Sistema para automação e gestão de contratos de alimentação em seu restaurante

Utilizar um sistema para automação e gestão de contratos de alimentação do restaurante corporativo pode, e deve, ser um critério de prioridade para o gestor que almeja ser bem-sucedido nesse segmento.

É notório o aumento da demanda de alimentação fora do lar. Esse fato resulta em um fluxo de trabalho bem intenso por parte das empresas que fornecem alimentação para os funcionários de indústrias e empresas contratantes com pouco tempo para o manuseio e consumo das refeições em domicílio.

Para acompanhar o crescente do segmento de alimentação fora do lar, é necessário que a gestão dos restaurantes corporativos considere otimizar seus processos como: gestão de contratos de alimentação, a elaboração de orçamentos, a automatização no processo de elaboração de propostas, a previsão de receitas e despesas, o repasse dos custos, entre outros.

E para isso, a solução dos seus problemas de gestão pode estar bem acessível. Como? Através da tecnologia aliada a gestão e a integração de todos os setores de seu estabelecimento.

Continue a leitura e entenda melhor! :)

Em primeiro lugar, vamos definir o que é a gestão de contratos de alimentação?

A gestão de contratos é, em partes, trata da garantia para a realização de serviços e/ou produtos entre duas partes, previamente negociados. Por se tratar das obrigações recíprocas entre as partes contratuais — contratante/contratado considerando os aspectos que devem ser contemplados, como quantas refeições serão servidas, por exemplo.

Aplicado no mercado de food service, setor com vasta concorrência, você precisa se diferenciar. E o segredo pode estar nos detalhes.

O diferencial do seu restaurante corporativo está na automação dos processos através de softwares para a gestão de documentos e de contratos de alimentação.

Com a automação de processos, um padrão de contratos é instaurado e ela também impede que informações erradas sejam repassadas e, por isso, proporciona bons resultados das negociações.

Os contratos contemplam todos os custos como: os equipamentos que serão usados, a mão de obra por turno e até mesmo o planejamento de cardápio. E um bom sistema para gestão de contratos pode controlar tudo a partir do perfil do seu cliente, das restrições contratuais, do número de refeições e quais dias serão contratados, entre outros.

Vamos falar um pouco mais sobre este assunto mais a frente, continue a leitura!

E pra que serve a gestão de contratos de alimentação?

A gestão de contratos de alimentação serve para observar e fazer cumprir as cláusulas de diferentes tipos de contratos, garantindo a segurança jurídica.

Assim, uma vez negociado, estruturado e conduzido, o contrato regula-se ao padrão dos serviços acordados mediante cláusulas estabelecidas através do mesmo.

Referente ao contrato, este será o tema do nosso próximo item. Continue conosco na leitura! :)

Como elaborar o perfil do contrato de serviços de alimentação?

A gestão de contratos de alimentação em um restaurante corporativo pode ser um desafio para os seus gestores, já que o acompanhamento do perfil do contrato e a fiscalização produtiva e eficaz do contrato são instrumentos imprescindíveis ao gestor.

Suponha que, por falta de informação ou desatenção em alguma rotina, o seu estabelecimento não cumpra alguma disposição contratual efetuada com seu cliente.

Esse tipo de erro pode ocasionar diversos problemas como a rescisão do contrato, por exemplo, além de gerar prejuízos e consequentemente, a aplicação de penalidades pelo código de defesa do consumidor, entre outros.

Por isso, o gestor deve estar ciente da legislação e também das demandas dos clientes, assim como as tendências relacionadas às práticas no ambiente de trabalho e organização do segmento.

Tendo em vista que são muitas informações e regras referentes aos contratos, que por isso mesmo não podem ser esquecidas, o que poderia auxiliar?

A resposta é simples e está na automação dos processos por meio de um sistema integrado de gestão de contratos que contribui em diversos aspectos como:

• A contemplação das cláusulas de diferentes tipos de contratos por mínimo de efetivos e/ou por equivalência (compensação, tablita).
• Em função das particularidades contratuais, é fundamental que as empresas optem por uma automatização que apure cada concessão — apuração automática de todas as concessões — sem depender do profissional para aplicar as regras e realizar o processo de forma manual. Assim, eliminando a evasão do faturamento em restaurantes corporativos e garantindo o cumprimento do contrato.

Desse modo, diante dessas importantes tarefas, o profissional que atua na gestão de contratos pode contar com a tecnologia para aumentar a produtividade do negócio, além de reduzir os custos.

Abaixo vamos falar mais a respeito dessa tecnologia. Então continue acompanhando o texto!

Qual a importância das propostas de alimentação em restaurantes corporativos?

Os restaurantes corporativos se tornam cada vez mais necessários, principalmente às empresas com muitos colaboradores ou até mesmo empresas localizadas em regiões distantes de centros comerciais, o que dificulta o acesso a restaurantes ou mercados.

Atualmente, é comum os restaurantes corporativos diversificarem tais cenários, buscando longevidade nos empreendimentos. Eles têm buscado expandir as áreas de alimentação do próprio local em que o consumidor dispõe de diversas opções de escolha, principalmente em tempos em que a as regras sanitárias estão ainda mais severas desde a Covid-19.

Além disso, em busca de qualidade de vida, boa parte dos consumidores buscam se adaptar ou revolucionar seus hábitos alimentares ao optar por refeições mais naturais. E não somente quanto aos gostos pessoais, mas considerando também restrições alimentares, como intolerância à lactose ou ao glúten e reações alérgicas.

Por esse motivo, os gestores de restaurantes corporativos têm buscado se adequar ao hábito alimentar dos clientes, proporcionando variedade e opções mais saudáveis para consumo. E o que pode auxiliá-los nessa tarefa?

A tecnologia, através do sistema de planejamento de cardápio, permite realizar a gestão nutricional além de planejar a produção dos serviços. Tudo isso com harmonia do cardápio, além de priorizar produtos dentro da safra, o que garante mais qualidade e melhores custos.

Além disso, tendo clara essas propostas de alimentação em restaurantes corporativos, adquire-se a previsão de receitas e despesas que serão consideradas ao realizar o planejamento de cardápio, assegurando a excelência e a qualidade nos serviços prestados por meio de soluções customizadas para empresas de alimentação em restaurantes corporativos.

Como a automatização da gestão da elaboração de propostas otimiza o processo?

Sistemas para a automatização no processo de elaboração de propostas é uma solução para uma das principais demandas dentro de uma Unidade de Alimentação e Nutrição – UAN, que é a elaboração de propostas.

Devido à sua importância e complexidade, os gestores tentam diversas estratégias para simplificar e tornar essa rotina mais ágil e assertiva.

Por envolver as aplicações financeiras do negócio é importante dedicar total atenção para as propostas, mas fazer isso de forma manual requer muitos recursos.

E qual é a alternativa nesse caso? A solução é usar software para a automatização de processos de elaboração de propostas que torna possível a padronização das atividades por meio de índices reguladores.

Dessa forma, a equipe comercial de uma concessionária de alimentação pode fazer um orçamento personalizado, considerando as necessidades identificadas da empresa contratante. Dado esse passo, a equipe deve avaliar se os serviços de produção de alimentos atende a esses requisitos levantados, e assim poder atender o máximo de demandas e propor uma melhor solução, condizente com as necessidades da contratante.

Ter um perfil de contrato e um modelo para seguir na hora da venda é essencial. Não ter um modelo padrão de contrato gera retrabalho, informações desencontradas e dificuldade em obter dados. Se sua equipe comercial fechar um contrato com informações erradas, a sua empresa pode perder dinheiro, e o cliente.

Tudo isso pode ocasionar em uma enorme dor de cabeça no dia a dia de quem gerencia esses contratos, além do possível prejuízo no fechamento do mês. Pense sobre isso!

Não dispor de um modelo padrão de contrato, com cláusulas definidas, tabelas de preços, gera retrabalho, informações desencontradas e dificuldade em obter dados.

Além desses motivos, é fundamental que os planejadores de cardápios invistam na padronização de receitas e no uso apropriado de produtos, ciente da necessidade de cumprir o contrato (per capitas, frequência de pratos e produtos etc.).

Como resultado? Mais performance e inteligência na padronização dos processos!

Realize a previsão de receitas e despesas na gestão de todos os contratos de alimentação

Segundo a definição do Ministério da Economia, receitas são recursos financeiros (impostos, taxas, contribuições e outras fontes de recursos) que servem para custear as despesas e os investimentos.

Realizar a previsão de receita é indispensável para que se saiba como dimensionar seus investimentos. Além disso, a previsão de receitas e despesas auxilia os gestores no conhecimento do quanto a empresa de restaurantes corporativos ou de alimentação coletiva poderá lucrar, sendo que o acompanhamento dela é ainda mais importante para saber se as estratégias devem ser mantidas ou não.

Através da elaboração de orçamentos é possível gerar propostas comerciais em tempo real. Além disso, gerar faturamento de forma automática, considerando preços de venda diferenciados por clientes, dia da semana e também de acordo com os comensais efetivos lançados no sistema, e ainda, fazer o faturamento por mínimo de efetivos.

O ideal é poder contar com um software para gestão da produção de refeições que auxilie os gestores a melhor administrar os seus restaurantes corporativos.

Ferramentas que colaboram para uma visão mais apurada dos orçamentos e dos gastos viabilizam mais autonomia e estratégias. Mas fique atento! O ideal é optar por uma renomada solução para gestão da produção e distribuição de refeições. A experiência neste ramo de negócio é um ponto relevante!

E ainda, é importante observar que o sistema de gestão em alimentação também seja capaz de disponibilizar opções de controle sobre os valores. Ações como liberação de compras de acordo com o orçamento, ou travamento dela quando os valores não forem o suficiente para aquisições.

A consulta às despesas segmentadas por fatores como matéria-prima, faturamento e mão de obra, são pontos positivos que tornam a gestão do orçamento mais assertiva.

Enfim, elaborar a previsão de receita é investir em planejamento, ação fundamental de quem deseja obter sucesso no segmento de alimentação fora do lar. Mas melhor do que isso é garantir a receita ou até gerar novos canais de vendas para aumentá-la, além de realizar o cumprimento do contrato e eliminar a evasão do faturamento.

Conclusão

Para acompanhar o segmento de alimentação fora do lar é necessário que a gestão dos restaurantes corporativos seja assertiva em seus diversos processos tais como:

• Gestão de contratos de alimentação;
• Elaboração de orçamentos;
• Automatização no processo de elaboração de propostas;
• Previsão de receitas e despesas, entre outros.

E com o auxílio da tecnologia é possível executar as rotinas dos serviços de alimentação de forma mais prática e eficiente, entendendo a necessidade da empresa contratante para atender às suas expectativas.

Aliando a gestão e integração de todos os setores de sua empresa de alimentação corporativa, você automatiza processos manuais, o que vai resultar em redução do tempo, além de eliminar erros e retrabalhos. Como é o caso da troca das planilhas por sistemas integrados de uma solução ERP para gestão de serviços de alimentação. Importante dizer que ERP é uma sigla que significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado.  Uma solução ERP é uma plataforma que contém sistemas e concentra dados altamente relevantes que auxilia um gestor a melhorar os processos internos e a integrar as tarefas de diferentes áreas, como finanças, estoque, compras, fiscal, recursos humanos, faturamento e vendas, por exemplo.

E por falar em vendas e faturamento, ressaltando que o ERP é uma plataforma completa de soluções integradas, ela proporciona, inclusive, mudança e otimização de processos que envolvem a confecção de propostas comerciais, que envolve assuntos referentes a clientes e fornecedores, aumenta a performance da análise de dados e garante o cumprimento de cada contrato.

A excelência na gestão é fundamental, do início ao fim do cumprimento de um contratos da empresa. Se sua empresa está focada em crescer, é bom investir em uma solução que trate dos contratos e documentos já existentes e que cuide do novo volume vindouro de maneira ágil e eficaz.

Com uma boa gestão do orçamento empresarial você ganha mais clientes, aumenta os lucros, reduz o desperdício de alimentos, aumenta a eficiência nos processos, como é no caso da proposta comercial, e, com isso, toma decisões mais inteligentes.

Você se identificou com algum desses desafios na gestão de contratos de alimentação?

Comente qual o seu maior obstáculo e compartilhe nosso material para outras pessoas que precisam conhecer a grande vantagem e os benefícios de adotar um sistema de gestão que compreende todo o ciclo de vida de um contrato estabelecido entre um restaurante corporativo e seus clientes.

Entre em contato com um dos nossos consultores. Aproveite para tirar as suas dúvidas.

Até a próxima! :)