Como fazer a qualificação de fornecedor em seu restaurante?

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A gestão da qualificação de fornecedor é um dos processos mais importantes para uma empresa de food service, uma vez que seu desempenho reflete diretamente na precificação e na qualidade dos produtos oferecidos no cardápio.

Essa atividade é considerada estratégica ao negócio. Até porque estamos lidando diretamente com alimentos que possuem prazo de validade específicos e diferentes formas de armazenamento.

Nesse contexto, o setor de compras precisa estar atento às avaliações dos alimentos e seguir os critérios estabelecidos pelo restaurante ou franquia.

Os fornecedores estão no centro das atividades e processos de quase todas as organizações.

E seu papel neste processo é de gerenciar e controlar custos, promover a excelência em serviços e reduzir os riscos para obter maior valor de seus fornecedores ao longo do ciclo de vida do negócio.

Por isso é necessário conhecer soluções que garantam que a cadeia de suprimentos funcione da maneira mais eficaz possível. Continue lendo e saiba como fazer a qualificação de fornecedor em seu restaurante.

O que é Gestão da Qualidade?

A gestão da qualidade é o ato de supervisionar diferentes atividades dentro de uma organização a fim de garantir que os resultados, os benefícios e processos pelos quais são entregues atendam os requisitos das partes interessadas.

A gestão da qualidade possui quatro componentes:

• Planejamento da qualidade;
• Garantia da qualidade;
• Controle da qualidade;
• Melhoria contínua.

Isso inclui procedimentos, ferramentas e técnicas usadas para garantir que os resultados e os benefícios atendam às exigências do cliente.

O planejamento da qualidade envolve a preparação de um plano de gestão da qualidade que descreve as métricas e processos que serão utilizados. Isso deve ser acordado com as partes envolvidas para garantir que suas expectativas em relação à qualidade sejam identificadas de forma correta.

Os processos descritos no plano de gestão da qualidade devem estar em conformidade com os requisitos legais, cultura e valores da empresa anfitriã.

Continue a leitura e saiba mais sobre a qualificação dos fornecedores!

De olho na qualificação de fornecedores

O trabalho de fiscalização pode ser realizado por profissionais capacitados pela própria empresa ou por consultores especializados no mercado food service.

Para isso dar certo, é importante implementar uma cultura de segurança e qualidade que vai desde o setor operacional até os diretores do estabelecimento.

É uma mudança de hábitos em prol da excelência do que é comprado, preparado e servido aos clientes.

Contar com bons parceiros comerciais é sinônimo de compras mais seguras e qualificadas. Esse processo é tão importante que causa impacto na fidelização de clientes e gera uma relação de confiança com fornecedores, que, consequentemente, abrem as portas para negociações nas quais todos saem ganhando.

Busque por referências no mercado

É imprescindível que o seu fornecedor esteja de acordo com as normas de segurança alimentar. Por isso, separamos algumas dicas para você seguir e verificar a reputação no mercado antes de fechar qualquer parceria:

• Converse com colegas do setor;
• Pesquise opiniões;
• Busque feedbacks na internet;
• Procure resultados de avaliações anuais que são feitas por algum órgão regulador;
• Solicite à empresa certificados e licenças de inspeções.
• Mantenha um histórico do fornecedor, qualificando suas entregas e pontualidade.

De acordo com a norma da ABNT ISO 9001:2015: “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Todos os processos e procedimentos para qualificação de fornecedores permitem que você conheça tanto a origem quanto a procedência das matérias-primas utilizadas em seu restaurante.

Além disso, também é possível acompanhar o cadastramento, adequação e laudos referentes aos alimentos, possibilitando a melhoria contínua dos processos.

Fornecedor nunca é demais!

Conte com vários prestadores de serviço em seu restaurante! Afinal, a sua principal fonte de matéria-prima pode falhar algum dia (você não quer pagar para ver, né?).

Caso isso aconteça, você precisará realizar uma compra de emergência ou até mesmo excluir um prato daquele dia — o que pode afetar o seu orçamento. Já pensou se um cliente vai comer seu prato favorito e ele não está disponível? Decepcionante!

Assegure que sua cartela de fornecedores esteja sempre atualizada e que mantenha a margem de lucro desejada, mesmo que você compre em cima da hora. Uma ampla gama de parceiros evita que seu restaurante fique sem os insumos essenciais para o funcionamento e permite que você faça uma tabela de preço.

O restaurante tem o papel de fiscalizar aqueles que fornecerão sua matéria-prima!

Esteja sempre em contato com os estabelecimentos e fábricas, fazendo visitas constantes, pois isso permite que você tenha visão estratégica sobre como o fornecedor tem atuado, podendo avaliar, inclusive, a qualidade de suas operações.

Conselhos valiosos:

• Não se apegue apenas a um parceiro para cada tipo de produto;
• Faça a pesquisa de preço entre os fornecedores que você tem na sua cartela;
• Crie uma lista de pelo menos 3 empresas para cada tipo de matéria-prima;
• Visite seus fornecedores com frequência.

Você pode utilizar uma pesquisa de satisfação com os seus clientes para saber o que eles acham da qualidade do seu produto. A partir desse resultado é possível identificar quais alimentos são mais consumidos e quais fornecedores você deve ter como planos A, B, C ou até D (caso algum deles te deixem na mão).

Esses critérios interferem na eficácia do seu negócio e no seu próprio desempenho, uma vez que os clientes estão atentos à toda a cadeia de produção.

Cobre pontualidade nas entregas

O nível de entregas é um dos principais indicadores de qualificação. Quem trabalha em um restaurante sabe que as entregas dos prestadores de serviço devem ser realizadas diariamente e pontualmente, uma vez que grande parte dos pratos são preparados com produtos novos e frescos. Só assim é possível atender ou superar as expectativas dos clientes.

Lembre-se: não é somente a qualidade do prato que é colocada à prova, o funcionamento do estabelecimento também é influenciado pelos prazos de entrega acordados com os parceiros.

Negocie!

Quem não quer comprar bons produtos e economizar sempre que possível? O preço é uma variável muito importante ao buscar prestadores de serviço de qualidade. Isso porque o valor da matéria-prima deve ser compatível com o orçamento do seu restaurante e representar no máximo 25% do preço do prato servido.

O poder de negociação do gestor deve entrar em ação. Afinal, os parceiros já possuem valores estabelecidos e que variam muito conforme a sazonalidade.

#Dica: ter uma boa relação de custo-benefício permite medir o ganho do que foi orçado em relação ao que foi comprado — o saving financeiro. Ele é um indicador que mensura os resultados do negócio no âmbito financeiro e de performance.

Outro ponto fundamental é que a negociação impacta diretamente no cálculo do CMV — Custo de Mercadoria Vendida. Esse cálculo permite que os custos do negócio sejam diluídos entre as mercadorias vendidas e garante uma precificação justa e que o produto se pague.

Importante!

A prioridade deve ser sempre a qualidade do produto! Embora o preço seja indispensável, ele não deve ser o primeiro motivo de compra. Geralmente, o cliente prefere pagar um pouco mais caro por uma refeição saborosa a pagar por uma comida que não lhe agrade.

Reduza os gargalos de produção

Outro excelente benefício da qualificação de fornecedores é a identificação dos gargalos de produção que possam surgir devido à falta de relacionamento com fornecedores.

Melhorar o controle da produção reduz o retrabalho, os desperdícios de recursos e o tempo na resolução dos processos aumentando também a produtividade.

Satisfação garantida

Não basta ter o melhor cardápio da região ou uma estrutura impecável se você não tem bons fornecedores para o seu negócio. O sucesso de um estabelecimento começa pelos bastidores, passa pela qualidade e disponibilidade dos produtos, transita pelos custos dos seus pratos até chegar ao fornecimento da melhor comida para os seus clientes com o preço justo!

E-procurement: você sabe o que é? Sua empresa usa?

Conhecido como fornecimento eletrônico, o e-procurement refere-se a todas as etapas de automação necessárias durante o processo de compras B2B. Ele abrange desde a prospecção de fornecedores até o fechamento da compra por meio de um software.

Muito utilizados pela área de compras das empresas o sistema de gestão permite automatizar o fluxo de negociações.

Qual software usar na sua empresa?

O sistema de automação comercial simplifica e moderniza o processo de compra por meio de um aplicativo. A ferramenta permite que seus fornecedores informem os preços de cotação, visualizem todos os pedidos de compra (AF’s) que foram enviados e as condições de pagamento de suas notas fiscais (NF’s).

A solução muda a forma como as negociações e compras são realizadas, impactando direta e positivamente no setor.

Com sistemas de gestão ERP você consegue:

• Qualificar e fidelizar fornecedores;
• Formalizar solicitações e transações de compras;
• Reduzir tempo de cotação e de negociação de preços;
• Padronizar os documentos de cotação, eliminando erros, rasuras e planilhas;
• Gerir contas a receber;
• Melhorar a gestão da qualidade.

De fato, a tecnologia está batendo à sua porta e não tem como fugir. Há alguns anos, as compras B2B eram feitas manualmente e sem nenhuma estratégia.

A tecnologia chegou para suprir a demanda por agilidade, melhorando o setor de estoque e impactando na gestão de compras. E com os sistemas de automação comercial é possível:

• Verificar pedidos de cotação em tempo real e acompanhar diversos detalhes, como: situação (enviado, recusado, pendente), categoria do comprador, data de validade e quantidade de produtos cotados;
• Visualizar valores, status e data de criação das autorizações de fornecimento;
• Integrar todas as informações disponíveis no aplicativo automaticamente com as soluções de Suprimentos e Contas a Pagar.
• As mudanças realizadas pelo sistema geram benefícios para todo o negócio, como:
  • redução dos custos;
  • agilidade nos processos;
  • clareza e objetividade para tomadas de decisões;
  • melhor atendimento ao cliente e vantagem competitiva.

Conclusão

É fundamental garantir a avaliação e qualificação de fornecedores, bem como boas práticas de gestão, como o cumprimento de prazos de entrega e qualidade do atendimento, para que tudo esteja adequado aos códigos e valores do negócio.

A qualificação do fornecedor pode ser vista como uma ferramenta de avaliação de riscos e deve fornecer um nível adequado de confiança em que fornecedores, vendedores e  contratados possam fornecer qualidade nos materiais, componentes e serviços, em conformidade com os requisitos regulamentares.

O processo integrado de qualificação de fornecedores também deve identificar e reduzir os riscos associados aos produtos e serviços oferecidos.

Ter uma qualificação de fornecedores eficaz envolve muito trabalho administrativo, armazenamento e controle de documentos e envolvimento constante com todos os seus fornecedores para obter as informações necessárias.

E para seguir toda essa jornada você pode (e deve!) contar com a Teknisa. Nós atuamos há quase 30 anos no mercado e oferecemos soluções que vão potencializar o seu negócio. Os grandes players do mercado já usam o nosso sistema.

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