Vai e vem de produtos: como gerir a expedição de mercadorias?

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Ter controle total de todo o recebimento e expedição de mercadorias do seu estabelecimento é um grande desafio. Afinal, esses processos estão inclusos dentro de uma ampla cadeia de suprimentos (supply chain) e da integração logística entre fornecedor, comprador e cliente final.

A expedição de produtos no mercado food service precisa ser estratégica, otimizada, ágil e eficaz. Entretanto, muitos gestores não sabem o que fazer para atender todas as demandas e como administrar tantos produtos.

Os processos de negócio na cadeia de suprimentos envolvem atividades internas que precisam ser vinculadas e gerenciadas pela empresa. Ou seja, para haver uma boa gestão das mercadorias é necessário investir no processo de logística de armazenagem, o que facilita todo o processo da etapa de produção.

Neste blog, você vai entender porque o envio de mercadorias tem impacto direto na sua margem de lucro e porque você deve dar tanta atenção a esse processo. Acompanhe!

Como melhorar a tomada de decisões da sua cadeia de suprimentos?

Imagine uma empresa que sempre fica à frente das mudanças do mercado, antecipa os desejos dos clientes e faz previsões com mais rapidez e precisão do que os concorrentes.

Esse negócio sabe o que está ocorrendo, porque está acontecendo e prescreve as melhores decisões a serem tomadas.

Estar à frente significa gerenciar todo o processo da empresa, muitas vezes conflitantes. Para ser capaz de assumir este papel, o gestor deve ampliar seu entendimento de todas as funções do negócio.

Pesquisa realizada pela Gartner (2019) elencou três fatores que motivarão os empresários a investir na cadeia de suprimentos nos próximos três anos.

Isso porque investir nas melhores e mais recentes tendências tecnológicas melhora a tomada de decisões da sua cadeia de suprimentos que impacta diretamente no seu consumidor.

Modelos de negócio

O valor de faturamento do setor food service vem aumentando significativamente nos últimos anos.

E para garantir um gerenciamento da cadeia de suprimentos e desenvolver um bom planejamento estratégico que minimize custos é necessário que você identifique em qual contexto o seu negócio está inserido:

Criar um fluxo para o próprio negócio não é uma tarefa simples, mas não é impossível. Até porque existem tantas empresas que funcionam tão bem!

Planejar é preciso. Assim como tomar uma decisão, precisa e em tempo real.

Invista em planejamento logístico empresarial

Os gestores da cadeia de suprimentos enfrentam inúmeros desafios todos os dias. Eles são constantemente solicitados a executar uma operação de supply chain mais eficiente, ágil e de menor custo.

Com isso, muitos insistem em analisar os processos por partes, o que dificulta todo funcionamento da cadeia de suprimentos.

O planejamento de logística empresarial é o primeiro passo na gestão de supply chain, pois é no estágio inicial que a empresa deve considerar as lacunas nos segmentos da cadeia facilitando, portanto, a identificação dos processos de maneira ordenada.

Por isso, o processo de gestão e análise conduzidos por dados em todas as etapas da supply chain — desde as compras, suprimentos, estoque, contas a pagar e receber até a expedição (entrada e saída de materiais) — ajudam a simplificar e resolver complexidades inerentes à cadeia de suprimento da empresa.

Planejar é essencial para a eficiência na gestão logística!

O produto chegou!

Em tese, o recebimento de produtos é um dos processos mais simples da cadeia de suprimentos. Mas na prática não é assim que funciona.

Muitas empresas se confundem no cadastro das mercadorias recebidas, não fazem a conferência e também não contam com equipes preparadas para desenvolverem as demandas.

Tais questões têm a preocupação de delimitar o nível de serviço a ser repassado ao cliente. Um bom controle de estoque e armazenagem, por exemplo, melhoram a disponibilidade do serviço ao consumidor.

Esse processo tem um grande impacto (positivo ou negativo) na expedição. Caso não seja feito de forma adequada pode ocorrer:

• Perda de venda por quebra de estoque;
• Entregas incompletas;
• Diferenças tributárias na folha da empresa.

Se for feito da maneira correta, é possível planejar compras futuras, administrar a capacidade do seu estoque e evitar desvios de materiais. Isso maximiza o lucro sobre o capital investido.

Eficiência na área de armazenagem

Depois de conferir tudo o que foi recebido, é hora de armazenar o produto! Sua empresa está preparada? Você tem as condições adequadas? Sabe como cuidar de cada material?

A função armazenagem compreende as atividades de guardar, localizar, manusear, proteger e preservar os materiais com o objetivo de atender às necessidades operacionais.

Assim, as condições de armazenamento das matérias-primas recebidas precisam ser específicas para cada tipo de produto.

Alguns alimentos possuem melhor durabilidade em ambientes muito frios e outros adequam-se melhor à temperatura ambiente.

Por isso, é importante você conhecer as propriedades de cada um ou ter um profissional especializado que entenda como os alimentos devem ser armazenados.

Uma gestão eficaz é fruto de um bom armazenamento e uma boa expedição. Por isso, não abra mão de proporcionar as melhores condições para guardar cada insumo.

Isso facilita a organização do seu estoque!

A gestão de estoque pode representar a diferença entre o lucro e o prejuízo do seu negócio

Entenda a importância da gestão do estoque

Assim como em nossa casa, armazenar os alimentos em ambientes indevidos pode gerar uma perda das propriedades nutritivas e, em alguns casos, eles podem estragar. O que gera desperdício e grande prejuízo ao seu negócio!

Vale destacar que erros no processo de armazenagem podem acarretar em elevados custos ao negócio e aos clientes.

Já pensou, por exemplo, que na hora de produzir um prato pode faltar material? Seria um grande transtorno, não é mesmo?

Você teria que parar a produção e atrasar o pedido, o que geraria danos negativos à empresa causando prejuízo em toda cadeia de suprimento.

Por isso é tão fundamental gerir bem a expedição de materiais para controle de estoque e informações gerais.

Mantenha seu estoque sempre bem organizado!

O contrário também pode ocorrer. Imagine uma empresa que decide investir em altos estoques, mas não possui uma boa gestão. O risco de perder mercadoria também é alto, além de implicar em investimentos adicionais, como espaço, armazenagem e custo de manutenção, reduzindo a rentabilidade do negócio.

Dessa forma, a aplicação de recursos para implementação do sistema de armazenagem traz para a empresa um diferencial nas atividades logísticas, facilitando o planejamento sem implicar em gastos desnecessários.

Afinal, esses processos impactam diretamente na qualidade do produto final que chega ao cliente, certo?

Portanto, é necessária uma combinação de técnicas de otimização com as melhores práticas de negócios e sistemas de gestão para desenvolver e implementar uma solução viável para a gestão do estoque.

Cumpra com suas obrigações fiscais

A logística está desempenhando um papel cada vez mais importante na criação de valor, na melhoria da receita e no controle de despesas.

As obrigações fiscais, também chamadas de tributárias, referem-se às questões relacionadas ao pagamento de impostos. O que torna a burocracia de entrada e saída de notas fiscais uma parte muito importante da cadeia de suprimentos.

Por isso, você deve ficar atento a cumprir com a legislação fiscal. Ela deve ser feita de forma automatizada, a fim de reduzir a quantidade de papéis usados e o trabalho manual (que pode tomar muito tempo de um profissional), contando com um banco de dados fiel ao que está sendo feito na prática.

Para isso, basta contar com ERP Teknisa para a gestão dos seus documentos fiscais:

• Geração de movimentos de estoque, financeiros, fiscais e contábeis;
• Importação de arquivos XML recebido dos fornecedores;
• Manifestação do destinatário – sincronização com a SEFAZ;
• Gestão de múltiplos tipos de operação;
• Consistências fiscais na entrada de documentos;
• Gestão e follow-up das compras através do cruzamento com as Autorizações de Fornecimento;
• Simplificação nos processos da empresa;
• Qualificação dos fornecedores através das ocorrências;
• Geração dos dados fiscais automaticamente de acordo com as regras.

Tudo isso traz benefícios como aumento da produtividade e ajuda na organização dos armazéns, principalmente em inventários no qual as empresas, geralmente, têm grande dificuldade.

Cabe ressaltar também que, em tempos de concorrência crescente, a otimização dos processos de operação tornam-se, para muitas empresas, um fator para a sobrevivência.

Podendo destacar a identificação de situações relacionadas ao risco ao atingimento de meta, sobretudo quanto à ruptura de estoque e controle de inventários até os desvios internos que podem ocorrer.

Resultado do trabalho em equipe na cadeia de suprimentos

Para obter grandes resultados na cadeia de suprimentos é preciso ter os processos de recebimento, armazenamento e expedição andando nos trilhos. Utilize as ferramentas certas como sistemas de gestão e procedimentos que irão trazer bons resultados, sempre visando a redução de custos e a competitividade no mercado.

Estabelecer uma conexão entre logística e tecnologias da informação interfere diretamente no crescimento da sua empresa. A integração e colaboração entre setores aumenta e facilita a capacidade de alimentação de informações na cadeia logística.

Resultado que vale a pena

Controlar a expedição de mercadorias é uma tarefa árdua, mas quando realizada da maneira correta gera resultados a curto prazo e traz benefício ao envolvidos em todas as etapas, da separação à entrega do produto.

O desafio do gestor está em administrar toda a cadeia de suprimentos visando atender às demandas estabelecidas, eliminando desperdício por meio de um gerenciamento integrado, além de reduzir custos e aumentar ganhos na qualidade dos processos.

A abrangência do sistema ERP objetiva eliminar a redundância de operações e a burocracia. Por isso, automatizar os processos permite o gerenciamento das atividades da empresa de forma integrada, elevando a segurança no processo de tomada de decisões.

Aplicada com eficiência a gestão de estoque e armazenagem de produtos possibilita a redução de custos totais do seu negócio, auxiliando na redução de desperdício e controle de validade das mercadorias.

O uso de sistemas ERP possibilitam um fluxo de informação mais eficiente, encurtando os tempos para planejamento e tomadas de decisões.

Com essa tecnologia você terá mais capacidade analítica da sua empresa, o que vai aumentar a capacidade em customizar soluções e melhorar os processos de expedição, tornando sua operação mais segura.

Conclusão

Na gestão de cada negócio o objetivo sempre será minimizar os custos totais de logística, incluindo custos de transporte de estoque, custos de tempo na armazenagem, expedição e perda de custos de vendas.

Por isso é necessário a implementação de um sistema de gestão no supply chain, pois facilita a automatização das rotinas tanto na cadeia de fornecedores quanto na de clientes, além de dar mais agilidade na obtenção de informações e também maior confiabilidade de dados.

Afinal, uma boa gestão na cadeia de suprimento exige um processo eficiente, inovador e responsivo, não é mesmo?

O ERP para restaurantes Odhen by Teknisa gerencia todas as operações e funções administrativas da empresa em um sistema integrado, gerenciando o fluxo de informações em todo processo de expedição e armazenagem.

Não esqueça de dar a sua opinião. Até a próxima! :)