Cozinhas industriais: redução de custos, como garantir?

A redução de custos em cozinhas industriais é essencial como em qualquer empreendimento, mas se torna ainda mais crucial em um mercado altamente competitivo como o de refeições coletivas. O setor de catering, que engloba restaurantes corporativos, alimentação escolar, dieta hospitalar, buffets e eventos, enfrenta desafios constantes para manter seus custos sob controle e garantir um desempenho financeiro saudável.

Neste artigo, vamos explorar cinco estratégias e práticas valiosas para reduzir os custos em cozinhas industriais e otimizar o uso dos recursos disponíveis. Uma dessas estratégias é a implementação da solução TecFood, um sistema específico para a gestão de cozinhas industriais.

Vamos destacar como o TecFood pode simplificar a gestão, controlar os custos e maximizar a eficiência operacional, ajudando você a alcançar um desempenho financeiro sólido e sustentável em suas cozinhas industriais.

Antes de entrarmos nas estratégias específicas, também discutiremos a importância da gestão estratégica de custos e como ela pode ser um pilar fundamental para o sucesso e a rentabilidade de qualquer empresa, incluindo as cozinhas industriais.

Portanto, continue lendo para descobrir como gerir seus custos de forma inteligente pode ser a chave para o sucesso nesse setor altamente desafiador.

Maximize a eficiência operacional: 5 maneiras de reduzir custos em cozinhas industriais

Muito se fala a respeito das perdas financeiras no setor em que atuam as cozinhas industriais. Em um mercado competitivo, realizar um monitoramento de custos eficiente é essencial a qualquer gestor que não queira ficar para trás.

Mas sabemos que isso também não é algo fácil, e muitas vezes os gastos desnecessários acabam passando despercebidos, contribuindo para um aumento de custos que poderia ser evitado.

Pensando nisso, trouxemos 5 dicas acerca de estratégias e práticas que podem ser implementadas para reduzir os custos nas cozinhas industriais, para te auxiliar a otimizar a utilização dos recursos disponíveis e alcançar um desempenho financeiro saudável.

Entre essas valiosas dicas, destacaremos o TecFood, um sistema específico para a gestão de empresas que prestam serviços aos diversos tipos de catering, dentre eles estão as refeições coletivas, alimentação escolar, dieta hospitalar, buffets e eventos, entre outros.

O TecFood é uma solução tecnológica poderosa que simplifica a gestão de cozinhas industriais, controla custos e maximiza a eficiência operacional, permitindo que você alcance um desempenho financeiro sólido e sustentável com seu restaurantes coletivos.

Com o TecFood você pode facilmente monitorar os custos, otimizar o estoque, controlar o desperdício e tomar decisões informadas para reduzir despesas desnecessárias. Esta solução avançada é um aliado essencial para enfrentar os desafios financeiros no setor de catering e garantir a saúde financeira do seu negócio.

Lembre-se, o sucesso na gestão de custos é fundamental para o sucesso das cozinhas industriais, e o TecFood está aqui para ajudá-lo a alcançar seus objetivos financeiros com eficácia e confiança.

Assista ao depoimento de Pedro Suassuna, sócio e diretor da Cozzi Restaurantes Industriais, que fala sobre ganho de eficiência e melhoria na gestão dos processos!

Antes de tudo: a importância da gestão estratégica de custos nas cozinhas industriais

A gestão estratégica de custos desempenha um papel fundamental no sucesso e na rentabilidade de qualquer empresa, e não é diferente para as cozinhas industriais, haja vista que fornece informações valiosas que auxiliam os gestores a compreender os custos envolvidos em cada aspecto do negócio.

Do mesmo modo, em cozinhas industriais, a gestão de custos permite identificar áreas de altos gastos, desperdícios e oportunidades de melhoria. Com base nessas informações, os gestores podem tomar decisões informadas e adotar medidas estratégicas para reduzir os custos nas cozinhas industriais.

Consequentemente, a empresa pode oferecer preços mais competitivos aos clientes, melhorar a qualidade dos produtos e serviços e investir em inovação. Isso cria uma vantagem competitiva e aumenta as chances de sucesso a longo prazo.

Além disso, ao ter uma visão clara dos custos envolvidos nas operações, a empresa pode estimar com maior precisão os gastos futuros, definir metas realistas de lucro e estabelecer um orçamento adequado. Isso proporciona estabilidade financeira e evita surpresas desagradáveis no futuro.

Mas o que seria uma gestão estratégica e como é possível reduzir os custos através dela?

Confira nossas dicas abaixo!

Dica 1: Gestão eficiente nas cozinhas industriais: acompanhe de perto!

O primeiro passo para reduzir custos em cozinhas industriais é identificar onde estão os seus gastos e em quais áreas é possível reduzi-los. Afinal, sem acesso a informações, é praticamente impossível tomar decisões informadas e assertivas.

Para isso, recomendamos uma boa gestão de fluxo de caixa, excelência no fechamento fiscal, um planejamento orçamentário eficaz e uma análise com base em KPIs.

Faça uma boa gestão do fluxo de caixa

Embora a gestão de fluxo de caixa não reduza diretamente os custos, ela desempenha um papel fundamental na identificação de áreas de desperdício, otimização de recursos e controle financeiro, resultando em uma redução efetiva dos custos.
A gestão do fluxo de caixa refere-se ao processo de monitorar, analisar e controlar o movimento de entrada e saída de dinheiro em uma empresa.

O fluxo de caixa é o montante de dinheiro que entra e sai de uma organização durante um determinado período de tempo, e sua gestão é essencial para garantir a saúde financeira e a viabilidade do negócio.

Ela envolve o acompanhamento de todas as fontes de receita, como vendas de produtos ou serviços, investimentos, empréstimos, entre outros, e a análise detalhada de todas as despesas, como pagamento de fornecedores, salários, aluguel, impostos, etc.

Existem várias ferramentas e técnicas disponíveis para auxiliar na gestão do fluxo de caixa, como orçamentos, previsões financeiras, análise de tendências, negociações com fornecedores e clientes, entre outras.

Nesse caso, o uso de sistemas automatizados de gestão financeira e software de fluxo de caixa, como TecFood da Teknisa, facilita o processo de monitoramento e controle das movimentações financeiras.

Economize recursos: o papel vital do do software no fechamento contábil

Ter um bom sistema de software no fechamento contábil é de extrema importância para cozinhas industriais de todos os tamanhos e setores. Aqui estão as principais razões para isso:

• Precisão e redução de erros: Um software de contabilidade automatiza cálculos complexos e processos, minimizando erros humanos. Isso é fundamental para a precisão das demonstrações financeiras e o cumprimento das obrigações fiscais.
• Economia de tempo: Softwares agilizam tarefas contábeis, economizando tempo que seria gasto em processos manuais. Isso permite que os profissionais de contabilidade foquem em análises estratégicas.
• Cumprimento legal: Um bom sistema de software acompanha as regulamentações fiscais em constante mudança, garantindo que os impostos sejam calculados e relatados de acordo com a lei, isto é, com a Receita Federal.
• Tomada de decisão informada: O acesso a dados financeiros precisos e em tempo real ajuda na tomada de decisões informadas sobre orçamento, investimentos e estratégias financeiras.
• Eficiência e produtividade: Processos automatizados aumentam a eficiência, permitindo que uma equipe menor execute tarefas que normalmente requereriam mais recursos humanos.

A elisão fiscal é uma prática legal que busca reduzir a carga tributária de uma empresa, aproveitando brechas na legislação fiscal de forma ética e transparente. Aqui estão algumas maneiras de reduzir custos através da elisão fiscal:

• Planejamento tributário: Identifique as oportunidades de economia fiscal por meio de um planejamento tributário estratégico. Isso pode envolver a escolha do regime tributário mais vantajoso, a otimização de créditos fiscais e a análise de deduções permitidas.
• Uso de incentivos fiscais: Pesquise os incentivos fiscais oferecidos pelo governo para setores específicos ou regiões geográficas. Esses incentivos podem incluir reduções de impostos, isenções ou créditos fiscais.
• Revisão de documentação: Garanta que todos os documentos contábeis estejam em ordem e que todos os custos dedutíveis sejam devidamente registrados. Isso inclui despesas operacionais, depreciação de ativos e outros elementos que podem reduzir a base tributável.
• Investimento em ativos estratégicos: Avalie investir em ativos que proporcionem benefícios fiscais, como a depreciação acelerada de equipamentos. Isso pode ajudar a reduzir a renda tributável.
• Consultoria especializada: Considere a contratação de consultores fiscais ou contadores especializados em elisão fiscal. Eles podem identificar oportunidades específicas para a sua empresa e ajudá-lo a implementar estratégias fiscais eficazes.

É importante ressaltar que a elisão fiscal deve ser realizada dentro dos limites legais e éticos. A evasão fiscal, que envolve práticas ilegais para evitar impostos, pode resultar em sérias consequências legais e reputacionais para a empresa. Portanto, a orientação de profissionais qualificados é fundamental.

Tenha um planejamento orçamentário eficaz

O planejamento orçamentário é um processo que envolve o estabelecimento de metas financeiras e a alocação de recursos em uma empresa, geralmente para um determinado período de tempo, como um ano fiscal.

Seu objetivo principal é fornecer uma visão abrangente das finanças da empresa e orientar a tomada de decisões estratégicas.
Ele envolve a elaboração de um plano detalhado de receitas esperadas, incluindo vendas, investimentos, empréstimos, entre outros, e a definição das despesas projetadas, como salários, custos operacionais, marketing, pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

Para fazer isso, trouxemos algumas dicas:

• Analise o histórico financeiro: Analise os dados financeiros anteriores da empresa, como receitas, despesas e fluxo de caixa, para identificar padrões, tendências e áreas de melhoria. Isso fornecerá insights valiosos para a elaboração do orçamento.
• Determine as despesas: Identifique todas as despesas necessárias para a operação do negócio, incluindo salários, aluguel, fornecedores, marketing, manutenção, impostos, entre outras. Analise cada categoria de despesa para identificar oportunidades de redução de custos, se possível.
• Monitore e ajuste regularmente: Acompanhe regularmente o desempenho financeiro em relação ao orçamento estabelecido. Compare os números reais com as projeções e identifique variações significativas. Faça ajustes no orçamento quando necessário para manter a sua eficácia ao longo do tempo.
• Faça revisões periódicas: Realize revisões periódicas do orçamento para garantir que ele esteja alinhado com as mudanças no ambiente de negócios e as metas da empresa. Faça ajustes conforme necessário para otimizar o planejamento financeiro.
• Utilize ferramentas adequadas: O mais adequado é utilizar software de gestão financeira para facilitar o processo de planejamento orçamentário e o monitoramento contínuo do desempenho financeiro.

Identifique os melhores KPIs para o seu negócio

Os Indicador-chave de Performance, do inglês Key Performance Indicadores (KPIs), são métricas que medem o desempenho e a eficiência dos processos e atividades dentro da empresa, permitindo acompanhamento sistemático dos processos.

Ao utilizar os KPIs corretos e monitorá-los regularmente, é possível identificar áreas de alto custo, gargalos e oportunidades de melhoria, permitindo que sejam tomadas medidas para reduzi-los.

Que os KPIs são essenciais a uma gestão eficiente e para a redução de custos nós já sabemos, afinal, é necessário conhecer e identificar onde estão concentrados os gastos antes de poder tomar decisões para reduzi-los. Mas quais KPIs das cozinhas industriais deve ter?

Lembre-se que a escolha de KPIs deve ser relevante para os seus objetivos, ou seja, é necessário ter um conhecimento dos processos das suas cozinhas industriais e realizar um levantamento que identifique pontos críticos e oportunidades de melhoria.

Esse levantamento pode ser feito a partir de uma consultoria, por exemplo.

Confira o vídeo a seguir para saber mais a respeito da consultoria de processos e redução de custos da Teknisa

 

Essa abordagem baseada em dados permite uma gestão mais assertiva e contribui para a redução de custos de forma consistente.

Dica 2: Tenha um planejamento de cardápio estratégico em suas cozinhas industriais

O planejamento de cardápio no restaurante corporativo é o cerne do custo. É a partir do planejamento que são gerados os volumes, a aprovação ou não de cancelamentos ou de solicitações extras.

É o planejamento que precisa entender a demanda e, para isso, o ideal seria fazer um planejamento de cardápio centralizado.

Trouxemos aqui alguns passos demonstrando como isso pode ser feito:

• Prepare e estruture uma área de planejamento centralizado com foco na gestão do custo.
• Faça uma análise dos contratos de cada cliente para preparar o receituário, respeitando as condições contratuais.
  Elabore um cardápio que esteja de acordo com o contrato estabelecido.
• Verifique se o cardápio está dentro da meta estabelecida antes de ser liberado para a Unidade.
• Realize a liberação do cardápio para a gerente da Unidade fazer suas sugestões.
• Faça a aprovação definitiva pela central de cardápios após análise das alterações propostas.
• Realize a geração do volume de compras somente após a aprovação definitiva do cardápio. A área de planejamento é responsável pela geração do volume e pela aprovação ou rejeição de cancelamentos ou extras das solicitações, pois ela entende a demanda que foi planejada.

Desse modo, o planejamento centralizado pode assegurar que todas as etapas anteriores sejam cumpridas de forma adequada, enquanto a falta de um bom planejamento de cardápio pode resultar em mudanças de última hora, compras desnecessárias e desperdício de alimentos.

Confira mais dicas no nosso e-book “07 erros ao planejar um cardápio”

É importante considerar, também, que investir em soluções tecnológicas inteligentes é um modo benéfico de otimizar esse processo de planejamento.

Um sistema de gestão eficiente para restaurantes corporativos deve permitir a análise de custos durante o planejamento do cardápio, garantindo que a produção atenda às metas de custo estabelecidas.

Além disso, práticas como redução de sobras, revisão de receitas e um bom planejamento alimentar podem evitar até 30% do desperdício alimentar, reduzindo gastos desnecessários e excesso de compras.

Assista ao nosso vídeo “Planejamento de Cardápio: 4 dicas para restaurantes corporativos” e descubra como um sistema de gestão pode facilitar o processo de planejamento de cardápio, economizar tempo e recursos, além de melhorar a eficiência operacional.

Pensando nisso, o uso de softwares de gestão de cozinhas industriais como Tecfood by Teknisa permite, por exemplo, centralizar e descentralizar o planejamento do cardápio, oferecendo opções estratégicas aos clientes e evitando prejuízos.

Dica 3: Centralize a gestão de compras

Fazer uma boa gestão dos processos de compras é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Uma gestão eficiente de compras envolve diversos aspectos, desde a identificação das necessidades da empresa até a negociação com fornecedores.

Porém, o que acontece muitas vezes é que a gestão de compras é delegada para as próprias unidades entrarem em contato com os fornecedores e fazerem pedidos. E essa abertura pode gerar custos adicionais sem que os gestores percebam.

Isso porque uma gestão de compras descentralizada dificulta o seu controle, o que pode levar muitas vezes a erros que acabam passando despercebidos, como a compra de produtos desnecessários ou não autorizados.

Por isso, para reduzir custos, centralizar e automatizar o processo de compras pode ser uma boa estratégia de negócio. Desse modo, todo o processo é realizado dentro de uma mesma área, sem a necessidade de delegar tarefas e perder o controle das etapas.

Dentro disso, o uso de um sistema como o TecFood by Teknisa auxilia os gestores a gerarem automaticamente a demanda de compras a partir do que foi planejado na área de planejamento.

Essa demanda, então, é processada pelo sistema com base nas negociações realizadas dentro do setor de compras, incluindo o contato com o fornecedor. Isso permite que haja maior controle e agilidade nas negociações, garantindo que todos os produtos sejam comprados pelo melhor preço.

Além disso, é possível realizar uma comparação entre o preço sendo negociado internamente e o preço de mercado, verificando se o preço pago condiz com o que o restante do mercado paga por cada um dos produtos.

Fazer essa comparação de cotações e preços também é uma prática essencial para reduzir os custos em cozinhas industriais. Ao comparar cotações e preços, você pode identificar itens desnecessários ou sobrevalorizados em algumas propostas.

Isso permite eliminar produtos que não são essenciais para a operação das cozinhas industriais ou buscar alternativas mais econômicas. Tenha sempre em mente que evitar gastos desnecessários contribui diretamente para a redução de custos.

Dessa forma, sua empresa poderá alcançar uma gestão de compras eficaz, contribuindo diretamente para a melhoria dos resultados financeiros.

Dica 4: Tenha uma gestão de estoque eficiente

Segundo dados da Abrasel (Associação Brasileira de Bares e Restaurantes), o mercado opera com uma média de perdas entre 10% e 18% nos estoques.

O controle de estoque é um aspecto fundamental para evitar isso e garantir o sucesso de qualquer negócio que envolva a gestão de produtos físicos.

Uma gestão de estoque em restaurantes corporativos feita de maneira eficiente permite manter um equilíbrio entre oferta e demanda e evitar a falta ou o excesso de produtos. Isso, por sua vez, contribui para a redução de custos.

Aqui estão algumas dicas para otimizar o processo de controle de estoque:

• Faça inventários regularmente: Faça inventários periódicos para verificar a quantidade física de produtos em estoque em comparação com os registros do sistema. Essa prática ajuda a identificar discrepâncias, como produtos faltantes ou em excesso, e permite corrigir erros rapidamente. Além disso, os inventários regulares ajudam a identificar produtos obsoletos ou com baixo giro, possibilitando ações para reduzir custos e liberar espaço no estoque.
• Estabeleça um sistema de categorização e organização: Crie categorias e subcategorias para os produtos e estabeleça um layout lógico para o estoque. Isso facilitará a localização dos itens, agilizando o processo de separação de produtos para atender a pedidos e minimizando erros. Utilize etiquetas, códigos de barras ou outras formas de identificação para facilitar o controle e registro das movimentações de estoque.
• Estabeleça níveis mínimos e máximos de estoque: Determine quantidades mínimas e máximas para cada produto com base na demanda, no tempo de reposição e no espaço disponível. Isso ajudará a evitar a falta de produtos essenciais e o acúmulo excessivo de itens com baixo giro. Mantenha um sistema de alerta para reabastecer produtos quando atingirem o nível mínimo, a fim de evitar interrupções nas operações.
• Analise e preveja a demanda: Utilize dados históricos, tendências de mercado e informações sobre sazonalidade para estimar a demanda futura. Assim, você poderá fazer previsões mais precisas e evitar a falta ou excesso de produtos.
  Considere também fatores externos, como promoções, eventos ou mudanças sazonais, que possam impactar a demanda.
• Estabeleça parcerias com fornecedores confiáveis: Mantenha um relacionamento sólido com fornecedores confiáveis e negocie prazos de entrega, descontos e condições de pagamento favoráveis.

Isso ajudará a garantir o abastecimento constante de produtos e a obter melhores preços, contribuindo para uma gestão eficiente de estoque.

Dica 5: Conte com a tecnologia para reduzir custos em cozinhas industriais

Estratégias para otimização de recursos e redução de desperdício desempenham um papel vital na gestão eficiente de cozinhas industriais. Algumas das práticas mais eficazes incluem o planejamento cuidadoso das porções, o acompanhamento de estoques para evitar excessos e a implementação de métodos de reaproveitamento de ingredientes.

Além disso, a formação de equipes conscientes e treinadas para minimizar o desperdício é fundamental. Essas estratégias não apenas reduzem os custos operacionais, mas também contribuem para uma operação mais sustentável e responsável do ponto de vista ambiental.

Uma boa estratégia para reduzir custos é contar com um sistema de gestão que automatize os processos e te dê acesso às informações necessárias para tomar decisões assertivas.

Pensando em todos esses processos, a Teknisa desenvolveu diversas soluções que te permitem colocar as dicas acima em prática, tudo feito de um só lugar!

Os sistemas TecFood dão acesso a vários relatórios e indicadores para que você possa de fato conhecer o seu negócio e conseguir identificar os problemas e as áreas que necessitam de melhorias. Além disso, os sistemas são customizáveis para a sua demanda.

O TecFood também oferece recursos avançados para gestão de custos e orçamento, permitindo o acompanhamento detalhado das despesas e a identificação de áreas de desperdício.

Com eles também é possível fazer um planejamento de cardápio, levando em consideração as regras contratuais, os custos planejados e outros parâmetros configurados manualmente, permitindo centralizar ou descentralizar os processos.

O mesmo pode ser feito para compras, cujo planejamento é facilitado, bem como as cotações, possibilitando a identificação de fornecedores mais vantajosos e a obtenção de melhores negociações de preços.

Por fim, o TecFood também permite um controle eficiente de estoque, evitando compras excessivas e minimizando o desperdício de alimentos.

Esperamos que essas perguntas e respostas ajudem a esclarecer as principais questões relacionadas à gestão eficaz de cozinhas industriais!