento — o que também auxiliará a evitar o desperdício de alimentos — mantendo o controle do almoxarifado, garantindo que nada fique desatualizado.

Como você tem gerido o setor de almoxarifado no seu negócio? Com softwares ERP é possível automatizar processos, aumentar a eficiência dos processos operacionais e o controle do almoxarifado.

A tecnologia também garante a segurança dos dados, otimiza o planejamento e controle do estoque, padroniza ações e monitora os processos em tempo real.

A Teknisa oferece o sistema ERP Pebbian, uma solução integrada corporativa e operacional que abrange todas as áreas de gestão da empresa.

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