Gestão de estoque: como otimizar e reduzir custos no seu negócio

Um dos principais desafios de quem lida com alimentação coletiva é a gestão de estoque. Sendo assim, essa é uma tarefa que exige atenção constante e um planejamento detalhado, uma vez que a chave está em equilibrar o controle de custos sem comprometer a disponibilidade dos produtos.

Se você busca uma gestão de estoque mais eficiente e inteligente, este conteúdo trará informações e estratégias valiosas para otimizar seus processos e reduzir custos.

O que é gestão de estoque em empresas de alimentação coletiva?

A gestão de estoque na alimentação coletiva é um processo que envolve o planejamento, controle e organização dos produtos alimentícios, ingredientes e suprimentos.

Dessa forma, a gestão eficiente de estoque é essencial para garantir a diponibilidade dos itens, na quantidade adequada, no momento certo e pelo custo mais eficiente possível. Em outras palavras, saber as quantidades de cada produto, quando comprar novamente e como evitar perdas.

O que é Estoque?

Estoque é a quantidade de mercadorias armazenadas, seja no armazém ou na área de vendas. Sendo assim, ele inclui matérias-primas, produtos em processo de fabricação, itens acabados prontos para venda ou até mesmo produtos que estão em trânsito.

Estratégias para reduzir custos e melhorar a eficiência

Um inventário de estoque bem executado traz diversos benefícios, como:

• Otimiza o tempo e organiza sua mercadoria;
• Melhora o desempenho financeiro;
• Controla a aquisição de insumos com baixo fluxo de saída do estoque;
• Melhora a perspectiva de vendas;
• Contribui para a projeção de novos pedidos.

Além disso, em um cenário com uma gestão de estoque bem estruturada, é possível qualificar melhor os fornecedores, garantindo que eles atendam aos requisitos de qualidade, atendimento e preço.

Como realizar o inventário de estoque:

• Planejamento: primeiramente, antes de iniciar o inventário, defina uma data e horário adequados, minimizando interrupções nas operações. Nesse meio tempo, prepare as ferramentas e formulários necessários e contrate um software de gestão de estoque, para facilitar o processo.
• Contagem física: posteriormente, a equipe responsável deve realizar a contagem física de todos os itens no estoque.
• Registro de dados: após a contagem física, todos os dados devem ser registrados no inventário, incluindo nome do produto, quantidade, unidade de medida, custo unitário e valor total.
• Análise e reconciliação: depois disso, faça uma análise para identificar possíveis discrepâncias entre o inventário físico e os registros contábeis para que se possa detectar erros, perdas, desvios e outras questões que precisam ser corrigidas.
• Avaliação de estoque: uma vez que os dados estejam registrados, é hora de calcular o valor total do estoque, multiplicando a quantidade de cada produto pelo seu custo unitário para que se tenha um maior e melhor controle financeiro e análise de custos.
• Ações corretivas: em seguida, com base nas discrepâncias identificadas, tome ações corretivas, como investigação de perdas, ajustes de registros, revisão de práticas de armazenamento, e até mesmo processos de pedido e compra.
• Monitoramento contínuo: por fim, realize o inventário de estoque de forma regular, para manter um controle atualizado dos produtos, já que isso ajuda a garantir precisão nos registros e identificar problemas antes que eles se tornem críticos.

Como fazer a gestão de estoque:

Uma vez concluído o inventário, é essencial manter uma gestão de estoque ativa para garantir que os esforços realizados tragam resultados contínuos. Para isso, preparamos um passo a passo detalhado que ajudará você a implementar essa gestão de forma eficiente e estratégica.

• Previsão de demanda: comece estimando a demanda com base no histórico de comensais, padrões sazonais, produtos mais consumidos, metas de valor per capita por prato e dados contratuais. Essa previsão ajuda a calcular a quantidade necessária de alimentos e ingredientes, evitando tanto a escassez quanto o desperdício, e alinhando o estoque às reais necessidades.
• Pedidos e compras: com a previsão de demanda em mãos, organize os pedidos de compra para reabastecer o estoque de forma eficiente. Priorize fornecedores confiáveis e negocie preços, prazos e condições de entrega vantajosas.
• Recebimento e inspeção: ao receber os produtos, verifique imediatamente a qualidade e quantidade dos itens entregues. Cheque prazos de validade, integridade das embalagens, conformidade dos preços e se as notas fiscais correspondem à ordem de compra.
• Registro de estoque: registre cada item recebido de forma detalhada, utilizando sistemas informatizados de gestão de estoque. Os sistemas permitem monitorar as quantidades, identificar possíveis desvios, como perdas ou roubos, e simplificar o planejamento de compras futuras.
• Armazenamento adequado: organize os alimentos e ingredientes de maneira que sua qualidade seja preservada. Controle temperaturas, categorize itens e utilize técnicas como o método FIFO (First In, First Out) para garantir o uso dos produtos mais antigos antes dos mais novos.
• Monitoramento de desperdício: verifique os alimentos pouco utilizados e implemente medidas para reduzir perdas.
• Análise de Desempenho e Inventário: regularmente, analise dados de custos, vendas, desperdício e tendências de consumo. Essa análise permite identificar melhorias, otimizar processos e reduzir custos, garantindo uma gestão de estoque eficiente e sustentável.

A importância do controle de estoque para evitar prejuízos

A gestão de estoque é fundamental para controlar custos e evitar desperdícios. Um estoque excessivo de ingredientes ou produtos alimentícios pode gerar perdas financeiras, enquanto um estoque insuficiente pode resultar em atrasos na produção e até perda de clientes.

Nesse contexto, contar com ferramentas adequadas é essencial para garantir eficiência e precisão no controle de estoque. O Tecfood surge como uma solução completa, integrando o gerenciamento de estoque ao planejamento e à operação, otimizando processos e eliminando desperdícios.

Com o suporte certo, é possível evitar os erros mais comuns no serviço de catering. Vamos mostrar como!

Os 10 erros mais comuns na gestão de estoque e como evitá-los

Se você chegou até este artigo e acredita que o processo de gestão de estoque de sua empresa de refeição coletiva pode ser melhorado, é provável que esteja cometendo alguns erros comuns na administração dessa tarefa.

Identificar esses erros é o primeiro passo para otimizar a operação e alcançar melhores resultados. Continue lendo para descobrir quais são os 10 erros mais comuns e como evitá-los para garantir o sucesso do seu negócio!

1. Não ter alinhado com a equipe o processo do estoque

Uma gestão de estoque eficiente começa com a capacitação e o alinhamento da equipe, porque todos precisam compreender a importância dessa tarefa para que se tenha sucesso. Portanto, treine sua equipe para entender como a gestão de estoque impacta o setor de food service, bem como explique como a redução de desperdícios e o aproveitamento de insumos contribuem diretamente para a economia de recursos e a eficiência operacional do negócio.

É importante que a equipe seja integrada ao processo. Desse modo, esclareça os padrões envolvidos, como identificar o que sobra, o que pode faltar e como evitar excessos. Ao alinhar sua equipe e estabelecer padrões claros, você cria uma base sólida para uma gestão de estoque eficiente.

Além disso, realize treinamentos específicos e de forma contínua, como por exemplo, capacitações sobre o uso de softwares de gestão de estoque, técnicas adequadas de armazenamento, controle de validade e manuseio seguro dos alimentos.

Além disso, é fundamental que o gestor reconheça e valorize o esforço da equipe. Criar um ambiente colaborativo e incentivar o engajamento dos colaboradores no processo de gestão de estoque garante um controle mais eficiente e comprometido.

2. Não fazer o inventário diariamente

A frequência do inventário depende de fatores como o tamanho do estoque, volume de vendas, rotatividade de itens, sazonalidade e tipo de produto armazenado. No entanto, para garantir uma gestão de estoque eficiente, as empresas que trabalham com refeição coletiva devem realizar o inventário diariamente.

Assim, as equipes de cozinha e gestão mantêm uma visão atualizada dos produtos disponíveis e podem fazer pedidos de reposição de forma mais precisa.

Além disso, fatores sazonais também influenciam a frequência do inventário. Por exemplo, em períodos de alta demanda, como feriados ou eventos especiais, aumentar a frequência do inventário ajuda a assegurar um estoque suficiente para atender às necessidades.

Realizar o inventário de forma regular é essencial. Ignorar ou fazer o inventário de maneira esporádica compromete a gestão de estoque e a eficiência operacional do negócio.

3. Não registrar corretamente as entradas de mercadorias no estoque

Muitos proprietários ou gerentes de food service ainda cometem o erro de não conferir a entrada de mercadorias de forma precisa. Quando as entradas não são registradas corretamente, surgem vários problemas que afetam negativamente a gestão de estoque.

Isso porque registrar as entradas de mercadorias com precisão garante visibilidade sobre o estoque disponível, entretanto, sem esse controle, o desabastecimento pode ocorrer, gerando atrasos no serviço e insatisfação dos comensais.

Além disso, com o registro adequado das entradas, o inventário se torna mais fácil e preciso, uma vez que informações corretas ajudam a evitar imprecisões no controle de estoque, garantindo dados importantes como a validade dos produtos. Desse modo, uma gestão de estoque eficiente depende diretamente da precisão nos registros de entrada.

Por fim, registrar as entradas corretamente permite a gestão de custos e evita prejuízos financeiros. Por exemplo, ao conferir cada entrega, o risco de pagar por mercadorias não recebidas ou valores diferentes dos acordados com o fornecedor é reduzido, prevenindo perdas financeiras.

4. Não classificar os produtos comprados

Classificar corretamente os produtos comprados economiza tempo dos funcionários, simplifica as auditorias de estoque e facilita as verificações pontuais, permitindo que a equipe se concentre em outras tarefas essenciais.

Essa atividade ajuda a equipe de gestão de estoque e compras a identificar quais itens precisam ser adquiridos com mais frequência e quais têm uma demanda menor, como resultado, o planejamento de compras se torna mais eficiente, evitando tanto a falta de estoque quanto o excesso de compras desnecessárias.

Além disso, a classificação dos produtos facilita a organização do estoque, indicando onde armazenar cada item e como organizá-los, dessa forma, a equipe de cozinha e de gerenciamento encontra rapidamente os itens necessários, economizando tempo e esforço.

Finalmente, com a classificação dos produtos, a equipe de gerenciamento e cozinha terá uma visão mais clara do que está disponível no estoque. Como resultado, as decisões relacionadas ao planejamento do menu, promoções e até ofertas específicas, terão uma operação mais ágil e alinhada às necessidades dos consumidores.

5. Não contar com um espaço adequado para armazenar as compras

Ter um espaço de armazenamento adequado é essencial para uma gestão de estoque eficiente, uma vez que a falta de um local bem estruturado compromete a qualidade dos produtos e impacta diretamente a operação da cozinha. 

Um espaço adequado de armazenamento ajuda a manter a qualidade dos alimentos, uma vez que ele possibilita que os produtos sejam mantidos em temperatura ideal, longe de luz excessiva e umidade, e de acordo com suas necessidades específicas.

Além disso, com um espaço de armazenamento adequado, a organização do estoque se torna mais eficiente, já que dessa maneira, a equipe localiza os produtos com mais facilidade, reduzindo o tempo gasto na procura de itens e permitindo que a equipe de cozinha e gestão foque em outras tarefas essenciais.

Por fim, importante ressaltar que o armazenamento adequado também assegura a segurança alimentar, sendo essencial que o estoque seja organizado de modo a evitar a contaminação cruzada dos alimentos, principalmente daqueles mais alergênicos.

6. Não controlar a validade dos produtos no seu estoque

Controlar a validade dos produtos é uma prática essencial para a gestão eficiente de estoque. A análise do estoque deve considerar a rotatividade de cada insumo e o tempo de vencimento de cada item. Por exemplo, carnes e laticínios exigem consumo mais rápido do que farináceos e grãos.

Um controle rigoroso de validade é crucial para prevenir o desperdício de alimentos. Isso não apenas reduz os custos, mas também contribui para práticas mais sustentáveis, alinhadas aos princípios de ESG(Environmental, Social, and Governance).

Adotar estratégias que minimizem desperdícios reflete um compromisso com o meio ambiente, ao reduzir a geração de resíduos, e fortalece a imagem do negócio como uma empresa responsável e engajada com a sustentabilidade. Portanto, reduzir desperdícios deve ser um dos principais objetivos na gestão de estoque.

Nesse ponto, chamamos a atenção novamente para o método FIFO (First In, First Out), que prioriza o uso dos produtos mais antigos antes dos mais novos, é uma prática essencial para a gestão eficiente de estoque. Esse sistema ajuda a evitar o desperdício de alimentos, garantindo que os itens com prazo de validade mais curto sejam utilizados primeiro.

Além disso, é essencial que sejam estabelecidos procedimentos claros para verificação e registro das datas. Dessa forma, defina rotinas de inspeção diárias ou semanais, dependendo da rotatividade e dos tipos de produtos, e assegure que essas inspeções sejam realizadas com rigor.

Clique aqui para saber mais sobre o que é ESG. 

7. Não considerar as fichas técnicas

A ficha técnica de alimentos é uma ferramenta fundamental para a gestão de estoque e o controle de custos na alimentação coletiva. Ao fornecer as quantidades exatas de cada ingrediente, essa ferramenta permite que o gestor organize o estoque de maneira eficiente, evitando tanto o excesso quanto a falta de insumos durante o preparo dos pratos.

O uso de fichas técnicas oferece diversos benefícios para o controle de estoque e redução de custos. Entre eles, destacamos:

• Controle preciso sobre os ingredientes: Com as fichas técnicas, a equipe sabe exatamente o que cada prato exige, evitando desperdícios e auxiliando no controle rigoroso de custos.
• Consistência na preparação dos pratos: Ao seguir as fichas técnicas, a equipe garante que cada prato seja preparado da mesma forma, usando as mesmas quantidades de ingredientes e no mesmo tempo de preparo. Isso assegura uma qualidade constante, aumentando a satisfação dos clientes.
• Treinamento da equipe de cozinha: A ficha técnica também funciona como uma ferramenta de treinamento essencial. Ela ajuda os funcionários a manter o padrão desejado na preparação dos pratos, independentemente de quem esteja na cozinha, promovendo uniformidade e eficiência.

8. Não cuidar da limpeza do estoque

A limpeza do estoque desempenha um papel crucial na gestão de empresas que trabalham com refeições coletivas. Manter o espaço de armazenamento organizado e limpo não apenas assegura a qualidade dos produtos, mas também garante a segurança alimentar e o cumprimento das normas sanitárias. Além disso, realizar limpezas regulares é essencial para prevenir contaminações que possam comprometer a integridade dos alimentos, evitando que eles se tornem impróprios para consumo.

Para manter a limpeza do estoque, defina procedimentos claros de higienização, incluindo:

• Limpeza regular das prateleiras e recipientes;
• Remoção imediata de alimentos vencidos ou estragados;
• Manutenção de registros precisos dos produtos armazenados e suas respectivas datas de validade.

Empresas de catering devem estabelecer procedimentos escritos, com um cronograma de limpeza detalhado e uma lista de verificação para assegurar que todas as áreas sejam devidamente limpas e desinfetadas. No Brasil, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) fornece orientações específicas sobre limpeza e desinfecção de superfícies, incluindo a frequência recomendada e produtos químicos adequados.

9. Não controlar a saída das mercadorias do estoque

Assim como o controle da entrada de mercadorias é essencial, monitorar a saída e a distribuição desses itens também é fundamental. Esse controle garante que os dados de consumo reflitam o que é efetivamente servido, especialmente no fechamento de cada mês. Além disso, monitorar a saída ajuda a identificar possíveis vazamentos de mercadorias, como perdas por falta de utilização ou até roubos de ingredientes e insumos.

Sem um controle adequado da saída, surgem problemas que impactam diretamente a gestão de estoque, como saber que está disponível no estoque. Esse descontrole pode levar tanto ao desabastecimento quanto à superestimação dos itens, gerando custos desnecessários e dificultando a gestão.

Para evitar esses problemas, estabeleça procedimentos claros para o controle da saída das mercadorias. Registre cada saída imediatamente após a venda, incluindo informações como data, número do pedido, nome do cliente e quantidade vendida.

Além disso, treine a equipe para realizar essa tarefa de forma consistente e precisa, garantindo um controle de estoque eficiente e a minimização de perdas.

10. Não utilizar um sistema ideal para a gestão de estoque do serviço de catering

A rotina de quem trabalha com alimentação coletiva é intensa e repleta de desafios, exigindo uma gestão cuidadosa e estratégica para manter as operações em pleno funcionamento.

Nesse cenário, é comum que o gestor se questione: como controlar o estoque de forma eficiente, reduzindo perdas, e ao mesmo tempo garantir uma gestão assertiva que otimize os recursos disponíveis?

Com o alto volume de dados gerados diariamente no processo de gestão de estoque, como informações sobre entradas, saídas, validade e movimentação de produtos, a tarefa de acompanhar tudo com precisão se torna ainda mais complexa.

Por isso, investir em tecnologia deixou de ser uma opção e se tornou essencial. Um sistema adequado não apenas organiza essas informações, mas também permite análises detalhadas e decisões embasadas que refletem positivamente nos resultados do negócio.

A importância de adotar um sistema de gestão de estoque

Permitir que os processos de estoque sejam feitos manualmente aumenta o risco de erros, reduz a produtividade e torna as informações menos seguras e confiáveis. Adotar um sistema de gestão de estoque adequado garante uma administração mais eficiente e eficaz.

Ao utilizar o sistema de gestão de estoque da Teknisa, as empresas de alimentação coletiva podem:

• Agilizar as tarefas: com um software de gestão de estoque, a execução de tarefas diárias é mais rápida e eficiente, permitindo que os colaboradores possam focar em funções mais estratégicas, em vez de apenas operacionais.
• Reduzir custos: o controle detalhado do estoque ajuda a identificar desperdícios e áreas de melhoria, reduzindo custos e otimizando a gestão financeira.
• Melhorar a tomada de decisões: a Tecnologia da Teknisa oferece relatórios detalhados sobre o estoque atual, custo do produto, quantidade vendida, entre outros dados cruciais. Esses relatórios ajudam na tomada de decisões estratégicas.
• Controlar a qualidade: a plataforma também auxilia na manutenção da qualidade dos produtos e no atendimento às normas e regulamentações, garantindo que a cozinha opere dentro dos padrões exigidos.

Como o sistema de gestão da Teknisa auxilia o gestor

Com os softwares da Teknisa, o gestor controla o estoque de forma simples e eficiente, liberando tempo para se concentrar em outras áreas críticas como a cozinha, o atendimento e, principalmente, a satisfação dos comensais.

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Vantagens de ter um sistema para gestão de estoque em empresas de alimentação coletiva

Fazer a gestão de estoque em empresas de alimentação coletiva exige atenção e organização. No entanto, a adoção de um sistema de gestão de estoque, como o da Teknisa, pode transformar essa tarefa, oferecendo diversas vantagens. Veja abaixo como essa ferramenta otimiza o processo:

Controle de estoque mais eficiente: o sistema de gestão de estoque monitora com precisão a quantidade de ingredientes, alimentos e bebidas disponíveis. Esse controle garante o nível adequado de estoque, evitando tanto o excesso quanto a falta de produtos essenciais.

Redução de desperdício: o sistema de gestão de estoque permite que os gestores identifiquem rapidamente produtos próximos da data de validade, o que ajuda a evitar desperdícios. Além disso, o sistema ajusta a quantidade de ingredientes comprados de acordo com a demanda real, reduzindo o risco de produtos não utilizados e desperdícios.

Melhor planejamento financeiro: a tecnologia aplicada na gestão de estoque oferece um controle rigoroso sobre os custos, permitindo previsões financeiras mais precisas. Esse controle resulta em decisões financeiras bem informadas e contribui para a redução de custos desnecessários, otimizando o planejamento financeiro.

Melhor gestão de fornecedores: com o sistema de gestão de estoque, os gestores mantêm um registro preciso dos fornecedores, incluindo preços, prazos de entrega e condições. Essa funcionalidade permite escolher fornecedores mais confiáveis e com preços competitivos, ajudando a reduzir os custos com compras e estoque.

Adoção de um sistema de gestão: o sistema de gestão ERP da Teknisa integra todas as informações e processos em um único local. Adotar um ERP não se resume apenas à implantação do software, mas envolve a melhoria dos processos de negócios por meio da tecnologia da informação. Esse sistema otimiza a gestão de estoque, melhora a produtividade e oferece suporte à tomada de decisões.

Assista ao  vídeo e conheça os benefícios de contar com um sistema ERP para os negócios de alimentação coletiva!

A tecnologia é uma aliada essencial para qualquer empresa que busca automatizar processos, potencializar o desempenho da equipe e se diferenciar da concorrência. Investir em um software de gestão de estoque permite que os gestores controlem com eficiência suas matérias-primas e produtos finais, além de aprimorar a comunicação estratégica com fornecedores. Com isso, os resultados se tornam positivos tanto no curto quanto no longo prazo.

Veja o case de sucesso do nosso cliente Mc Dallas: com a adoção dos sistemas Teknisa, eles alcançaram um controle mais eficaz do estoque e outros benefícios que impactaram positivamente a operação.

Por que utilizar o sistema de gestão de estoque da Teknisa?

O sistema de gestão de estoque da Teknisa é uma solução completa para empresas de alimentação coletiva, proporcionando uma forma prática e eficiente de gerenciar a operação desse segmento.

Com um design intuitivo e responsivo, o software pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet, garantindo flexibilidade e praticidade no dia a dia. Além disso, sua interface amigável facilita a navegação, permitindo que gestores e colaboradores encontrem rapidamente as informações e ferramentas necessárias para uma gestão eficiente.

sistema emite relatórios detalhados para que os gestores acompanhem as movimentações de estoque e o saldo de produtos em tempo real. Essa visibilidade aprimora a tomada de decisões, tornando o processo de gestão de estoque mais eficiente e assertivo.

O sistema emite relatórios detalhados que permitem o acompanhamento das movimentações de estoque e do saldo de produtos em tempo real. Dessa forma, os gestores têm à disposição uma visão clara e precisa que aprimora a tomada de decisões estratégicas. Outro grande diferencial é a baixa automática de estoque com base nas vendas, segmentando informações por matéria-prima e produto acabado. Esse recurso elimina erros manuais, aumenta a precisão e otimiza o controle operacional, trazendo ganhos significativos.

Além disso, o sistema da Teknisa integra-se ao módulo fiscal, permitindo a entrada automática de notas fiscais (NFs). Essa funcionalidade economiza tempo, reduz burocracias e melhora o fluxo dos processos administrativos.

A auditoria de estoque também é simplificada, fornecendo dados detalhados sobre o inventário rotativo e o inventário cego. Esses dados podem ser consultados facilmente por meio de dashboards personalizados, oferecendo um acompanhamento mais preciso e eficiente das operações.

Em resumo, o sistema de gestão de estoque da Teknisa é uma ferramenta indispensável para quem busca aumentar a eficiência, reduzir custos e minimizar desperdícios.

Invista em tecnologia e transforme a gestão do seu negócio!

Conclusão: para todos os desafios na gestão de estoque, existe uma solução!

Soluções tecnológicas, como o software de gestão de estoque da Teknisa, são essenciais para organizar processos internos, integrando setores como planejamento, compras, financeiro e estoque, e aprimorando a qualidade do atendimento. A tecnologia facilita a gestão ao tornar os processos mais precisos e ágeis, permitindo que gestores se concentrem nas decisões estratégicas que impulsionam o crescimento.

Amplamente adotado por empresas de alimentação coletiva, o software da Teknisa se destaca como a melhor escolha para otimizar a gestão de estoque, promovendo maior eficiência operacional e controle de custos no seu negócio.

Esperamos que essas dicas e insights inspirem melhorias na gestão de estoque da sua empresa de alimentação coletiva contribuindo para o sucesso e o crescimento sustentável do seu negócio!