BigDinner by Teknisa

Buffets e eventos | concessionárias de alimentação

Gestão da produção, orçamentos, materiais e mão de obra de buffets

Com a solução BigDinner, desenvolvida pela Teknisa, os gestores de buffets ou de concessionárias de alimentação que têm que promover eventos dentro das suas Unidades, isto é, em suas cozinhas terceirizadas, podem realizar uma gestão mais assertiva da prestação desse serviço. A partir de cada etapa de planejamento até a produção e a pós-produção de um evento, os sistemas que abarcam o BigDinner oferecem total controle e apoio aos gestores desse segmento.

Realizar um evento, por mais simples que possa parecer, demanda tempo e conhecimento do negócio por parte de seus administradores. Assim, não dar a devida atenção à gestão dos processos produtivos, aos orçamentos e ao planejamento pode acarretar em transtornos e em prejuízo financeiro à empresa que está organizando.

Sem dúvidas, fatores básicos devem ser levados em consideração. Por isso, o ideal é buscar por alternativas que, não apenas otimizem o processo, como tornem o acesso às informações mais propício para a rápida tomada de decisões.

Dito isso, vale ressaltar que a solução BigDinner by Teknisa oferece controle total de todos os processos, desde a elaboração de orçamentos personalizados até o controle da produção e da expedição dos produtos, o que elimina gastos com fretes extras e desperdício de produtos, por exemplo.

Há algumas modalidades de orçamentos e cada uma delas possui um registro de dados para que o cálculo seja feito, por isso, mesmo uma boa solução deve facilitar o registro de cada tipo caso, pois, ao filtrar ou emitir um relatório, ele deve indicar caminhos a serem seguidos pelo gestor. Por exemplo, calcular a previsão de consumo dos produtos com base no histórico de pedidos traz agilidade ao orçar e otimização da gestão a fim de obter lucro sem desperdícios.

Os eventos se caracterizam por aspectos como o porte, a data de realização, o perfil dos participantes e os objetivos que pretendem alcançar: científico, cultural, comercial e social, congresso, seminário, simpósio, conferência, palestra, mesa-redonda, fórum, jornada, mostra, debate, feira, exposição, salão, workshop, oficina, lançamento de um produto, encontros de conveniência.

Seja qual for o tipo de evento, até mesmo se for sem fim lucrativo a priori, tais como os que caracterizam como cortesia ou permuta, a data e hora do evento, o número de convidados; os serviços necessários; a quantidade e preço dos produtos: unitário, total e controle os orçamentos padrões e kits etc; devem ser lançados com facilidade no sistema, pois futuramente tais dados são importantíssimos para a gestão de resultados.

Um orçamento bem detalhado é fundamental para a realização de qualquer tipo de evento. Nesse caso, descobrir as necessidades reais do evento, para que o investimento seja feito sem excesso, é essencial. Nessa etapa de pré-evento, um bom sistema para orçamentos de eventos deve permitir o monitoramento das finanças.

Durante a elaboração de um grande evento, se assegure de que seu sistema para organização e planejamento de eventos garantam:

1. Informações precisas sobre as necessidades reais;
2. Devida atenção ao orçamento que deve contar com informações precisas;
3. Previsões precisas a respeito de tendências futuras;
4. Acesso a informações sobre os requisitos técnicos disponíveis;
5. Acesso a procedimentos que emitam relatórios e controles satisfatórios e insatisfatórios;
6. Flexibilidade para mudanças de rota, a qual costuma ser necessária e comum em eventos.

Administre os agendamentos das degustações, mas mantenha a qualidade na produção em grande escala

Caso sua empresa seja do ramo de buffets, é sabido que seus clientes queiram degustar seus produtos. Esse é um momento de grande expectativa, pois trata-se de um fator decisivo. Um sistema para orçamento e eventos deve permitir o agendamento das degustações, mas também deve haver registro das opiniões dos clientes em relação a tal degustação, isto é, a aprovação ou não. A qualidade e o sabor dos itens a serem servidos devem ser meticulosamente levados em consideração no momento da produção. Mas, infelizmente, é comum se ouvir por parte dos clientes que tais características não são mantidas na produção em grande escala. Então, a gestão das receitas é tão importante quanto fechar um orçamento. Observe se o seu sistema para gestão de eventos permite a gestão das receitas e se tempo dos custos que elas apresentarão para que você possa tomar decisões em tempo hábil.

Com o ERP BigDinner by Teknisa, você pode contar com o cálculo automático de produtos, materiais e mão de obra de acordo com fórmulas e regras pré-definidas. Tudo isso apoia a seu buffet na fidelização de clientes, que comumente indicam seus serviços para outras pessoas. Hoje em dia, o que dizem sobre qualidade do serviço de uma instituição faz toda a diferença, principalmente nas redes sociais.

O gestor de uma empresa de eventos precisa contar com diversos relatórios para o correto gerenciamento dos passos do processo e dos resultados (desperdício, horas extras da equipe, sobras, dentre outros), alçadas para aprovação, etc. Portanto é necessário poder analisar os objetivos dos participantes – o que cada um deles espera do evento, e o que fará com que eles deem respostas positivas à sua empresa ao realizarem e/ou participarem da elaboração e execução do evento.

Com o respaldo da tecnologia é possível conferir aos realizadores e participantes de um evento, um formato e um tratamento que garantem os melhores resultados a eles, sejam pessoas físicas ou jurídicas que, de alguma forma, afetam a realização do evento.

Operações financeiras: qual é o rendimento esperado

É importantíssimo que o gestor de eventos possa calcular a margem de lucratividade sobre o custo e sobre a venda, além de ter acesso aos resultados financeiros obtidos com agilidade e em tempo de se tomar decisões. Também é primordial que você tenha ciência do quanto rende os eventos que você organiza e que identifique os apontamentos entre a diferença do custo operacional inicial x o custo atual. Com o BigDinner by Teknisa, tudo isso pode ser executado de forma bem prática. Além disso, as contas a pagar e receber, fluxo de caixa previsto e realizado, cobrança e conciliação bancária, carteira de cheques, demonstrativo de resultados e emissão de Nota Fiscal Eletrônica são funcionalidades que você pode contar.

Logística: quantidade, tipos de materiais, de alimentos, de transporte, dentre outros, devem ser bem monitorados ao se planejar a realização de um grande evento

Do início ao fim, é necessário que os gestores tenham total controle de todas as etapas da produção e realização de um evento, isto é, a começar pelo preparo de alimentos, e depois pelo almoxarifado, armazenamento, lavanderia, rouparia, estocagem, logística e materiais para expedição. Tudo tem que estar muito bem registrado e pensado.

A fase da expedição possui fatores bem críticos, pois requer alinhamentos que garantirão o sucesso do evento, mesmo porque, muitas das providências a serem tomadas, não podem ser decididas em cima da hora, o que requer planejamento e informações precisas.

Por exemplo, uma toalha de mesa que não vai para o salão de festas junto a todos os utensílios, pode estragar a imagem de um estabelecimento organizador de eventos. O transporte da comida e da bebida na temperatura inexata, quantidades e embalagens incorretas também acarretam em problemas sérios para as empresas.

Para não correr riscos e acabar por fazer uma má gestão, impactando os resultados financeiros, é necessário que se tenha uma solução totalmente voltada para o seu ramo de negócio.

O ponto da questão é poder contar com uma solução que possui integrações entre outros sistemas que colaborem com a excelência da administração, tais como o de pedido e o de estoque, por exemplo, que permite a manutenção dos dados referentes ao atendimento da solicitação e a atualização do estoque de acordo com a saída dos produtos. Além disso, a solução deve permitir o controle das saídas de mercadorias da empresa, sendo aconselhável que as transportadoras sejam acompanhadas até a entrega final das mercadorias/encomendas.

A quantidade de produtos per capita e de utensílios para alocação no evento devem ser calculados de forma precisa, e, ainda, após o evento, a devolução dos produtos e utensílios que foram utilizados nos eventos devem ser checados e registrados, ressaltando que o estoque também deve ser atualizado automaticamente.

Invista em ferramentas que potencializam os resultados das empresas do ramo de buffet

Poder contar com a tecnologia da BigDinner para organizar o serviço de buffet e eventos torna sua gestão mais estratégica, além de qualificar sua equipe e reduzir custos.

A tecnologia BI (Business Intelligence) permite o acesso a relatórios gerenciais, indispensáveis para o acompanhamento mais minucioso dos processos. A praticidade de se ter acesso a informações através da tela de um computador móvel, tablet e até smartphone, estando dentro ou fora de uma empresa, é de grande relevância. Por isso, contar com esta tecnologia é de grande valor estratégico.

A tecnologia surge, não para sobrepor, mas para somar ao conhecimento da empresa. Por isso, é essencial investir em soluções para otimizar processos.

Ficou interessado na solução BigDinner by Teknisa? Entre em contato para saber mais. Nossos consultores estão sempre prontos para te contar sobre cada ferramenta de gestão.