Gestão financeira: solução única para PDV, Backoffice e ERP

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Graças à transformação digital, manter as operações da gestão financeira no modo “manual”, utilizando planilhas ou sistemas pouco atuais tem sido cada vez menos comum.

Essa é uma ótima tendência para a área de gestão! As empresas ganham mais competitividade e é provável que o setor tenha mais segurança, inovação e eficácia na gestão financeira ao utilizarem softwares unificados e não somente integráveis.

Vale lembrar que o governo tem investido em tecnologia para realizar cobranças de tributos, entre outros assuntos referentes ao setor financeiro, fiscal e contábil, mas muitas empresas ainda continuam se valendo de processos manuais ineficientes e lentos. Não é preciso que essa situação continue assim, pois atuais softwares de gestão têm agregado progresso às operações financeiras para garantir melhores resultados.

Entretanto, antes de falar sobre a importância de investir em software para a gestão financeira, é essencial esclarecer alguns termos sobre esse assunto.

O que é gestão financeira

Pode-se definir que gestão financeira é um conjunto de ações destinadas à administração dos investimentos, dos recursos financeiros, dos lucros, dos financiamentos, das despesas fixas e variáveis, dos empréstimos, do capital de giro, dos valores patrimoniais, etc. de uma empresa.

A boa gestão financeira caracteriza-se como aquela que aplica as boas práticas de mercado, isto é, ela prevê que frequentemente deve-se analisar aspectos importantes relacionados aos recursos financeiros e aos fluxos monetários. Tais análises permitem que se tome decisões estratégicas, lembrando que é importante não incorrer no erro de fazer uma gestão de autópsia, em que a ação a ser tomada pode se tornar inútil, já que a oportunidade de fazer correções e ajustes passou.

O que é Cloud Computing ou Software na Nuvem?

Quando se fala de modernismo é impossível não citar esses termos: cloud computing é a versão em inglês de software na nuvem, que é um tipo de serviço de computação, incluindo a disponibilização servidores remotos para o armazenamento de dados, pela Internet.

Há muitos benefícios em utilizar cloud computing. Pode-se citar as economias de escala conforme as necessidades da sua empresa, recursos flexíveis, segurança dos dados e o fato de poder acessar informações de forma ágil e em tempo real.

Essa é uma das formas de garantir mais agilidade e automatizar processos que eram feitos de maneira tradicional e ter acesso rápido às inovações que são implementadas a um sistema. Afinal, cuidar da saúde financeira de uma empresa exige uma atenção específica a esse setor para que as dificuldades de atingir os resultados desejados sejam minimizadas.

Nesse caso, um bom ERP em nuvem para o controle financeiro — ERP é um sistema de gestão empresarial e interliga os setores de uma empresa em uma única solução — pode permitir, por exemplo, que o fluxo de caixa seja automatizado, inclusive com um menor envolvimento de pessoas para sua execução. Ou seja, o profissional da área financeira deveria ficar focado, concentrado em inserir dados no sistema, reduzindo trabalho e retrabalhos.

Trabalhando de forma automática e utilizando as projeções, os gráficos e os relatórios associados ao controle do caixa que o software financeiro proporciona, há a garantia de que as informações sejam compartilhadas com as equipes e áreas previamente envolvidas, e, ainda, aumenta a eficiência das operações.

Um sistema de gestão financeira de excelência disponibiliza um fluxo de caixa dinâmico e atual. Ele deve abarcar transações de contabilidade e finanças tais como pagamentos, recebíveis, demonstrações contábeis, conciliação bancária e gerenciamento de tributos.

Manter todos da equipe interessados por dentro das finanças organizacionais é premissa de uma boa gestão e se traduz em um grande benefício para a saúde financeira de um restaurante ou de uma outra empresas qualquer.

De olho nas finanças!

Deve-se ficar muito atento quando o assunto é gestão financeira, porque até os mínimos erros numéricos nos relatórios podem fomentar tomadas de decisões e definições de estratégias desastrosas e já refletirão a análise de dados incorretos.

Por exemplo, valores de vendas de um produto podem ser atribuídos equivocadamente caso os valores de custos também estejam equivocados, ocasionando um efeito dominó.

O seu negócio pode ser seriamente prejudicado com esse tipo de postura, pois a concorrência pode usar essas fraquezas como vantagens competitivas, uma vez que os preços, a qualidade de seus produtos e serviços sofrem queda devido à má administração financeira.

Além disso, sem investimento adequado podem ocorrer cortes nos insumos ou matéria-prima utilizados para a confecção dos produtos ou na mão de obra especializada, refletindo diretamente na experiência dos seus clientes.

Em síntese, gestores devem ponderar que decisões estratégicas de curto, médio e longo prazo são decididas considerando os números de uma empresa contidos nas demonstrações contábeis e financeiras. É de suma importância ajustar os processos para minimizar as falhas nos lançamentos de entradas e saída, porque esses equívocos trazem consequências prejudiciais à tributação, o que repercute negativamente na margem de lucro.

Por isso, investir em uma solução ERP para administrar o financeiro oportuniza a geração de percepções para que um gestor possa tomar decisões seguras e em tempo real. Além disso, por meio dos relatórios, gráficos e de uma ferramenta de B.I — business intelligence — é possível prevenir falhas tais como lançamentos ou registros indevidos, por exemplo, que ecoam de forma desfavorável nos processos da empresa.

Mais uma vez, fica evidenciada a necessidade de se utilizar um software para a gestão financeira de seu restaurante para que haja automatização das tarefas concernentes à administração desse setor, e, com isso obter os apontamentos dos erros de possíveis falhas operacionais. Ao reduzir custos com tributos ou retrabalhos, a área financeira torna-se mais eficaz, com redução dos custos e consequentemente um direcionamento a investimentos em pesquisa e desenvolvimento, capacitação, infraestrutura, etc.

Gestão financeira e fechamento mensal: o que considerar?

Primeiramente, é preciso ter em mãos todos os documentos necessários, tais como notas fiscais, arquivos digitais e guias fiscais. É necessário considerar os “ativos” ou nos bens da empresa, isto é, em tudo que faça parte do patrimônio empresarial, bem como os “passivos” ou patrimônios, que se referem às suas obrigações — conjunto de bens, direitos e obrigações da pessoa ou entidade —, como salários, encargos, fornecedores, tributos, entre outros.

Mas não para por aí!

Ainda tem a “receita” relacionada a todo capital de entrada em função da atividade realizada por uma empresa. Também “despesas” que são os gastos realizados por uma empresa como energia elétrica, água, internet, matéria-prima, etc.

Algumas funcionalidades que um bom ERP para gestão financeira deve ter:

• Conciliação Bancária (OFX);
• Gestão de Custos — organização dos seus centros de custo, vinculados diretamente ao financeiro;
• Controle de Contas Bancárias — registro de transferências, movimentações e administração de contas bancárias;
• Relatórios Financeiros — de vendas, de CRM, de PCP, de Compras, de Estoque, de Serviços, de RH, Contratos e Fiscal;
• Lançamentos Recorrentes;
• DRE — receitas e despesas, custos operacionais, preço de produtos e serviços, DMPL, DPLA.

O importante é você ter total controle das receitas e despesas de sua empresa, e isto é possível por meio de uma ferramenta de gestão financeira específica para organizar e descomplicar os seus afazeres diários.

Um bom sistema para gestão financeira e contábil integrados a um BI deve oferecer informações precisas sobre suas contas a pagar e a receber, gestão de custos, controle de contas bancárias e fluxo de caixa.

ERP em nuvem: gestão financeira mais acessível

Um ERP on-line pode ser o maior aliado no planejamento financeiro do seu empreendimento. Ao controlar, programar e acompanhar seus recebíveis em tempo real, o resultado será percebido na redução da inadimplência e no efetivo planejamento do fluxo de caixa. Esse pode se tornar um fator recorrente, o que é muito bom para seus resultados mensais.

Quando se trata de contas a pagar é muito importante que seu sistema ERP dê à sua equipe condições de fazer projeções de gastos e investimentos. Além disso, com facilidade e de forma automática, é ideal que seu time possa acompanhar os custos fixos e os lançamentos. Um sistema ERP em nuvem também pode proporcionar aos usuários que as funcionalidades e relatórios sejam acessadas de qualquer lugar.

Um sistema conectado à internet realmente é tão importante quanto um software que funcione de forma off-line. Nesse caso, a vantagem é que se você possui filiais, lojas ou franquias que estão realizando vendas e ocorre da rede de internet perder a conexão com seus caixas, tais vendas continuam a serem registradas de maneira off-line, isto é, registradas em um banco de dados dentro de um servidor localizado dentro do seu estabelecimento.

Entretanto, no momento em que a conexão com a internet volta, seus dados lá no departamento financeiro também voltam a ser atualizados e você continua podendo ter acesso a eles em tempo real.

No momento em que faltar a conexão, suas tarefas rotineiras de pagar suas faturas em vencimento, por exemplo, não são impactadas, uma vez que elas já estavam armazenadas na nuvem, podendo ser acessadas em qualquer momento por meio de seu sistema financeiro.

Saiba como o The Fifties reduziu custos utilizando uma solução unificada desde ERP, PDV ao Backoffice:

O sistema Teknisa possibilitou ao The Fifties uma melhor gestão de processos, treinamentos e custos. Isso porque o ERP e o Frente de Loja — PDV / POS — da Teknisa facilitam a utilização dessas soluções por parte do usuário final e não se perde no workflow.

Todas as telas e funções do sistema são utilizadas com facilidade e agilidade, não sendo tão necessário treinamentos específicos e gigantescos para, por exemplo, ensinar uma nova rotina ou novo processo implantado no sistema. Segundo Fábio Sola, coordenador de TI do The Fifties:

Sistema Fiscal, PDV e ERP único: automatização e redução de retrabalho e sem erros de conciliação

Utilizávamos mais de um sistema para realizar todas as nossas operações e aí trocamos por um sistema que nos possibilitou, só pela troca, um ganho aproximado de 90% dos custos do sistema ERP da empresa e também conseguimos a redução da equipe de backoffice em 60%. Isso porque as soluções da Teknisa nos proporcionam e nos trazem automatizações de processos e atividades que antes eram realizadas manualmente e/ou necessitavam de vários tratamentos e por muitas vezes ocasionavam os retrabalhos.

O exemplo disso é que antes tínhamos três integrações entre sistemas Fiscal, PDV e ERP. Com a Teknisa isso se reduziu a ZERO.

O benefício disso? Os números batem e não temos erros de conciliação. Tudo, nas soluções integradas Teknisa, pode ser tratado no cadastro de produto, que sempre é bem amarrado a fornecedores, contas contábeis, prazos, contas a pagar e impostos fiscais.

Fechamento contábil mensal em apenas três dias! Realidade!

E, por falar em cadastros, obtendo e criando um bom workflow deles e para eles, as amarrações a regras e configurações fazem com que erros e avisos apareçam na entrada dos dados, sendo já neste momento necessária a intervenção técnica. Isso evita que informações equivocadas entrem no sistema e baguncem a ponta final de todos os dados alimentados, o que aconteceria geralmente no fiscal e no contábil.

Fazendo dessa forma e evitando que dados entrem incorretamente no sistema, é possível realizar o fechamento mensal do resultado em apenas três dias úteis. O que antes era feito em 10 dias, pois haviam centenas de correções e alterações para corrigir tudo que entrava de ‘lixo’ no sistema antigo que usávamos.

Redução de mão de obra

Assim, então, conseguimos reduzir a equipe, pois o que antes era preciso, por exemplo, 22 (vinte e duas) pessoas no setor financeiro para tratar e corrigir dados que entravam incorretamente e/ou até mesmo, lançar notas fiscais para minimizar esse impacto, agora é possível trabalharmos com apenas 10 (dez) pessoas.

A nova equipe menor foca 100% de sua atenção para o cadastro minucioso e correto dos produtos e apenas delegam para as próprias filiais o lançamento de suas notas fiscais, já que nenhuma informação incorreta entrará no sistema com os cadastros bem supervisionados e amarrados as regras.

Inteligência nas compras e excelência no controle de estoque

Ressalto, ainda, a importância de ter toda essa integração acima citada também nos setores de venda, de compras e de estoque. Esses três departamentos e suas funções estando interligados, por exemplo, nos traz uma excelente precisão quanto à quantidade de compra dos itens e também no cálculo de previsão de consumo das unidades.

Isso nos proporciona um bom controle de estoque, já que conseguimos comprar aquilo que realmente necessitamos, bem como também desafoga, de uma forma inteligente, o fluxo de caixa, visto que conseguimos comprar melhor e mais controladamente apenas o tanto que consumiremos dentro de um determinado período, evitando estoque parado que é, consequentemente, dinheiro parado.

Tendo o controle de estoque e uma compra certa, também diminuímos o desperdício que está diretamente ligado ao resultado da companhia. Esse desperdício geralmente se dá, não só pela compra de quantidade incorreta de itens, mas também pela validade de produtos e até mesmo qualidade.

Um exemplo disso seria um pão que tem validade de 7 dias e está na loja há 6 dias. No dias finais até o seu vencimento ele já não terá a mesma consistência e qualidade de um pão que está somente há 2 ou 3 dias na loja.

Isso pode ser muito bem evitado com a previsão de compras, relacionando uma quantidade correta a ser comprada versus a periodicidade de entrega deste pão e seu estoque mínimo. Cruzando essas 3 informações, compramos quantidades ideias, para serem usadas bem próximas ao consumo, reduzindo o risco de perda de qualidade ou por vencimento.

A gestão financeira tem alto nível de complexidade, mas pode ser bem executada desde que tenha suporte em dados contábeis e financeiros fidedignos e com regularidade. É muito importante que gestores implementem, analisem e aperfeiçoem seus relatórios para que possam ter mais conhecimento de seus negócios e tomar decisões mais adequadas.

Conclusão

Hoje, temos acesso a vários dispositivos tecnológicos que podem tornar a gestão financeira mais assertiva. Compõe um bom planejamento estratégico adquirir sistemas que se aplicam ao seu tipo de negócio, pois a tecnologia especializada em seu segmento proporciona aos seus gestores o que eles necessitam e, assim, seu financeiro permanecerá organizado e eficiente.

De posse de um bom software para gestão, você pode otimizar o tempo de sua equipe, bem como minimizar falhas operacionais automatizando processos concernentes a esse setor. A tecnologia é capaz de trazer mais precisão nas informações, bem como um rastreio de dados em tempo real, o que traz a condição de se tomar uma decisão objetiva e baseada em fatos.

Uma empresa deve contar com um ERP unificado — ou soluções e aplicativos integrados ao ERP — para uma gestão unificada de todas as áreas, sejam elas lojas, filiais ou unidades, para terem economia na aquisição de softwares, no tempo e nos valores das entregas fiscais, conforme Fábio Sola, coordenador de TI do The Fifties comentou acima. A importância da integração de uma fábrica com as suas respectivas lojas é para se ter uma gestão completa das vendas, refletindo, positivamente, nos processos financeiros.

Aos gestores, é essencial que entendam o mercado de seu segmento, bem como das forças e fraquezas da concorrência, que saibam trabalhar bem a formação de preços, que tenham controle dos gastos, do estoque, do fluxo de caixa, do ponto de equilíbrio, que façam planejamento tributário, que se mantenham atualizados quanto a legislação que se refere ao seu negócio. Caso contrário, a probabilidade de tomarem decisões incompatíveis com os objetivos da organização é muito grande.

A contabilidade, além de controles e informações necessários, é uma agente fundamental no auxílio nas tomadas de decisões e sua atuação pode e deve ser inserida na implantação de controles administrativos, por exemplo, estabelecendo um PCP (Planejamento e Controle de Produção) no controle de estoques, etc. Também pode providenciar uma previsão orçamentária anual, destacando os lucros e perdas.