Sistema de compras reduz 2% dos custos em restaurantes corporativos

Utilizar um bom sistema de compras para promover redução de custos, melhorar a gestão da  cadeia de suprimentos e a gestão dos fornecedores nos restaurantes corporativos minimiza diversos problemas. Sabe-se que as cadeias de suprimentos têm sido impactadas pela tecnologia 4.0. Com as inovações disruptivas mudando o cenário de muitos setores e seus modelos de negócios, os processos cada vez mais digitalizados e o crescimento exponencial das tecnologias ditam as regras.

Neste artigo vamos falar sobre como realizar compras mais inteligentes para restaurantes corporativos, com mais agilidade e eficiência, através de softwares específicos para o segmento de alimentação fora do lar, que operam de maneira integrada com as demais áreas.

Boa leitura!

Entenda qual a importância da gestão de compras

Fazer a gestão da cadeia de suprimentos nos restaurantes corporativos minimiza diversos problemas. Sabe-se que as cadeias de suprimentos têm sido impactadas pela tecnologia 4.0. Com as inovações disruptivas mudando o cenário de muitos setores e seus modelos de negócios, os processos cada vez mais digitalizados e o crescimento exponencial das tecnologias ditam as regras.

Neste artigo vamos falar sobre como realizar compras mais inteligentes para restaurantes corporativos, com mais agilidade e eficiência, através de softwares específicos para o segmento de alimentação fora do lar, que operam de maneira integrada com as demais áreas.

As tecnologias digitais favorecem as inovações dos processos da cadeia de suprimentos permitindo interações instantâneas com os fornecedores através de portais de compras web, além de direcionar o comprador a fazer as melhores compras de forma estratégica, a fim de automatizar as atividades operacionais.

As tecnologias estão permitindo mais eficiência nos modelos operacionais do supply chain, remodelando o setor de compras e suprimentos.

Por ser um setor estratégico, não é surpresa que a administração de compras seja uma das atividades mais importantes na cadeia de suprimentos. Uma vez que, por meio de uma boa gestão e de um excelente sistema de compras, é possível agregar valor ao negócio, reduzir custos, trabalhar com previsibilidade, atendendo às necessidades do restaurante corporativo ou das Unidades de Alimentação e Nutrição (UAN).

Se você quer saber como otimizar a gestão de compras na cadeia de suprimentos do seu restaurante corporativo ou Unidades de Alimentação (UAN), continue acompanhando a leitura.

Gestão da cadeia de suprimentos: compras mais inteligentes

A gestão de compras é um processo estratégico e não se limita ao ato de comprar e monitorar as entregas, pois envolve questões referentes aos custos, negociação e qualificação de fornecedores. Vamos ver alguns pontos:

• É necessário dar atenção ao assunto preços, qualidade etc., pois devido aos custos elevados decorrentes de compras mal feitas — para restaurantes corporativos ou Unidades de Alimentação e Nutrição (UAN) —, é difícil atingir uma boa margem de lucros;
• Outro fator relevante em uma boa gestão de compras diz respeito à definição prévia de um budget para compras, o qual pode ser estabelecido por Unidade, além de definições de valores limites por comprador, definição de alçadas para aprovação de compras, dentre outras práticas desse mercado;
• Ainda sobre as definições de alçadas, a tecnologia pode contribuir, e muito, através de software de compras e aplicativos (Apps) que podem ser acessados de qualquer dispositivo móvel, notificando os responsáveis, além de permitir, por exemplo, aprovar e confirmar ordem ou solicitação de compras de forma ágil e eficiente.

Para alcançar excelência na aquisição de matérias-primas, é necessário ter um sistema de gestão de compras referência no mercado que permita definir bem padrões e processos, workflow, através do qual as cadeias de suprimentos (supply chain) sejam mais racionalizadas, a fim de obedecer a métodos adequados, de forma a reduzir custos e desperdícios e acompanhar as relações com os fornecedores de forma eficaz.

Mas, qual é mesmo a diferença entre suprimentos, compras, supply chain? Entenda!

O que é cadeia de suprimento?

Segundo Ronald H. Ballou (2009, p. 29), a cadeia de suprimentos “[…] é um conjunto de atividades funcionais (transporte, controle de estoques, etc.) que se repetem inúmeras vezes ao longo do canal pelo qual matérias-primas vão sendo convertidas em produtos acabados, aos quais se agrega valor ao consumidor”.

Qual o papel do setor de compras?

O papel do setor de compras é se envolver com o processo sistemático de aquisição e é através dele que os bens e serviços são adquiridos. Compras é tida também como uma função transacional da cadeia de suprimentos na aquisição de bens e serviços. E isso funciona quando o assunto é compras e restaurantes corporativos.

O que é supply chain management (SCM)?

Conhecido como supply chain, “cadeia de suprimentos” ou “cadeia logística”, na tradução para o português, consiste, segundo Sevenson (2007), numa filosofia de negócios que atua de forma a integrar as atividades, atores e recursos dependentes entre os diferentes níveis dos pontos de origem e consumo nos canais.

Sendo assim, o gerenciamento da cadeia de suprimentos é o manuseio de todo fluxo de produção de bens e serviços — desde os componentes brutos até a entrega final ao consumidor

Considere ter o melhor sistema para gestão de compras

• Elaborar as fichas técnicas de alimentos com as definições das quantidades per capitas conforme o perfil do consumidor e regras contratuais;
• Definir a quantidade de comensais para cada serviço que será fornecido;
• Planejar o cardápio com base na meta de custo estabelecida para cada serviço;
• Selecionar e qualificar os fornecedores, para melhorar a qualidade dos insumos, cumprimento das entregas, dentre outras vantagens;
• Calcular automaticamente, através de um software ERP para gestão em alimentação, a necessidade real de compras dos produtos alimentícios por Unidade, considerando informações importantes, tais como: posição do estoque, marcas, estoque de segurança da matéria-prima, periodicidade de entrega do fornecedor que atende à região, dentre outras particularidades;
• Gerar o processo de cotação de preços com os fornecedores para posterior apuração de melhores compras, levando em consideração fatores primordiais com o preço objetivo, aproveitamento de crédito, inflação, melhores prazos e formas de pagamento;
• Determinar métricas para medir se a cadeia de suprimentos do segmento de alimentação é eficiente, eficaz, e se agrega valor ao cliente final e atende às metas da concessionária de alimentação;
• Controlar as ordens de compras e confrontar as Notas Fiscais de entrada da mercadoria alimentícia com as autorizações realizadas;
• Coordenar a logística de entrega e de possíveis devoluções de mercadorias;
  Estabelecer processos para monitorar informações em toda a cadeia de suprimentos e garantir a conformidade.

Continue a leitura e veja quais são as tendências para o gerenciamento da cadeia de suprimentos para otimizar seu restaurante corporativo e ter mais chances de sucesso.

Tendências no gerenciamento da cadeia de suprimentos

O setor de logística sofreu uma grande mudança nos últimos anos, passando de uma função puramente operacional, que se reportava à vendas e era focada em garantir o fornecimento de matérias-primas ao setor de produção e entrega ao consumidor final, a uma função independente de gerenciamento da cadeia de suprimentos.

O foco da função de gerenciamento da cadeia de suprimentos mudou para processos avançados de planejamento. Ou seja, o que os compradores ou gerentes de Unidades, antes, eram focados apenas em operações táticas de movimentação de produtos, hoje enfrentam um grande desafio e risco nas operações da cadeia de suprimentos.

Isso requer pensamento inovador, e as empresas correm o risco de fracassar se não conseguirem se adaptar a essa nova mentalidade.

E a indústria 4.0 exige que as empresas repensem a maneira como projetam sua cadeia de suprimentos. Até porque várias tecnologias estão alterando as formas tradicionais de trabalho. Além disso, as tendências e expectativas dos clientes têm interferido em todos os processos da cadeia de suprimentos.

Além da necessidade de adaptação, as cadeias de suprimentos também têm a oportunidade de alcançar um patamar de eficácia operacional, alavancar os modelos de negócios e transformar a gestão empresarial com o uso da tecnologia, contando com específicos sistemas de gestão para o segmento de alimentação, como Apps e plataformas online conectando os setores do restaurante corporativo, além de canal direto e integrado com os fornecedores.

A transparência online e o fácil acesso a uma infinidade de opções sobre onde comprar e o que comprar impulsiona a concorrência das cadeias de suprimentos.

Para desenvolver essas tendências e lidar com os requisitos alterados, as cadeias de suprimentos precisam se tornar muito mais rápidas, mais granulares e, é claro, mais precisas.

Por isso, os processos da sua cadeia de suprimentos devem ser realizados de forma consistente com sistemas de gestão de compras e de suprimentos que permitam que sua empresa esteja em uma posição privilegiada para estimular o crescimento.

Gestão de compras para restaurantes corporativos: como realizar esse processo de forma eficiente

Coordenar o fluxo de produtos e serviços entre as empresas é um dos desafios na gestão de cadeia de suprimentos. Por isso, a decisão de quando, como e quanto comprar torna-se uma preocupação constante para gestores de restaurantes corporativos que, muitas vezes, não contam com específicos sistemas que automatizam o processo de compras de itens alimentícios.

Nessa tomada de decisão deve haver a integração entre as áreas da cadeia de suprimentos, principalmente com a área de Planejamento de cardápios.

Nunca é demais insistir na ideia de que deve haver a inter-relação dos demais setores do canal de suprimentos, como: produção, estoque, compras, entre outras.

Sendo assim, é necessário reconhecer que a dependência dessas áreas pode afetar positivamente o desempenho do supply chain. Tal comunicação entre os setores é essencial para alcançar uma integração entre áreas e processos, de forma eficaz, em toda a cadeia de suprimentos de restaurantes corporativos.

Até mesmo porque, as necessidades da área de produção (na cozinha), que utiliza como orientador o cardápio previamente elaborado, os dados do estoque entre outros indicadores — que representam a demanda a ser comprada —, carecem que os produtos estejam disponíveis no período exato para execução dos serviços e atendimento ao consumidor das refeições. Por isso, as compras devem sempre ser bem planejadas ou programadas.

Naturalmente, quanto mais eficientes forem os processos da cozinha, acarretará em mais economia em dinheiro, tempo e energia. Assim como melhor visibilidade, previsão de demanda e coordenação, reduzindo uma série de problemas na cadeia de suprimentos dos restaurantes, como excesso de estoque e/ou falta dele.

Gestão de compras centralizadas para UAN – Será que é uma boa ideia?

Segundo pesquisa do Cenário Food Service realizada com frequência pela Teknisa, a maioria das empresas de food service adotam o modelo de compras de forma centralizada. Esse tipo de controle permite um gerenciamento central de compras por volume que levam a melhores preços e condições, otimização de recursos, além da capacidade de trabalhar com fornecedores maiores.

Contudo, ainda existem concessionárias de alimentação que não adotam o processo de compra centralizada de produtos alimentícios, ou que enfrentam desafios para implantar o processo de centralização de compras, simplesmente por não utilizarem ferramentas tecnológicas eficazes.

Sendo assim, para melhor fluidez, é importante considerar a utilização de um software de gestão de compras de produtos alimentícios que seja capaz de fazer um bom planejamento das necessidades de matérias-primas e suprimentos, e que especifique a periodicidade de entrega, quantidade e limite de segurança.

Isto é, com base no cardápio, através de um bom sistema de compras, é possível calcular com quantos dias de antecedência o seu produto precisa estar disponível. Normalmente, a tratativa do limite de segurança vem ao encontro de pré-preparos mais elaborados que requer o serviço que será fornecido.

Dica: Ter processos automatizados em seu restaurante corporativo para a gestão de compras facilita ter pedidos precisos, o que significa ter menos itens em estoque, maior giro dos insumos, e gastar menos tempo para registros de recebimentos de mercadorias ou solucionar faltas.

Entenda como funciona um sistema de compras em restaurantes coletivos

A chave para uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos (supply chain) é a integração fluente entre fornecedor e comprador, isto é, dos fornecedores de matérias-primas, passando pela distribuição e chegando aos canais de vendas. Cada setor deve estar perfeitamente integrado.

Dada a complexidade, é preciso estar certo de que só um sistema de compras para manter a integração de forma sistemática. Mas não deveria ser qualquer sistema, ou seja, ele deve ser específico para o negócio, visto que existem várias particularidades nesse mercado de atuação.

Em termos mais práticos, imagine que a cozinha de um restaurante corporativo não tenha um planejamento de cardápio e nem um sistema de cotação de preços dos alimentos, ou seja, um fluxo regular de compras de suprimentos e matérias-primas.

Por causa disso, se faz necessário fazer o processo de sourcing (veja abaixo o que é processo de sourcing) que envolve um garimpo relativo ao custo total de aquisição das matérias-primas e aos serviços por meio do mapeamento e da avaliação das especificações dos materiais, níveis de serviço e dos fornecedores.

Com um sistema de gestão de compras para alimentação coletiva, o setor de compras deve requerer dele importantes funções. O software para gestão de compras deve fazer o cálculo automático e apurado das matérias-primas necessárias e programar a reposição dos insumos à medida em que os estoques se esgotam ou a depender da necessidade de produção com base nas fichas técnicas elaboradas de acordo com o perfil da Unidade, no número de comensais estimados e no planejamento prévio do cardápio.

Nesse caso, o departamento de compras coordena, junto ao setor de produção, o fluxo de materiais no canal de suprimentos, levando em conta o prazo de entrega do produto e a necessidade da cozinha.

No vídeo abaixo, você pode assistir o vídeo Food Service: Sistema para gestão de compras muito mais inteligentes

Veja alguns exemplos de processos que podem ser otimizados com o uso de um software de gestão para restaurantes corporativos

• Cadastrar os produtos e as fichas técnicas com as suas especificações;
• Elaborar previamente os cardápios por serviço, com base no perfil da Unidade, restrições contratuais e conforme a quantidade de comensais;
• Fazer o controle interno dos pedidos, por Unidade/Restaurante Corporativo;
• Disponibilizar um canal web de comunicação, integrado ao sistema de compras, com acesso rápido e prático através de dispositivos móveis como smartphones, para facilitar e agilizar a troca de informações durante o processo de cotação de preços entre compradores e fornecedores;
• Controlar o estoque; eliminando as incertezas ao longo do canal de suprimentos;
• Criar fluxos de compras de produtos alimentícios que são cuidadosamente sincronizados com as respectivas demandas da área de Planejamento.

Ter um sistema de gestão de compras e suprimentos integrado, que unifica todos esses processos, armazena todos os dados com segurança e executa tarefas de forma automatizada em uma solução On-Premise ou On-Cloud é primordial. Por isso, a Teknisa oferece o TecFood by Teknisa. Fale conosco! Agende uma demonstração!

O que é o processo de sourcing?

Conhecido como Strategic Sourcing – também chamado de Matriz Estratégica de Abastecimento – é uma metodologia para criação de valor de maior colaboração entre todos os setores da cadeia de suprimentos.

O processo de sourcing é uma estratégia de compras para criação de valor nos processos de compras, focada na criação de resultados mutuamente benéficos para todas as partes envolvidas.

O Strategic Sourcing se concentra na convergência e manutenção das relações comprador-fornecedor. O objetivo é alavancá-los, explorar suas capacidades, integrar e complementar as principais competências dos vários parceiros da cadeia de suprimentos, a fim de fornecer valor, eficiência de custos e criar interdependência entre eles.

A metodologia do Strategic Sourcing visa

• Otimizar a estrutura dos produtos;
• Maximizar o custo-benefício das compra;
  Reduzir custos;
• Aumentar o desempenho da cadeia produtiva;
• Implementar estratégias de relacionamento com os fornecedores;
• Melhorar a qualidade e agilidade dos procedimentos operacionais.

Como fazer cotação de preços com fornecedores focados em restaurante corporativo?

Com tantas mudanças no mercado food service, hoje em dia, temos muito mais possibilidades e formas de gerenciar e controlar a cadeia de suprimentos e o setor de compras de restaurantes corporativos.

Por isso, fazer o processo de seleção de fornecedores é fundamental para realizar a cotação do restaurante corporativo, a fim de aumentar a competitividade da empresa.

E para isso é necessária a avaliação de diferentes fornecedores com base em critérios específicos

• Qualidade dos produtos;
• Desempenho de entrega;
• Tabulação das cotações;
• Escolha de preço;
• Emissão do pedido de compra no ERP com as condições negociadas;
• Data e quantidade de entrega; entre outros.

Sendo assim, a qualificação de fornecedores desempenha um papel importante no processo de cotação de preços dos insumos nos restaurantes corporativos, visando o fornecimento de insumos com qualidade e melhor prestação dos serviços.

Além disso, o processo de seleção de fornecedores tem um papel significativo na redução de custos, melhora os lucros, além da qualidade dos produtos.

Um dos objetivos de se ter um software de gestão em alimentação que faz a qualificação de fornecedores é de, além da necessidade de reduzir o custo total de aquisição, reduzir os riscos na hora da compra, maximizar o valor geral para o comprador e desenvolver relações de proximidade e de longo prazo entre compradores e fornecedores.

Com o sistema de gestão para restaurantes corporativos, a informação da área de Planejamento de cardápios é integrada com a área de compras de insumos alimentícios para que compradores possam fazer as cotações e antecipar as necessidades, reduzindo o prazo de entrega e sua variabilidade.

Fatores importantes na seleção de fornecedores para restaurantes corporativos

Com um bom software ERP para gestão da alimentação coletiva, a empresa se torna mais capaz de selecionar os fornecedores que reúnam as características necessárias para a construção de parceria, permitindo fazer compras com mais qualidade, redução dos custos e, é claro, aumento de flexibilidade e ganhos no processo.

Considerando que uma escolha errada de fornecedor pode levar a cadeia de suprimentos a sofrer perdas significativas e afetar o desempenho da empresa, os gerentes de compras devem se atentar aos critérios de seleção de fornecedores.

Frequentemente, a gestão é manual e não há uma qualificação prévia dos fornecedores. Por exemplo: a coleta de preços dos fornecedores é feita manualmente, seja por e-mail, WhatsApp ou telefone, e os dados não são atualizados regularmente. Isso é muito ruim!

Há, por exemplo, dados referentes aos prazos de entrega do fornecedor que são inseridos uma vez e permanecem inalterados por anos (às vezes nem isso é realizado por alguns compradores, visto a urgência de compra).

Além disso, pode-se observar que os dados de planejamento ou previsão de compra não são determinados automaticamente, com base nos cardápios planejados e informações do estoque, ou seja, são lançados e consolidados manualmente pelos compradores, após envios dos pedidos pelas Unidades. E assim, a atividade logística da empresa é que acaba sofrendo.

Sendo assim, otimizar o processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos com um software de gestão específico para o segmento permite aperfeiçoar a estrutura organizacional. Por isso, as concessionárias de alimentação estão contando com soluções integradas para melhorar o desempenho e atingir melhores resultados.

Dica: Leve em conta que uma seleção de fornecedores adequada reduz os custos de compra, melhora os lucros, diminui o prazo de entrega do produto, aumenta a satisfação do cliente e fortalece a competitividade.

Conclusão

Restaurantes corporativos de sucesso não se preocupam apenas com custos e a eficiência na cadeia de suprimentos, mas em como se adaptar às mudanças tecnológicas de forma rápida, mantendo o alinhamento do setor e, é claro, do negócio.

A transformação em uma cadeia de suprimentos 4.0 requer que os recursos relacionados à digitalização sejam bem utilizados na organização.

Sendo assim, controles e procedimentos devem ser instituídos para impedir que os custos fiquem fora de controle. Por isso, adquirir sistemas que integram os setores da organização, inclusive a cadeia de suprimentos, e que viabilizem um melhor desempenho aos restaurantes corporativos com otimização dos processos, agilidade e assertividade na tomada de decisão, é a saída mais eficaz.

Considere conhecer o TecFood by Teknisa, o melhor sistema do mercado de food service, utilizado pelos principais players do segmento, que integra todas as áreas do restaurante corporativo, inclusive com Portal de Compras, também para uso do fornecedor, permitindo agilidade no processo de cotação de preços, melhores negociações, eliminação de retrabalhos para os setores de compras dos restaurantes corporativos, gerando eficiência no processo, promovendo melhores tomadas de decisão, redução de custos e ganho de produtividade.

E mais! Adquira um bom sistema para para garantir uma redução de custos em até 2% nas compras, 1,5% no estoque e 2% no cardápio. Economia de 7% ao ano.

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Até a próxima!