Compras centralizadas: por que é importante fazê-las?

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Quando dialogamos sobre a gestão de um estabelecimento food service, é comum que o processo de compras centralizadas seja citado como um tópico importante. Isso porque estamos falando de um importante procedimento que envolve a organização como um todo.

No entanto, a depender da empresa, as aquisições de matéria-prima são realizadas de diferentes formas. De forma descentralizada, por assim dizer. O que significa que as compras possam ser feitas por profissionais além dos já destinados a essa atribuição.

Como resultado, caso o controle das compras não seja feito de forma frequente, haverá discrepância durante a análise da verba gasta. Por isso, o gestor deve permanecer atento ao orçamento previsto para compras. Isto é essencial para evitar gastos desnecessários e, consequentemente, prejuízos.

Mas, para onde os gestores da área de alimentação fora do lar estão inclinados? Será que eles adotam o modelo de compras centralizadas, ou optam pela descentralização da aquisição de mercadorias? E qual é a consequência de adotar cada um?

Acompanhe o post para que possamos descobrir juntos. :)

Antes de se posicionar escolhendo um modelo, faça um planejamento e decida-se com segurança!

Segundo dados levantados pela Pesquisa Cenário Food Service 2018 (para ter acesso à pesquisa, entre em contato), realizada pela Teknisa, foi evidenciado que a maioria dos gestores optam pelas compras centralizadas. Uma fatia considerável de 87,7% dos participantes afirmou que este modelo é o que está em vigor na empresa. Você deve estar se perguntando: que vantagens cada gestor percebe nesta opção de compras centralizadas para o segmento de alimentação?

Se você, gestor(a), se encontra fora dessa porcentagem, é importante entender um pouco mais sobre a centralização das compras.

Inicialmente, é de suma importância compreender que, antes do processo de aquisição de materiais e suprimentos, é necessário estruturar um planejamento eficaz de custos. O posicionamento da empresa poderá garantir, ou não, a efetividade do procedimento de compras. Por isso, é importante que três pontos estejam bem claros aos gestores:

• O “desenho” do processo de compras;
• O orçamento devidamente calculado para a aquisição de matérias-prima;
• As atribuições aos profissionais que estejam envolvidos no processo de compras.

Com esses três fatores em mente, será mais fácil direcionar todo o processo, tornando-o mais assertivo.

Compras centralizadas até que ponto, quais os cuidados se deve ter?

Apesar da maioria dos gestores ter respondido que adotam o modelo de compras centralizadas, existem algumas situações que podem comprometer este cenário.

Muitas empresas, apesar de terem adotado tal processo, acabam liberando para compra alguns gêneros, que serão adquiridos diretamente pela gerente da Unidade, por exemplo. É o que acontece com alguns itens de hortifrútis, pães, leite etc. Isso ocorre porque centralizar todas as compras é um desafio maior do que parece. Por isso, voltamos a dizer que o planejamento é muito importante!

A prática de “liberar a compra” para alguns profissionais é um risco para que haja um gasto maior por parte da empresa, uma vez que não há como garantir que a gerente da Unidade fará a compra apenas do que foi planejado.

Invista em negociadores para realizar as melhores compras!

Sabemos por que centralizar as compras é importante, certo?

Por isso, mesmo que sua empresa já adote este modelo, investir no perfil dos profissionais que realizam as compras é essencial para que o processo não se descentralize em algum momento.

Os compradores acumulam atividades que vão desde a cotação dos preços, até a negociação, avaliação dos melhores preços, geração dos pedidos e o gerenciamento e realização dos cancelamentos e pedidos extras. Entretanto, é extremamente importante focar na negociação de valores. Mas, em nível tático, como fazer isso?

Uma dica interessante é poder contar com softwares de gestão. Dessa forma, os profissionais poderão contar com ferramentas que facilitam o levantamento de preços, além de negociar e disponibilizar pedidos de compra. Assim, otimiza-se o processo do preenchimento de planilhas, processo bastante manual e vulnerável a erros.

Compras centralizadas: importante fazê-las e mantê-las!

Durante o nosso diálogo aprendemos que mais importante que adotar o modelo de compras centralizadas é:

• Ter um planejamento de compras bem definido;
• Realizar levantamentos semanais das aquisições e gastos;
• Capacitar profissionais e evitar que o processo seja “liberado” para gerentes da Unidade, que poderão focar ainda mais em outras atribuições;
• Focar nas negociações;
• Contar com um “Portal de Compras”.

Com essas dicas em mente, será possível implementar o processo ou, caso o tenha adotado, aprimorá-lo ainda mais. Quer saber mais? Entre em contato com um de nossos consultores.

O que achou do texto? Acredita que as dicas foram valiosas ao seu empreendimento? Não deixe de comentar! :)