InFlightor Catering Aéreo

Gestão da produção de refeições para catering aéreo, combinada com o plano de voo, conforme exigências legais de cada país

Gestão do planejamento, da produção e da distribuição de refeições a bordo de aeronaves

O negócio de empresas de catering é produzir refeições para as companhias aéreas, isto é, são responsáveis pelo suprimento dos voos. Abrange toda a preparação dos alimentos e a logística necessária, desde receber os insumos, preparar e até enviar ao seu destinatário.

Uma empresa de catering aéreo tem que trabalhar com a garantia de oferecer excelência e padronização de seus produtos. Além dos sanduíches e bebidas,. destacam-se os pratos prontos resfriados e regenerados para o consumo no local, sendo necessário apenas um equipamentos para aquecê-los. Inscluise esse é um novo conceito de alimentação também oferecidos dentro de empresas, de indústrias, a bordo de navios, plataformas, trens, aviões, etc.

Quando o assunto é o planejamento de uma empresa de catering aéreo, ele tem que estar alinhado a fim de conseguir atender com agilidade e precisão um segmento com características tão peculiares como a da aviação, já que é comum que venham pedidos para serem intercalados de última hora.

O serviço de comissaria aérea tem grande participação no mercado de alimentação. Nesse contexto o desafio dos caterings aéreos é adaptar a produção da refeição coletiva às necessidades do setor. O grande número de refeições servidas demonstram o grande volume e a importância desse setor para a economia do país. Por se tratar de um setor que requer soluções específicas em tecnologia, a Teknisa desenvolveu o software ERP InFlightor, um sistema corporativo que engloba todas as áreas de empresas de catering aéreo tais como: produção e distribuição de refeições a bordo, bem como gestão, apoio e tecnologia.

As empresas de refeições a bordo estão espalhadas por todos os países. Entretanto cada país possui suas exigências legais, que se tornam um grande desafio para a comissaria de bordo e a tecnologia atenderem às condições.

Para resolver essa questão legal, as funcionalidades do InFlightor by Teknisa se estendem além das fronteiras do Brasil, devida a sua característica multi-moeda. Vale ressaltar que uma empresa de comissaria aérea requer um tipo de solução que seja versátil e multilíngue e que possibilite a adequação de performance a qualquer tipo de companhia aérea, independentemente de sua nacionalidade.

É importante dizer que a gestão de uma empresa de alimentação de bordo precisa de um software que otimize recursos, compare os custos planejados com os realizados, estabeleça metas para o controle de custos, identificando causas e erros de execução, além de facilitar a customização e de se adequar aos processos de cada empresa.

Essa é uma premissa importante. Mas existem os pontos que têm que observados ao aderir a uma ferramenta para gestão da produção e distribuição de alimentos. Então fica aí a pergunta:

O que você deveria observar ao adquirir uma ferramenta de gestão do catering aéreo?

Saiba como atender bem seu cliente: a boa experiência do cliente deve ser uma prioridade

Fidelizar clientes é um dos principais objetivos dos gestores de uma empresa, entretanto para promover uma experiência positiva, é primordial que os líderes tenham em suas mentes ações que vão além do atendimento prestado, ou seja, é necessário alinhar estratégias para encantar os consumidores e fazê-los recomendar seus serviços e ou produtos para outras pessoas.

O ERP InFlightor by Teknisa, por exemplo, abraça essa ideia e possibilita a personalização e preferências dos seus clientes de acordo com o perfil e as particularidades de cada contrato, o que garante eficiência na gestão contratual e na automatização das cobranças.

No sistema InFlightor é bem fácil personalizar os parâmetros de atendimento focado no cliente de sua companhia aérea. Através dele você poderá fazer a:

Definição de escopo de trabalho:

• Classes de passageiros;
• Ciclos de refeição;
• Cadastro de aeronaves;
• Determinação da capacidade máxima de cada aeronave.

Definição de regras de cálculo:

• Forma de pagamento;
• Descontos contratuais;
• Vigência de descontos;
• Percentuais de cobrança de stand by utilizados e não utilizados;
• Taxa aeroportuária;
• Perfil do voo (nacional ou internacional).

Definição da frequência de ciclos de serviço:

• Calendário de atendimento das refeições;
• Variação do cardápio (ciclo).

É nos bastidores da produção é que o clientes começam a ser bem atendidos. As operações que acontecem no chão de fábrica fazem com que o produto ou atendimento sejam o diferencial, desde que a qualidade seja focada como essencial.  No caso de companhias aéreas a perfeita montagem do cardápio, por exemplo, pode trazer ganhos significativos, bem como a satisfação dos consumidores. Aí fica a pergunta para atender ao quesito lucratividade:

Como o seu cardápio pode ser configurado minimizando as perdas na produção dos alimentos a serem servidos a bordo?

Para garantir a conformidade e a assertividade no processo produtivo é preciso ter eficiência na gestão de produtos por meio da configuração de insumos, e para isso é bom contar com um software que permita, por exemplo, o agrupamento de produtos por tipo — produção, estoque, faturamento —, facilitando a gestão da árvore de produtos que fica registrada dentro do sistema. Além deste ponto, é preciso se atentar a outras funcionalidades que podem fazer toda a diferença na redução dos custos.

Veja a lista abaixo e compare se sua solução atual atende bem a estes requisitos.

• Determinação de produtos específicos por companhias aéreas;
• Disponibilização de fotos dos produtos;
• Identificação de produtos alergênicos;
• Cadastramento de produtos em vários idiomas;
• Cadastramento do percentual de aproveitamento e perda de produto (Yield);
• Relacionamento do Lean Code ao produto;
• Rastreabilidade da matéria-prima, permitindo a identificação de seu uso em receitas, menus e serviços.

E, ainda, utilizando o Workflow para aprovação de alterações nos produtos, o dia a dia dos gestores de uma companhia aérea pode ser simplificado.

• Definição de quais mudanças requerem aprovação;
• Definição de papéis e responsabilidades;
• Geração de tarefas para aprovação.

O tempo de preparo e entrega é um fator que implica nos resultados de uma empresa de catering aéreo, pois o desafio é executar essas duas ações na hora certa, e, ainda, atendendo às normas da vigilância sanitária (HACCP- Hazard Analysis and Critical Control Points) e as exigências dos contratos, levando em consideração a satisfação do cliente final. A tecnologia, neste caso, atua como aliada, entretanto é preciso ter em mente que o ideal é ter uma solução que é especializada em catering aéreo. E, por falar em satisfazer o cliente, é sabido que este assunto vai além de agradar o paladar, já que é necessário atender às exigências tais como temperatura, embalagem, valor nutricional etc. que hoje fazem a diferença para os consumidores de um produto.

Mas, como executar a produção e distribuição dos alimentos sem elevar os custos da operação?

A resposta para isso é fazer a gestão de receitas contando com um processo seguro e, mais uma vez, com workflow de aprovações.

É preciso destacar que um bom sistema deve permitir a criação e a configuração de receitas de alimentos a serem servidos a bordo da viagem, bem como as suas composições e o modo de preparo de forma simples e eficiente. E o profissional que tem que lidar com esta tarefa no dia a dia sabe que também é necessário contar com a flexibilização e a variação da composição das receitas por Unidade (filial). Além disso, por meio de uma operação simples, seria ideal que o seu software permitisse que se faça  a substituição de produtos alimentícios, inclusive em massa, levando em conta as exigências contratuais e o custo planejado do cardápio. Avalie bem sua ferramenta atual e leve esses pontos em consideração.

Pense sobre isto: Fazer a gestão das receitas com controle total é possível com seu software?

Para responder parte dessa pergunta, veja as possibilidades do ERP InFlightor para a gestão das receitas com controle total

• Definição da composição de receita: uma receita pode ser composta, inclusive por uma outra receita (sub-receita);
• Registro do modo e tempo de preparo, permitindo o monitoramento da produção;
• Definição do rendimento da receita: categorização da receita, primeira classe e classe econômica;
• Definição de receita Flex, permitindo cadastramento de produtos opcionais;
• Substituição de componentes das receitas;
• Definição de receitas específicas por cliente ou grupo de clientes;
• Variação de receita por unidade, evitando cadastramentos e manutenções em duplicidade;
• Definição do setor responsável pela preparação da receita;
• Definição do fluxo (etapas) de produção da receita;
• Registro do teste e aprovação de receitas, incluindo o responsável e o resultado.
• Workflow para aprovação de alterações nas receitas:
  • Definição de quais mudanças requerem aprovação;
  • Definição de responsabilidades;
  • Geração de tarefas para aprovação.

Como se pode perceber, até agora o suporte que uma solução deve oferecer para a gestão da comissaria aérea é de grande valor. Mas não se pode parar por aqui, ainda existe um assunto muito importante a ser tratado que é a elaboração de uma proposta. Como manter o controle de todo o processo que envolve esta tarefa?

Implantação de um processo de elaboração de uma proposta com o Menu Design e layout intuitivo

Um ERP voltado para a gestão da produção de alimentos a serem servidos a bordo precisa tornar possível a implantação de um processo que promova agilidade na elaboração de novas propostas por meio da importação de configurações anteriormente elaboradas. E, ainda, é necessário que execute, de maneira exemplar, o planejamento do cardápio.

Se você quer uma solução para estas exigências a resposta ainda é o ERP InFlightor, pois além de trazer todas essas possibilidades acima, ainda considera as instruções de preparo de uma receita, a montagem do serviço, a visualização completa da composição do serviço, a apresentação ao cliente e a aprovação do cliente.

E para garantir o alto nível de controle, possibilitando a rastreabilidade e a confiabilidade das configurações elaboradas e aprovadas por meio de um workflow de aprovações? Já pensou sobre isto?  

O software Inflightor também tem a função de rastrear todas as modificações realizadas na montagem do cardápio de serviço de bordo, através do armazenamento do histórico (versionamento), indo até ao aceite do seu cliente.

Veja como um software específico para o catering aéreo funciona para que haja a elaboração de proposta e a de cardápio para um serviço de bordo. 

Analise bem e veja se sua atual ferramenta pode trazer resultados positivos como os listados abaixo.

• Elaboração de proposta:
  • Elaboração completa de cardápio;
  • Planejamento do menu;
  • Montagem do serviço;
  • Disposição na bandeja, através de foto;
  • Definição do ciclo de rotatividade das refeições servidas;
  • Visualização do custo das matérias-primas;
  • Cálculo automatizado do preço de venda.

• Elaboração do manual do serviço:
  • Ficha técnica de produção;
  • Foto montagem.

• Definição de loading de refeições:
  • Forma de carregamento em voos;
  • Quantidade da refeição em relação à quantidade de passageiros;
  • Organização da refeição por classe de passageiros ou de tripulação.

• Gestão do Menu:
  • Confiabilidade das configurações elaboradas e aprovadas pelo cliente;
  • Garantia e controle das configurações corretas do serviço;
  • Planejamento das mudanças no menu;
  • Controle de vigência dos menus;
  • Workflow para aprovação de alterações nos menus;
  • Consistência de custo aprovado — custeio e precificação das alterações de menu.

• Importação de configurações já elaboradas;
• Versionamento do menu até o aceite do cliente.

Atenção ao custeio! Controle de custo da matéria-prima | propostas economicamente viáveis

Quando o assunto é custos ou a redução deles, é  importante frisar que análises sejam realizadas diariamente e também é necessário identificar desvios e problemas na operação. Resultados positivos são alcançados por meio de levantamento de processos e da identificação de “gargalos”.  É imprescindível ter um bom processo e contar com um workflow de aprovações para garantir alto nível de controle e de confiabilidade. Por isso é preciso avaliar bem e optar por ferramentas que tornem visíveis os custos por ordem de produção, por voo atendido e por intervalo de tempo definido.

Obedecer às premissas de boas práticas de gestão de custos envolve a participação dos gestores da empresa e dos usuários chaves de cada área para avaliar resultados de resultados. Definir as ferramentas e o método que serão empregados vai fazer toda a diferença.

Avalie, então, se a solução adotada permite avaliar os custos da matéria-prima e do menu (cardápio) e perceba se é necessário pensar em uma mudança.

• Custeio de matéria-prima
  • Validade e importação diária dos custos;
  • Inclusão de novos custos de matéria-prima;
  • Custos integrados com softwares de terceiros.

• Custeio de Menu
  • Custos de receitas multinível;
  • Determinação de data de referência do custo;
  • Relatórios de custo detalhado por matéria-prima;
  • Visualização do custo de toda a composição do menu;
  • Workflow de aprovação das alterações em menus aprovados.

Por que você deve realizar a precificação com alto desempenho?

O processo de precificação é muito relevante, pois é um procedimento que é definido de forma a reduzir o índice de retrabalho. Ele pode ser feito, por exemplo, por meio do reaproveitamento da tabela de preços para garantir a efetividade no processo de reajuste de preços. Por isso,  seria ideal que seu sistema a possibilitasse a precificação do menu e a vinculação deste com o item de faturamento, determinando a forma de cobrança do serviço.

Abaixo estão alguns tópicos que podem otimizar a rotina de precificação por meio de ferramenta tecnológica. Mais uma vez, avalie se seu software tem as funcionalidades especiais para realizar a precificação de produtos do seu cardápio.

• Vínculo entre menu e item de faturamento
  • Determinação de como será cobrado o item de menu;
  • Liberdade de cobrança de um serviço completo ou componentes do serviço.

• Tabela de Preços
  • Formação dos itens de cobrança da companhia;
  • Preços definidos por classe e ciclo de atendimento;
  • Cálculo automatizado de reajuste de valores através de percentual de aumento;
  • Flexibilidade na definição da precificação e regras de cobrança, de acordo com a necessidade específica de cada cliente;
  • Reaproveitamento da informação na formação de novas tabelas de preço;
  • Possibilidade de tabela proporcional de preço por carregamento do voo;
  • Determinação de validade de preços.

Compras inteligentes

Realizar cotações e negociações com fornecedores de produtos ou serviços é algo complexo e requer bastante organização por parte dos gestores que devem desenvolver um workflow inteligente e ágil para manter todas as informações atualizadas e usadas de forma estratégica. Mas, ter fácil acesso aos dados de forma rápida e intuitiva evitando retrabalhos requer uma solução especializada no mercado de alimentação a bordo, já que são inúmeras as atividades a serem realizadas até que se atinja o objetivo de fazer as compras de forma inteligente.

Do ponto de vista de um gestor, mais que executar tarefas, é necessário também prestar atenção ao planejamento de cada uma delas. é preciso padronizar os processos de compras e unificá-los em uma única ferramenta, por exemplo. Além disso, agregar valor para os fornecedores, com melhor experiência e mais informação e proporcionar ao fornecedor a gestão das cotações, autorização de fornecimento e contas a receber num mesmo local.

Já pensou em tudo isso? Pois então vale avaliar o processo e o software atual de sua empresa, pois com Portal de Compras do ERP InFlightor, que é um E-procurement, é possível, além dos pontos críticos mencionados acima, otimizar o processo de compras online, aprimorando a comunicação e a negociação de preços entre empresas e fornecedores.

O Portal de Compras da Teknisa é utilizado por grandes concessionárias de alimentação e é ideal para aquisição de produtos de food service para a produção de alimentos a serem servidos em aviões.

Avalie se a solução adotada permite avaliar pontos importantes no processo de compras:

• É possível negociar preços com os fornecedores e ter acesso aos valores dos produtos permitindo que os compradores façam uma cotação de custos, facilitando a negociação com os fornecedores em busca de um preço mais vantajoso?
• É possível gerar pedidos diretamente do próprio sistema, isto é, o comprador pode realizar pedidos por meio do software, sem precisar enviar e-mails ou fazer ligações?
• É possível realizar a gestão dos pedidos através da tela de um celular ou tablet, tornando o controle mais ágil e prático?

Quando o assunto é ter um portal de compras que contempla as tarefas dos compradores preste atenção se ele atentes alguns quesitos importantes:

• Verifique se seu software de compras permite o acesso aos fornecedores, aos produtos e aos preços de cada item;
• Avalie se seu sistema possibilita o ajuste dos preços dos produtos, o que leva a uma negociação mais assertiva junto aos fornecedores;
• Observe se a sua solução para compras agiliza os pedidos dos produtos e melhora a performance de toda a equipe, eliminando o uso de complexas planilhas.

Agora, quanto aos fornecedores é relevante que eles também tenham algumas vantagens ao usar uma plataforma de compras, pois assim eles também tenderão a se manterem se dedicados à sua empresa já que os benefícios e facilidades que um portal como este proporciona otimização no momento de realizar as cotações e as vendas:

Por que um fornecedor se interessaria por um portal de compras?

• Informações de produtos centralizadas em um único software;
• Negociação assertiva devido a integração da comunicação entre os compradores;
• Visualização dos status de pagamento referente cada solicitação de compras, contribuindo com uma gestão financeira mais prática;
• Aplicação de políticas de preços justas para o comprador, bem como para o fornecedor;
• Visualização das ordens de compra de cada cliente.

Planejamento do processo produtivo em catering aéreo

As empresas de catering aéreo deveriam contar com um bom atendimentos das malhas, e ainda, com múltiplos níveis de detalhamento e geração de documentos motrizes de organização e otimização da produção.

Saiba mais sobre planejamento estratégico de todo o processo produtivo de alimentos a serem servidos a bordo de uma aeronave, com garantia de atendimento da malha estabelecida. Veja abaixo as funcionalidade de uma boa solução para resolver questões relacionadas a este assunto:

• Malha Aérea
  • Previsão detalhada da malha de voos de uma companhia aérea, com dimensionamento previsto de passageiros/tripulação;
  • Vigência da configuração por voo, permitindo planejamento futuro;
  • Previsão de quantidade por classe para passageiros/tripulação.

• Previsão de atendimento de voos
  • Definição antecipada do atendimento de voos ao longo do período, com suas respectivas quantidades de passageiros/tripulações;
  • Flexibilidade de aprovação parcial das ordens de produção, possibilitando geração de ordens complementares;
  • Liberdade de alterações das quantidades previamente calculadas refletindo nas ordens de produção.

• Ordem de Produção / Checklist
  • Geração de ordem de produção diária direcionada aos diversos setores de produção combinando as informações da previsão de atendimentos dos voos e fluxo de produção das receitas, respeitando definições de antecedência e variações por unidade;
  • Controle de ordens geradas, com liberdade de manutenção nas quantidades adequando-as à realidade produtiva;
  • Geração de ordens de produção complementares para atendimento às alterações solicitadas pelo cliente.

Pré-preparo, produção e montagem de alimentos a serem servidos durante o voo

No corre corre dos profissionais para a produção e montagem dos alimentos é comum que tenham que utilizar catálogos, dispositivos etc. e isto aumenta a possibilidade de contaminação. Como mencionado acima, isso fere as normas da vigilância sanitária. O objetivo de um gestor de produção de alimentos é, nesta hora, minimizar o contato desnecessário com equipamentos não relacionados diretamente a produção de alimentos, pois isso tende a diminuir a contaminação dos mesmos.

A solução não estava muito distante para a Teknisa que propõe a utilização de painéis interativos para auxílio ao processo de produção e de montagem da operação, com exibição das etapas de montagem e da ficha técnica e com navegação simplificada, sem que se tenha que tocar nesses equipamentos. Esta é uma boa alternativa e que vale ser experimentada.

Teknisa também acredita que um bom software para o setor de produção dos alimentos permita a geração de distribuição de ordem de produção para cada setor e garante o recebimento das requisições de matérias-primas para produção.

Saiba mais sobre as vantagens de uma solução específica para o catering aéreo e tome a sua decisão!

Documentação da geração de planos de voo

É muito importante assegurar que a geração de planos de voos seja automatizada com base em critérios previamente estabelecidos, pois trata-se de um processo responsável por todo o controle referente à solicitação de atendimento dos voos diários de uma companhia aérea, com o detalhamento de carregamento dos voos, classes atendidas e serviços prestados.

Avalie abaixo alguns critérios importantíssimos para que a geração de planos de voo e suas demandas sejam atendidas em tempo hábil.

• Plano de Voo
  • Geração automatizada de planos de atendimento dos voos no dia, com base nas informações previamente cadastradas no sistema;
  • Manutenção de quantidades e classes atendidas de acordo com a informação real passada pela companhia aérea;
  • Geração centralizada e simultânea de múltiplos planos de voos de diversas companhias,
  • Cálculo da previsão de passageiros com base em dados históricos de planos executados anteriormente.

• Manutenção do Plano de Voo
  • Ajuste granular das informações de quantidade do serviço prestado;
  • Liberdade de atendimento das demandas emergenciais, como refeições especiais ou alteração do quadro de passageiros/tripulação;
  • Redefinição de atendimento com base em alteração da previsão de passageiros;
  • Cancelamento do atendimento com ou sem cobrança, refletindo no faturamento do voo;
  • Mudança de aeronaves e handling;
  • Controle de inclusões adicionais com coleta de justificativa para alteração;
  • Relatórios de acompanhamento das inclusões emergenciais.

• Delivery
  • Emissão dos documentos de entrega e efetivação do atendimento do voo;
  • Detalhamento dos itens atendidos.

• Central do cliente
  • Configuração dos serviços dos voos de uma companhia aérea, assegurando agilidade no processo diário de atendimento;
  • Garantia de aproximação do planejamento e da demanda real;
  • Definição de características intrínsecas a cada voo, bem como suas classes de passageiros e da tripulação;
  • Configuração de voos e previsão de passageiros por voo;
  • Configuração de atendimento do voo;
  • Elaboração de plano estratégico de carregamento do voo;
  • Automatização da geração do plano de voo.

Faturamento de empresas de catering aéreo

As companhias aéreas precisam contar com a garantia de um processo altamente seguro e com flexibilização da forma de apuração. O faturamento é um dos principais indicadores de sucesso e o ERP InFlightor é uma solução ideal para isso, uma vez que apresenta aos seus colaboradores a memória de cálculo de todo faturamento, além de automatizar a geração das notas fiscais. Veja abaixo como ele pode facilitar o dia a dia de sua equipe.

• Memória de cálculo:
  • Relatórios de faturamento com detalhamento granular da informação.

• Apuração de deliveries dos voos por dia ou por período;
• Geração automatizada de notas fiscais;
• Apuração e geração de nota fiscal segundo critérios de agregação:
  • Voo;
  • Cliente;
  • Classe de passageiros.

• Cálculo retroativo de serviços prestados, com preços desatualizados.