Nota fiscal: Saiba como otimizar a emissão do PAF-ECF, do SAT ou da NFC-e

Quando falamos de um cenário que contempla, principalmente, o varejo, é comum que uma das siglas PAF-ECF, SAT e NFC-e apareçam com certa frequência junto ao controle de nota fiscal. Se você é gestor, ou exerce algum cargo de liderança que exige tomadas de decisão acertadas sabe que ter o controle das taxas, tributos etc. é fundamental , pois quando se trata de  grandes volumes de compras pode-se ter uma economia relevante para o seu negócio.

No entanto, antes de falarmos um pouco mais sobre esse assunto, pense sobre as perguntas a seguir: você está atento às melhores práticas para a gestão de controladoria? Utiliza alguma ferramenta ou software que o auxilie, por exemplo, na emissão de notas fiscais?

Caso sua resposta seja não, saiba como obter excelência na Gestão de Controladoria da sua empresa. Agora, se sua resposta for sim, ótimo, talvez seja interessante examinar outros pontos de desempenho de sua ferramenta e até mesmo o valor que é pago por esse seu software de gestão de PAF-ECF, do SAT ou da NFC-e para saber se o custo-benefício está adequado ao seu bolso. A Teknisa está pronta para te ouvir e fazer essa avaliação com você! Fale com a gente!

Ao realizar a gestão dos negócios, certamente você já identificou que algumas rotinas administrativas não possuem margem de erro, não é mesmo? Esse é o caso quando falamos da emissão de nota fiscal, uma vez que a sua empresa está suscetível às implicações relacionadas às obrigações legais vigentes em nosso país.

A emissão de notas fiscais é uma tarefa obrigatória, e o processo, quando executado da forma correta, não implica em grandes transtornos ao gestor ou ao empresário. Porém, muitas vezes, ao realizar essa rotina burocrática, podem ocorrer certas adversidades, como o lançamento de um dado incorreto.

Para fugir dessas possíveis armadilhas, o gestor deve buscar por ferramentas adequadas a fim de tornar a emissão de NFe mais ágil e menos suscetível a falhas.

Assim, com o uso da ferramenta adequada, o gestor poderá utilizar sistemas para a automação em processos fiscais, contando com a configuração e a aplicação das leis, garantindo assim, a melhora do seu desempenho.

E quanto ao controle das regras fiscais determinadas nesse processo? Como garantir o cumprimento das normas fiscais?

Sem um bom sistema para controle das regras fiscais é difícil obter êxito, e é o que falaremos no próximo tópico. Aproveite a leitura para ficar por dentro desse assunto!

1. Como atingir a Parametrização Fiscal Centralizada?

Na gestão de uma empresa é fundamental ter mais controle no tratamento das regras fiscais. Obter mais expertise com essa demanda deve ser um dos seus objetivos para atingir uma gestão eficaz.

A partir disso é que se percebe a necessidade de implantar um software de gestão que auxilie os líderes a cumprirem suas rotinas administrativas, como a emissão de notas fiscais, sem comprometer o prazo de entrega e tampouco sua regularização com a Receita Federal.

Dessa forma, por meio de software para gestão contábil, fiscal e financeira é possível parametrizar os processo que envolvem essas áreas em determinadas etapas como:

• Atendimento às legislações e suas obrigações;
• Aprovação dos impostos;
• Consolidação das informações fiscais;
• Transmissão eletrônica de notas fiscais;
• Integração dos impostos a recolher com o financeiro, entre outros.

2. O que é NFC-e?

Semelhante à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) consiste em um documento utilizado para vendas ao consumidor final, transmitido pelo estabelecimento varejista à Secretaria da Fazenda no momento em que a compra online é realizada.

Para que a NFC-e seja executada, é preciso conexão com a internet. Caso realizada fora da rede (off-line), existem regras de contingência que devem ser respeitadas pelo profissional responsável.

Diferentemente da SAT e do PAF-ECF, não há necessidade de se instalar nenhum equipamento para a emissão do documento. Dessa forma, o processo se torna ainda mais prático, já que independe de qualquer espaço físico para ser executado.

Vale lembrar que, como o documento é emitido online, você pode fazê-lo através de qualquer dispositivo móvel como smartphone ou tablet. Ressaltando que, como é armazenada apenas digitalmente, a NFC-e não necessita ser impressa.

Entre as principais vantagens em se aderir à NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor) estão:

• Aprimoramento da gestão dos documentos;
• Diminuição dos gastos com impressão;
• Economia para armazenar documentos fiscais;
• Plano de contas integrado com a Receita, entre outros.

3. Definição de SAT

A sigla SAT designa Sistema Autenticador e Transmissor, e sua execução se dá por meio de um programa de computador fornecido por uma empresa credenciada pela Secretaria da Fazenda, que é responsável pela emissão e validação do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e).

É importante destacar que, para utilizar o sistema, o contribuinte deverá possuir um certificado digital, que será usado pelo SAT para fins de assinatura digital e transmissão de todos os dados da venda da loja ou do comércio varejista.

4. Entendendo o PAF-ECF

O PAF-ECF, descrito como Programa Aplicativo Fiscal – Emissor de Cupom Fiscal, nada mais é do que uma impressora utilizada para a emissão de cupons fiscais. Contudo, para que seu funcionamento se consolide, é necessário que a ordem de impressão seja feita a partir de um software específico com este objetivo, como é o caso da PAF.

Um dos grandes benefícios desse emissor, é a capacidade de armazenar em sua memória todos os cupons fiscais e imagens emitidas. Dessa forma, não é necessário ter conexão com a internet para o acesso às informações. Entretanto, manutenções devem ser realizadas por empresas credenciadas pelo fisco para se evitar a perda dos totalizadores salvos no ECF.

Em contrapartida, devido às exigências que a legislação propõe para o uso desta aplicação — como a não implantação em softwares não previstos pelas regras ou funcionalidades que interferem no desempenho das máquinas em que estão instaladas — os comerciantes têm optado pela SAT ou NFC-e, buscando flexibilidade quanto ao manuseio em seus PDV.

O que é ERP e como essa tecnologia te auxilia com a gestão da Nota Fiscal?

ERP: Enterprise Resource Planning em inglês e em português pode ser traduzido como Planejamento dos Recursos da Empresa. O software ERP é um conjunto de softwares de gestão de várias áreas de uma empresa. O ERP reúne, unifica e compartilha informações relevantes entre os departamentos em um fluxo que promove alto desempenho dos processos e das atividades. Um dos sistemas que compreende o ERP é o de gestão contábil/fiscal que auxilia a empresa com seus processos internos como um todo, centralizando-os em uma única plataforma. O sistema ERP incorpora processos das  áreas e gera benefícios que refletem como diferenciais competitivos.

Diferenciais competitivos referentes à área fiscal, contábil e financeira têm a ver  com o cumprimento de todas exigências legais e também com redução de custos. Um sistema fiscal pode e deve impulsionar a produtividade dentro da área fiscal/financeira de uma empresa. As funcionalidades devem ser pensadas para promover alto desempenho na execução das tarefas do setor fiscal/contábil, pois visam automatizar processos e garantir cumprimento das regras fiscais sem causar retrabalhos, entre outros erros.

Redução de custos no departamento fiscal? É possível?

Redução de custos em um departamento financeiro, fiscal e contábil está ligada ao aumento da produtividade e entrega de resultados coerentes. Utilizar um sistema na automatização de processos fiscais, viabiliza o cumprimento das atividades fiscais necessárias e aumenta a eficiência no recolhimento de todos os tributos e geração de informações consolidadas e seguras para a empresa.

Automatização de processos e a centralização de documentos fiscais, fazem parte da organização que pode promover redução de custos. Por exemplo, na ‘manifestação do destinatário’ manter centralizadas e saber antecipadamente de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra o CNPJ de sua empresa é essencial e evita problemas com fraudes etc.

Sonegador, um triste título para aqueles que têm sua contabilidade irregular. Porém, existe uma diferença entre aquele que não paga porque não tem lucro e nem recurso, e aquele que obtém lucros e recursos suficientes, mas não recolhe tributos.

A carga tributária no Brasil é excessivamente alta e possui um sistema de arrecadação burocrático, complexo e oneroso, compreendido entre taxas e tributos, que, sabemos, não traz retornos tangíveis, ou seja, muitos impostos e poucos serviços. E não para por aí. Não raro, temos notícias de aumento dos impostos, e estes com cargas tributárias muito elevadas. Há quem afirme que estas taxas, do ponto de vista da legalidade, são discutíveis. Cabe ao empresário manter a empresa viva, mesmo sendo sufocada pelo emaranhado de números a pagar. Ainda é mais grave quando o software para gestão da emissão de notas fiscais não é tem alto desempenho.

Arcar com todas as obrigações tributárias requer um jogo de cintura esgotante, por isso contar com um sistema para gestão tributária é fundamental. Trabalha-se muito sem nada retirar em benefício próprio. A escolha está entre pagar os funcionários, aluguéis e matéria-prima, deixando de pagar alguns dos impostos, ou ter a situação regularizada junto aos governos municipais, estaduais e federais.

A primeira opção é uma tentativa esperançosa, pois estes empresários acreditam que, vencendo as dificuldades passageiras, conseguirão logo pagar os tributos. Em uma negociação entre franqueador e franqueado, por exemplo, o momento pode ficar tenso, pois seus balanços e demonstrações financeiras estão comprometidos.

Então, o empresário está novamente em um momento de difícil decisão: abrir o jogo mostrando os resultados ou não. Omitir estes resultados pode, inclusive, gerar uma bola de neve, porque os candidatos a gestores, mais dia ou menos dia, vão sentir isso na própria pele. E a dor não será só dele, é um efeito em cadeia. Para permanecer na legalidade, as empresas são obrigadas a embutir em seus produtos o valor dos tributos e os custos burocráticos de recolhê-los.

Como se não bastasse, tem-se que concorrer com as empresas que não pagam tributos e, por isso, conseguem ter um preço menor. Investir no marketing e aumentar o poder de compra pode ser uma boa saída. Além disso, fazer uma análise minuciosa e um planejamento tributário de ações judiciais e de outras formas lícitas de reduzir os ônus pode ser revelador, pois é comum se deparar com um quadro em que se paga mais do que se deve ou paga o que não se deve. As formas lícitas se referem à pequenas aberturas da lei, a elisão fiscal (Baixe o e-book e saiba mais sobre “Elisão Fiscal”.

Como lidar com as inconsistências relativas aos tributos?

É da responsabilidade do Fisco combater os abusos. Junto à lei, todo caso é estudado e argumentado como único. Usa-se como base o princípio da razoabilidade e da moralidade. Fica claro que um advogado com tal habilidade é imprescindível, mesmo porque é arriscado ir tomando atitudes às avessas e acabar como um fora da lei.

Perante essa situação, muitos param e pensam: controlar ou não meu estabelecimento? A resposta é sim. É possível encontrar, através de controles disponibilizados por um software para gestão fiscal, procedimentos que permitem verificar inconsistências relativas a tributos.

Então, para a escolha do melhor software para gestão contábil e financeira, é preciso observar se ele possui travas, ou seja, se parametriza o imposto que o contador instrui, o que deve ser tributado e o que não deve.

O positivo dessa história é que, se o sistema foi habilitado conforme a consultoria contábil e a advocacia tributária, ele criticará qualquer coisa diferente nos documentos. O sistema de gestão fiscal deve não permitir entradas divergentes ao princípio instituído, a não ser que alguém autorize isso. A maior parte dos sistemas disponíveis no mercado apenas importa as notas fiscais. O imposto dessas é digitado sem critério.

Geralmente, não se faz conferências a respeito das notas fiscais e seus impostos, ou seja, taxas podem ser incluídas quando não deveriam ser ou até mesmo deixando ser incididas.

Exemplificando melhor: se um empresário comprou um produto novo e não sabe se ele deve tributar ou não,  por exemplo, um papel higiênico de folha simples tem uma tributação, e um de folha dupla, que vem do sul do país, tem outra condição diferenciada de imposto. Se o software de gestão fiscal e contábil foi parametrizado para não permitir esse tipo de ação, ele não aceitará essa compra, logo, protege a empresa de pagar aquilo que não planejou pagar.

O certo é validar e consistir o imposto na hora de lançar a nota fiscal e só permitir o que está previsto. Ter o controle nas mãos faz toda a diferença, pois no final de tudo, instaura-se uma economia gigantesca quando estamos falando um grande volume de compras.

Os sistemas da Teknisa detêm um diferencial que merece destaque: ambiente único de parametrização de impostos

No departamento fiscal o planejamento dos processos internos deve ser realizado com o objetivo de eliminar falhas e suas graves consequências. Prever ações referentes às obrigações fiscais e seus prazos de vencimento é garantir que todos os compromissos sejam cumpridos. Por isso mesmo a solução fiscal da Teknisa tem o recurso ‘Parametrização Fiscal em uma só tela’, que facilita o dia a dia dos profissionais da área financeira e contábil. Assim é possível controlar as rotinas internas com agilidade e assertividade, evitando complicações por deslizes.

Dessa maneira, em uma única tela do sistema, o gestor pode fazer toda a parametrização fiscal de forma centralizada. Melhorando as ações que envolvem processos como, a geração de guias, impostos a pagar, geração de livros fiscais, aprovação de impostos, consistência de documentos etc.

Automatização de processos por meio de sistemas fiscais

Sabe-se que, independente do porte do seu empreendimento ele terá obrigações legais que deverão ser cumpridas a rigor e com a máxima clareza para que a sua empresa atenda todas as demandas de contabilidade fiscal e gerencial. Por isso, é essencial contar com um sistema ERP que aprimore e proporcione assertividade na gestão de sua empresa.

Assim, automatizando os processos e contando com uma tela única para realizar parametrizações, como é o caso dos sistema fiscal/financeiro da Teknisa, a gestão fiscal poderá ser parametrizada com a consolidação das informações fiscais, aprovação dos impostos, cancelamento eletrônico, entre outras vantagens.

Poder contar com vantagens proporcionadas por um bom sistema ERP para gestão contábil, fiscal e financeira é ideal para que os serviços não sejam faturados sem medições ou apropriações de horários, ou faturar automaticamente todos os vencimentos por competência, e também otimizar seu tempo gasto para o processo de faturamento.

Além disso, outras vantagens serão atribuídas como o controle dos documentos por meio da gestão dos dados fiscais, que facilita a entrega das obrigações acessórias federais (SPED, contribuições, etc.) estaduais (SPED fiscal) e municipais, a Integração online com os módulos do ERP e muito mais.

Acompanhar as várias mudanças que acontecem na legislação tributária é um dos desafios dos gestores, e um bom sistema para gestão fiscal pode se manter atualizado quanto às alterações, garantindo que todas as obrigações sejam observadas.

Para garantir o ‘Compliance Fiscal‘ é necessário contar com um sistema fiscal e observar todas as normas legais que precisam ser seguidas, evitando multas e outras penalidades.

Conclusão

Com esse conteúdo, buscamos demonstrar que para o gestor obter mais segurança e consolidação nas informações em vários níveis organizacionais, é necessária a adesão a soluções tecnológicas que contribuam para otimizar o processo de emissão de nota fiscal.

Diante do que foi dito sobre PAF-ECF, SAT ou NFC-e, você deve avaliar os sistemas mais adequados, de acordo com a sua condição financeira e adotá-los para aumentar a performance do seu negócio.

Assim, mais importante que se preocupar com a assiduidade da emissão de notas fiscais é poder contar com um software que torne o processo mais ágil e prático, garantindo também que todas as variáveis utilizadas sejam devidamente faturadas e recebidas.

Além disso, com a tecnologia ERP e as soluções fiscal/contábil sua empresa terá o controle dos documentos por meio do mapa de apuração, pré-validando todos os dados fiscais.

Por meio da integração do software ERP Pebbian, da Teknisa, é possível ter a certeza de que os valores faturados serão enviados, ou seja, as notas fiscais e as contas a receber.

Quer saber mais? Entre em contato com um dos consultores da Teknisa e conheça mais as soluções de quem possui expertise de mercado!

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