Otimize a gestão dos processos de compras no food service

É sabido que otimizar a gestão dos processos de compras no food service e garantir uma melhor performance para esse setor, impacta diretamente no resultado e gera mais lucro para os seus restaurantes corporativos.

Entretanto, muitos gestores, principalmente no departamento de compras, acham difícil analisar, gerenciar e otimizar os gastos com clareza devido a processos de compras descentralizados, sistemas díspares e dados fragmentados.

Mas há boas notícias: a tendência crescente de criar soluções integradas de inteligência de negócios abriu as portas para uma transformação e otimização em torno de compras diretas e indiretas, tornando mais fácil e rápido analisar como sua concessionária de alimentação está comprando e gastando.

O resultado: um departamento de compras capaz de ser proativo na construção de modelos de sourcing estratégicos* e no gerenciamento de métricas de desempenho, que abordam holisticamente os gastos da empresa e otimizam o processo da gestão de compras.

* Afinal, o que é sourcing estratégico?

O sourcing estratégico é um dos principais métodos que os departamentos de compras estão usando para reduzir custos e melhorar a qualidade. O sourcing estratégico envolve analisar quais produtos a empresa compra em maior volume, revisar o mercado desses produtos, entender a economia do fornecedor desses produtos, desenvolver uma estratégia de compras e estabelecer relações de trabalho com os fornecedores. 

De acordo com um relatório preparado pela Harvard Business Review, 24% dos entrevistados disseram que não avaliam com eficácia as práticas de negócios dos fornecedores em suas empresas, citando processos de entrada de dados manuais e incompletos como uma barreira significativa.

Preocupante isso, não? Então, continue acompanhando este artigo pois vamos aprofundar nesse tema e você pode aprender como otimizar a gestão dos processos de compras e não cair em erros tão comuns.

Boa leitura!

Como funciona o workflow do processo de compras de uma concessionária de alimentação?

O processo de compras nos restaurantes corporativos visa a garantir a aquisição de insumos necessários para os processos de produção da cozinha industrial operarem com fluidez. Basicamente, na hora de fazer as solicitações de compra, o departamento de compras, inicialmente, envia um pedido de coleta de preços, ou seja, realiza a cotação com vários fornecedores, previamente qualificados, especificando os insumos alimentícios e suas quantidades para, posteriormente, negociar os preços e os prazos.

Como esse pedido de compras é gerado e enviado faz toda a diferença na gestão. Isso porque, caso a solicitação de compras seja gerada manualmente, por achismo, e ainda, se a gestão do envio do pedido, bem como das respostas, sejam feitas por e-mail, por mensagens de celulares, ligação telefônica, só aqui já teria espaço para muitas inconsistências.

E ter eficiência e rapidez em cada etapa do ciclo de compra é fundamental para garantir a saúde financeira e a logística da sua concessionária de alimentação.

Para isso, é bom estruturar um workflow do processo de compras, que é o primeiro passo para evitar perdas financeiras, ter assertividade nos pedidos, reduzir custos, controlar as finanças e aumentar a credibilidade do seu negócio, inclusive otimizar toda a gestão do início ao fim.

Em resumo, fazer um bom workflow consiste em definir com clareza todas as tarefas a serem executadas — como se fosse uma linha de produção. Isso oferece fluidez no andamento das atividades, bem como a diminuição do tempo gasto na execução delas, otimizando todos os processos.

Um bom workflow do processo de compras de uma empresa de alimentação que faz a gestão de vários restaurantes empresariais funciona em seis etapas

Para ter um bom workflow é importante, também, compreender como é a política de compras das UANs. Se uma UAN tem compras centralizadas, por exemplo, ela terá um poder maior de negociação em função do alto volume de compras e terá uma adoção de procedimentos mais uniformes, o que favorece o controle das compras das UANs.

Segundo Arabelle Menezes, nutricionista e gerente Comercial da Teknisa especialista em food service, primeiramente, os gestores das UANs, ou seja, dos restaurantes corporativos, baseados, principalmente, nas regras contratuais, nas fichas técnicas de alimentos com as respectivas quantidades per capitas e na quantidade de comensais estimados, realizarão o planejamento do cardápio para cada serviço contratado.

A especialista prossegue explicando sobre o processo ideal de compras, acompanhe!

Assim, é gerado a previsão de consumo, ou seja, é possível identificar quais serão as matérias-primas necessárias, bem como as suas respectivas quantidades, para geração do cálculo de sugestão de compras.

Cabe ressaltar que, independentemente se a UAN tem uma Central de Planejamento para a elaboração do cardápio ou se elabora seu próprio cardápio, todas as compras devem ser respeitadas conforme a elaboração do cardápio e a especificação contratual de cada restaurante.

O segredo aqui é a organização. Mas para fazer isso de forma assertiva, é necessário ter um sistema de gestão para compras — a melhor opção para realizar o gerenciamento, pois assim se consegue automatizar os cálculos e gerar a solicitação de compra.

Assim, com um bom software especializado em gestão de compras, o gestor poderá ver todos os ingredientes que a UAN precisa e com as datas específicas que os fornecedores devem entregar os insumos. Por exemplo, se uma unidade precisa de camarão para quinta-feira, mas seu pré-preparo demora 2 dias, o fornecedor precisará entregar com antecedência, certo?

Entretanto, se a periodicidade de entrega do fornecedor for todas as quartas-feiras, o restaurante coletivo precisaria receber esse produto na quarta-feira da semana anterior. Como ter esse controle? Com o sistema TecFood para gestão em alimentação é simples, pois o gestor da UAN saberá automaticamente quais os dias receberá o produto do fornecedor.

Por exemplo, se o gestor de compras tem 30 unidades de restaurantes coletivos na sua gestão e cada um fez a apuração, o sistema de gestão de compras gera a solicitação de compras e a Central de compras recebe todas as solicitações para consolidá-las. A partir daí, o gestor de compras saberá a quantidade total de insumos a serem solicitados e poderá avaliar as particularidades de cada restaurante.

Assim, o gestor terá tudo consolidado e poderá negociar com os fornecedores por meio de um Portal de Compras ou por um App. Ao receber a solicitação de compra o fornecedor deve preencher os dados ou valores e inseri-los no software para gestão de compras. Feito isso, o próprio software é quem seleciona — conforme alguns parâmetros — e apura quais são as melhores compras a serem realizadas.

Por exemplo: suponha que o gestor solicitou 20 kg de carne, e em um fornecedor o custo será de R$23,90 e no outro de R$30,00. Olhando assim o de menor valor se encaixaria melhor no orçamento, contudo, nesse caso em específico o de R$30,00 pode ter condições melhores, como data de pagamento, prazo de validade etc. Feito essa apuração, o sistema de gestão de compras vai sugerir qual seria a melhor compra.

A partir disso, o gestor de compras pode autorizar a compra, bem como gerar a ordem de compra pelo software, e a partir disso o fornecedor receberá a autorização de fornecimento (Aceite) e, consequentemente, será gerado a Nota Fiscal. Dessa maneira, o fornecedor pode gerar a manifestação do destinatário no próprio sistema de gestão de compras — que é uma integração que o sistema TecFood tem com a SEFAZ.

Em síntese, para obtermos sucesso no processo de compras, é preciso atentar aos pontos abaixo, para garantir melhores resultados para os restaurantes coletivos.

1. Identificação da real necessidade de compra: Ao gerar a previsão de consumo de uma UAN, não basta considerar apenas os cardápios, per capitas das preparações e os números de comensais. É necessário, também, levar em consideração a quantidade atual dos insumos no estoque e o estoque de segurança desses produtos, a fim de evitar gastos desnecessários, desperdícios e aumento dos custos.
2. Seleção do fornecedor: O departamento de compras precisa qualificar, previamente, os fornecedores por família de produtos (ex: carnes, hortifrutis, laticínios…), solicitar as cotações para os itens necessários e selecionar o melhor fornecedor, a cada solicitação de compra gerada. Sobre a ação de qualificação, é uma parte importante do processo porque reputação, custo, velocidade de serviço e confiabilidade precisam ser investigados antes de tomar a decisão de considerar o fornecedor como apto para atendê-lo.
3. Portal de compras: O ideal é que o processo de cotação seja feito através de um aplicativo ou de um site de e-commerce que integre e conecte o comprador ao fornecedor, o que agiliza o processo, elimina retrabalhos e erros, além de inovar toda a operação. Vale ressaltar que o software TecFood da Teknisa tem um portal de compras inteligente e responsivo, o que permite que o fornecedor visualize todas as cotações de qualquer dispositivo móvel.
4. Foco na negociação: é necessário focar na negociação com os fornecedores, usufruir do poder de barganha e analisar bem as cotações recebidas. Nas categorias de insumos da Curva A, principalmente, o recomendado é que a cotação seja feita com pelo menos três fornecedores, além de priorizar lotes maiores para obtenção de menores preços.
5. Envio da ordem de compra: Agora é hora de obter a aprovação para a compra. Depois de identificar a melhor opção de compra, o responsável precisará autorizá-la. Vale lembrar que vários indicadores precisam ser avaliados e não somente os preços. Dentre eles, destacam-se: prazo, frete, forma de pagamento, aproveitamento de crédito etc. Esse processo pode ser estabelecido para qualquer compra ou somente após o estouro do orçamento definido.
6. Faturamento do pedido: O fornecedor receberá a ordem de compras e realizará o faturamento do pedido e a entrega dos produtos diretamente na Unidade ou de forma centralizada, caso haja um Centro de Distribuição.
7. Pagamento: Após o recebimento da mercadoria, através da importação do arquivo XML da Nota Fiscal, será realizada a entrada automática dos produtos no estoque, além de ser gerada uma conta a pagar para o setor financeiro providenciar o pagamento do título, desde que, a sua empresa conte com um software de gestão para o negócio, para automatização desses processos. Caso contrário, o processo ocorrerá manualmente, sem o auxílio da tecnologia.

Para garantir um fluxo de compras adequado é necessário automatizar as etapas como aprovações, entrada de produtos, envio de faturas, e isso só é possível com um bom sistema de gestão de compras. Para alcançar os melhores resultados é preciso ir além do produto final. É importante escolher sistemas inovadores, completos, que sejam específicos e que ofereçam diferenciais para a gestão de seus restaurantes.

Também é primordial treinar sua equipe para fazer uso de todas as funcionalidades do software em uso. Fica de olho, pois é valiosíssimo contar com uma solução especializada no mercado de food service. Por isso, conheça o TecFood da Teknisa.

Investir em soluções que permitam automatização, que ofereça análises gráficas de indicadores de performance em tempo real — na palma da mão — para tomadas de decisões ágeis, faz com que o processo se torne assertivo e gere melhores resultados.

Continue a leitura e entenda como fazer isso. Mas, antes, aprenda quais estratégias você pode usar para acabar com erros e melhorar o desempenho dos seus restaurantes.

Como evitar erros na gestão dos processos de compras dos restaurantes corporativos?

É fácil cometer erros na gestão dos processos de compras dos restaurantes corporativos e se perder em meio ao turbilhão de informações e dados.

O que dá início a um processo de compras é saber, primeiramente, qual é a real necessidade de compra de cada Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN) ou restaurante corporativo. Mas para ter assertividade nas solicitações de compra é fundamental enviá-las corretamente com informações, tais como: produtos, quantidades, unidades de medidas, datas de uso etc., para a área responsável consolidar as informações e dar sequência, caso contrário, o processo de compra será mal estruturado, com informações errôneas e, além de aumentar o lead time, é bem possível que o gestor de compras tenha muitas dores de cabeça por esse motivo e por outros, como:

• Informações soltas;
• Falta de um histórico de compras e controle de estoque;
• Gastos indiretos: falta de visibilidade e de fiscalização das compras;
• Falta de controle dos gastos;
• Falta de visibilidade de dados: dos fornecedores, do status da solicitação de compras, e das métricas gerais de gastos;
• Ineficiências dos processos e lentidão no processamento dos pedidos;
• Impossibilidade de mensurar o desempenho do processo de compra ou fazer melhorias;
• Demanda de várias pessoas para fazer o levantamento dos insumos, dos dados e dos preços, despendendo tempo e recursos. Além da falta de integração dos processos.

Certamente que, em um cenário de muita concorrência como é o setor de food service, evitar erros nos processos de decisão de compras dos restaurantes corporativos vai além de uma boa gestão, é questão de sobrevivência.

Como resultado das flutuações dos preços, devido à inflação em alta, diversos segmentos, incluindo o setor de alimentação, viram os custos de seus produtos sofrerem um aumento de preço inesperado e bastante drástico.

Embora possa ser difícil prever essas flutuações de mercado, existem muitas estratégias para te auxiliar na hora de fazer as compras para suas UANs. Inclusive porque a gestão de compras é um dos principais componentes para manter a redução nos custos e a lucratividade dos restaurantes corporativos.

Por isso, é essencial que os gestores tenham em mente estratégias e sistemas para realizar uma gestão e análise mais apurada dos processos e resultados, com base nos orçamentos.

Em uma concessionária de alimentação, por exemplo, é comum que os gestores tenham que lidar com bastante quantidade de pedidos. Isso significa que há um volume de informações e dados que devem ser bem administrados. Além disso, é preciso estar atento para não exceder com os valores previstos nos vários tipos de contratos que sua empresa tem que cumprir. Que desafio, hein?

E ainda há um agravante: a rotina de uma UAN é intensa. Assim, a visão estratégica dos gestores pode ser comprometida pela falta de tempo para se atentar aos processos ou até mesmo devido à sobrecarga de demandas.

Mas, será que existe uma forma ou um software para gerir os orçamentos, as compras e aprová-los com mais eficácia, reduzindo equívocos que podem colocar em risco a lucratividade do seu negócio?

A boa notícia é que sim! Existem soluções tecnológicas que auxiliam os gestores das UANs a resolverem esses problemas.

Quer melhorar a gestão dos processos de compras nos seus restaurantes corporativos?

Confira 5 dicas práticas para otimizar os processos de compras de seus restaurantes coletivos: alcance os melhores resultados!

1. Planeje bem o orçamento e resolva as problemáticas da gestão dos processos de compras

Um componente essencial para obter margens de lucro mais altas é conhecer seu processo de produção e quais aspectos dele custam mais.

Também é imprescindível comprar o que está com o preço mais em conta. Para isso acontecer, é necessário experiência e intuição para perceber como nem sempre essa é a melhor solução, pois não se trata só de preço.

A maneira mais óbvia de cortar despesas é, sem dúvida, a mais desafiadora também. Embora o gestor possa economizar no início comprando mais barato, no longo prazo ele pode ter problemas na qualidade do seu produto final, por exemplo.

Por isso, identificar bons fornecedores com base em critérios como qualidade, preço e histórico de entrega, permite que você tome decisões de compra mais assertivas.

Em um estudo da Harvard Business Review, 95% dos líderes empresariais relataram que seus processos de sourcing e compras foram interrompidos por causa da pandemia. E embora a maioria dos gestores de compras concorde que o estudo de fornecedores desempenha um papel fundamental no planejamento dos negócios, apenas 21% relatam ter recursos para fazer a análise de dados de fornecedores. 

Acrescente a esses desafios a inflação cada vez mais alta, levando a um aumento de custos para os fornecedores e para as equipes de compras.

Além disso, com os problemas da cadeia de suprimentos em diversas partes do mundo devido à pandemia, os gestores de compras devem ser capacitados para tomar decisões baseadas em dados para minimizar os impactos. Para auxiliar, é fundamental ter um sistema de gestão de compras eficaz que permita, além de fazer o estudo de fornecedores, planejar estrategicamente para otimizar os processos de compras.

2. Tenha um bom controle na aquisição dos insumos alimentícios e garanta mais sucesso nos processos de compras

Vamos imaginar um restaurante corporativo que possua um orçamento para compras semanais no valor X.

Agora pense se, porventura, o gerente ou o responsável pelos pedidos decida optar por outro tipo de mercadoria, ou decida adquirir outro produto em maior quantidade. O orçamento, já previsto para determinadas aquisições, poderá não condizer com o valor da compra, isso é um problema, fato!

Outro cenário comum é o profissional responsável pelas compras ou até mesmo o gestor aprovar as compras com os fornecedores sem conferir se os preços estão de acordo com o orçamento. Mais um problema!

Por exemplo, se são solicitadas 100 mercadorias a mais, não previstas no contrato, o tomador de decisão só saberá na prática quando o pedido, de fato, for entregue.

Vale lembrar que as mercadorias, muitas vezes, não podem ser devolvidas aos fornecedores, o que piora a situação.

O processo de aquisição requer salvaguardas para evitar compras que não estejam em conformidade com os requisitos contratuais e operacionais.

Dito isso, o que pode acontecer?

• Prejuízos financeiros;
• Desperdício de alimentos;
• Redução no valor da receita etc.

Essas são ocorrências inerentes à qualquer empresa e que podem acontecer, inclusive, ao mesmo tempo. Mas para ter um bom controle de aquisição (respondendo ao título do tópico: evitar erros nos processos de compras) é necessário ter um bom sistema para gestão de compras, principalmente um que tenha a funcionalidade de gerar o pedido de compras a partir do planejamento de cardápio elaborado.

Para isso, é primordial que haja uma conexão do departamento de compras com o de planejamento de cardápios, com os respectivos per capitas das preparações e da quantidade estimada de pessoas que vão consumir as refeições (comensais). Assim o gestor poderá obter o cálculo da matéria-prima necessária com base no cardápio previamente elaborado.

Desse jeito, e com base no estoque atual, será possível gerar o cálculo fiel ao que será realmente necessário comprar, o que evita desperdícios e/ou falta de insumos na produção das refeições.

Ter processos de compras automatizados com a solução ERP TecFood é bem mais viável. O sistema TecFood leva agilidade ao processo, integração, principalmente com as áreas de planejamento e de estoque, com a finalidade de gerar o cálculo preciso da real necessidade de compras. Ele também torna automático o processo de cotação. O TecFood se integra a aplicativos para agilizar o processo de compras e a fornecedores. Além disso, com a análise de diversos algoritmos, com o TecFood é possível comprar assertivamente utilizando como base o orçamento e gerar melhores resultados para o seu business.

Viu só como é crucial ter um sistema de compras que integre todos os setores dos seus restaurantes corporativos, que otimize os processos de compras e que faça sugestão de compras com base no cardápio elaborado e em variáveis, tais como: preço, posição atual do estoque, estoque de segurança, prazo de entrega, forma de pagamento, inflação e muito mais?

3. Garanta compras assertivas e reduza gastos controlando bem o estoque de seus restaurantes de coletividade

Nem é preciso reforçar porque é necessário obter um controle mais apurado, não apenas sobre as compras, mas também em relação a orçamentos e estoque, certo?

Às vezes, comprar em grande escala é bastante vantajoso, porém, se o restaurante tem estoque de produtos que estão parados, você está perdendo dinheiro, inclusive com local de armazenamento dos produtos. Por isso, é crucial minimizar quantidades excessivas ou desnecessárias e manter produtos que se usam mais e saem mais rápido.

Ter um inteligente sistema de gestão de compras e de gestão de estoque é importante, pois ele vai ajudar a monitorar a entrada e a saída de insumos e fornecer relatórios em tempo real.

Dessa forma, o gestor da Unidade só solicita os itens quando eles atingem um determinado nível de pedido e elimina o risco de pedidos em excesso ou em falta.

Um sistema de gestão de compras também o auxiliará a prever suas necessidades exatas de estoque, com base nos padrões de consumo de seus restaurantes. Desta forma, é possível reduzir qualquer desperdício indevido, por conta do excesso de pedidos.

Tenha em mãos “qual é a real necessidade de compras” e saiba também “qual é a melhor compra”, e ainda, de forma consolidada, para abastecer o estoque de seus restaurantes de forma responsável e econômica.

4. Centralização das compras: porque é importante aplicar essa tática na gestão dos restaurantes corporativos

Fazer o controle de custos das compras de restaurantes corporativos é essencial, pois permite identificar onde as despesas ocorrem e, assim, poder tomar medidas corretivas e preventivas para manter uma relação saudável entre seus custos e suas finanças.

Entretanto, o processo de tomada de decisão de compra não pode ser eficiente se todas as informações estiverem armazenadas em vários locais.

Se a sua concessionária de alimentação não possui um processo centralizado de coleta de informações, desde quantidade de estoque até informações sobre fornecedores, essa deve ser uma das estratégias mais importantes para colocar em prática.

Centralizar todas as informações relacionadas às compras ajudará sua equipe a acessá-las mais rapidamente e a tomar decisões cruciais sobre seus negócios!

Saiba que as planilhas de gestão de compras não têm recursos de colaboração em tempo real; portanto, sua função impossibilita de fazer uma boa gestão das compras. Eliminar as planilhas é um grande passo para o sucesso das compras.

Com uma boa solução para fazer a gestão de compras dos seus restaurantes corporativos, você não apenas torna a compra mais fácil do início ao fim, mas também prepara seu negócio para o sucesso.

Utilizando o melhor sistema para gestão de processos de compras você pode resolver a maioria dos problemas com estoque. Com ele o gestor da UAN pode monitorar constantemente toda a movimentação de estoque, o que garante a redução de pelo menos 1% dos custos com estoque. Também pode controlar os valores, a quantidade e a validade dos produtos que, porventura, estejam parados no estoque.

Além disso, realizar a supervisão constante do estoque mínimo e do estoque de segurança vai fazer a diferença, certamente. Claro, sem esquecer da relevância de realizar a rastreabilidade, o inventário rotativo com contagem diária, o que vai permitir a geração da correta necessidade de compras e, entre outros, o controle das retiradas das diferentes divisões de que houver em um estoque.

E tem mais! Ajustes de inventário e suas rotinas, método PEPS, gestão da data de validade de produtos, do CMV e do estoque cego, das entregas usando os relatórios de mapa de distribuição e informações de capacidade de transporte dos caminhões, das rotas de entrega e da quantidade a ser entregue por cliente. Um ponto relevante: todos esses pontos mencionados acima são gerenciáveis pelo sistema TecFood, o mais utilizado pelas concessionárias de alimentação.

5. Faça relatórios diários e semanais para acompanhar a gestão dos custos da sua concessionária de alimentação

Outra dica importante é acompanhar regularmente os seus restaurantes corporativos de forma geral. Relatórios em tempo real são extremamente úteis nesse caso. Ao acompanhar os números por meio de relatórios regulares, os gestores dos restaurantes poderão ter controle absoluto sobre o negócio e identificar as áreas de perda de receita e, simultaneamente, ficar atento aos relatórios de vendas e compras.

O custo das imprecisões dos dados no setor de compras: saiba como resolver

Até aqui foi possível perceber a importância da gestão de compras e de se ter um bom controle dos processos de compras para otimizar a gestão do seu restaurante corporativo, certo?

Os impactos negativos que as imprecisões financeiras causam são significativos na lucratividade dos seus restaurantes corporativos.

O resultado: desperdício de tempo e risco de implicações financeiras devido a dados imprecisos. É necessário, portanto, padronizar os processos de compras para evitar confusões, discrepâncias e atrasos, que normalmente levam ao gasto de recursos e, consequentemente, perda financeira.

Com o software para gestão de compras, TecFood, você garantirá que o sistema seja modificado (parametrizado) conforme e quando necessário, de acordo com os requisitos e recomendações dos membros da equipe e das partes interessadas, o que acabará por eliminar a confusão, aumentar a precisão, reduzir o desperdício e aumentar a produtividade.

Uma solução ERP integrada à análise de dados pode fornecer uma descrição detalhada dos processos de compras e até mesmo do fornecedor. A análise em tempo real pode ajudar as partes interessadas a tomar decisões informadas e rápidas para minimizar a perda monetária nos estágios posteriores do gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Adotar um software para fazer a gestão de compras é fundamental para otimizar os processos de compras, reduzir custos e evitar erros gerenciais.

Mais uma vez é importante ressaltar que é fundamental contar com um específico sistema para controle das compras e dos custos na elaboração do cardápio a partir do orçamento pré-definido, considerando as informações do cardápio mensal e fazer o correto registro dos custos fixos, e ainda, com a possibilidade de fazer o rateio por “Serviço” a ser oferecido.

Certifique-se de que o software para gestão de compras que atualmente você usa oferece relatórios analíticos e sintetizados para correta análise diária dos processos e dos resultados:

• Evolução de custos e impacto financeiro;
• Comparativo entre Custo Padrão x Custo Planejado;
• Comparativo entre Estimados x Efetivos;
• Porcentagem do CMV – Custo de Matéria-prima Vendida;
• Porcentagem de Mão de obra (MDO) e Despesas.
• DRO – Demonstrativo de Resultado Operacional: para que você possa analisar os resultados gerenciais de cada UAN sem que haja a necessidade de fechamento contábil;
• Estratificação de resultados por empresa, por regional, por supervisor, por filial e por fornecedores pertencentes da curva A, B e C.

Veja como um software específico para gestão de compras, o TecFood,  vai te auxiliar a evitar erros nos processos de compras

• Evita falha na comunicação com fornecedores;
• Impede que haja solicitações de compra sem padronização, recebidas por email e sem histórico;
• Impede haja falha no controle de estoque e no monitoramento das compras;
• Evita compras descentralizadas e sem integração com outros setores;
• Proporciona formas para que haja a análise de fluxo de refeições fornecidas de forma assertiva;
• Favorece o controle de métricas e objetivos definidos para acompanhar as despesas do restaurante corporativo;
• Dificulta a existência de processos manuais e sem controle preciso dos dados;
• Evita erros humanos, duplicidade de dados etc.

Mais uma vez, contar com o TecFood para garantir uma análise baseada em dados, relatórios e gráficos é uma decisão acertada, assim você tomará decisões mais assertivas e garantirá o sucesso do processo de compras de seus restaurantes corporativos.

Consciência sobre o desperdício de alimentos também é responsabilidade do setor de compras

A correta utilização e manuseio dos alimentos são uma das alavancas que temos para reduzir os impactos ambientais e sociais negativos do consumo.

Contudo, embora o volume de produção de alimentos no Brasil seja alto, uma parte significativa é desperdiçada. O Brasil desperdiça cerca de 41 mil toneladas de alimentos por ano. Em todo o mundo, mais de um terço dos alimentos produzidos é perdido ou desperdiçado, o equivalente a cerca de 1,3 bilhão de toneladas de comida.

Entre as quantidades 30% correspondiam a cereais; entre 40% e 50% compreende raízes, frutas, hortaliças e oleaginosas; 20% envolve carne e laticínios; e 35% é peixe. Estima-se que esses alimentos seriam suficientes para alimentar dois milhões de pessoas.

Nesse contexto, a redução de perdas e desperdícios de alimentos deve ser prioridade também para a área de compras. Sendo assim, compreender o desperdício de alimentos é crucial, pois afeta o meio ambiente, as pessoas, e, é claro, o bolso dos gestores.

Vale lembrar que uma pesquisa realizada pela Ecovadis, em 2017, com 120 empresas na Europa e Estados Unidos, apontou que as compras sustentáveis já traziam, na época, benefícios como melhoria da reputação da marca, apontada por 90% dos executivos, desenvolvimento de relações mais confiáveis e duradoura com fornecedores na visão de 70% dos líderes empresariais, e aumento de vendas, segundo 50% dos entrevistados.

Como o setor de compras pode reduzir o desperdício de alimentos?

Um dos principais problemas com a redução de resíduos alimentares é que, sem informações em tempo real sobre a condição, status e inventário do estoque, quais opções as empresas têm para resolver seus problemas de resíduos e otimizar a gestão de resíduos?

O desperdício de alimentos é um problema evidente em toda a cadeia de abastecimento, mas a maior parte dele ocorre durante a produção e após o consumo, nesse caso seria o resto ingesta. O resto-ingesta é a quantidade de alimentos devolvida no prato ou bandeja, e deve ser analisado não somente do ponto de vista econômico como também para ter ciência da falta de alinhamento das preferências do cliente, ou pode sinalizar má qualidade do produto entregue pelo fornecedor, além de porcionamentos de alimentos errados, com elevadas quantidades.

O resto-ingesta é também a relação entre o resto devolvido nos pratos e a quantidade de refeições oferecidas, expressa em percentual. Pode-se afirmar que são aceitáveis taxas inferiores a 10%, por serviço.

A avaliação do índice de resto-ingesta tem o objetivo de saber o volume do desperdício nos pratos em relação à quantidade de alimentos produzida.

Além disso, uma boa ideia é promover uma campanha de conscientização para que as pessoas sirvam a comida na medida certa e sem exageros. Investir em políticas e processos de qualidade é uma excelente alternativa para minimizar ou sanar esse problema.

Outro ponto diretamente ligado tanto ao desperdício de alimentos quanto aos custos é a sobra limpa. A sobra limpa são os alimentos produzidos e não distribuídos, isto é, ficam retidos nas cubas ou nas panelas, ou seja, não saíram para o buffet ainda. Para reduzir a quantidade de sobra limpa, uma boa alternativa é fazer avaliações diárias.

O controle de resto ingesta é complexo ser feito, mais que o controle de sobras limpas, pois tem a ver com o cliente e sua relação com as refeições. Os tipos são ocasionados por diferentes fatores e ainda variáveis no dia a dia.

A quantidade de sobra limpa deve estar relacionada ao número de refeições servidas e à margem de segurança que foi definida no momento do planejamento.

Os registros dessas quantidades devem ser feitos, pois servem como subsídios para implantar medidas de correção, de racionalização, de redução de desperdícios e de otimização da produtividade.

Se os registros da porcentagem de resto ingesta e sobra limpa revelarem números acima de 10% em coletividades sadias e 20% em enfermas, pressupõe-se que os cardápios estejam inadequados, isto é, eles podem ter sido mal planejados ou mal executados.

Portanto, as UANs – que são os estabelecimentos que trabalham com a produção e distribuição de alimentação para coletividades – devem implantar uma política de processos e de parâmetros próprios de maneira a eliminar tais ocorrências.

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É interessante buscar algumas soluções ou aplicativos, com funcionalidades que permitam o agendamento e escolha de pratos para o dia seguinte, entre outros.

Segundo ABREU (2003), os restaurantes devem medir as sobras ao longo do tempo e definir um parâmetro para as UANs. Isto permite uma imagem mais clara da situação real dos restaurantes, permitindo ao gerente de Unidade medir o resto ingesta x as sobras limpas, o que ajuda a minimizar compras desnecessárias e, é claro, o desperdício.

A redução do desperdício e perda de alimentos no mercado de food service pode ser alcançada através de novas plataformas de gerenciamento, isto é, utilizando um bom sistema para reduzir desperdícios de alimentos, modular e parametrizável, e que seja ideal para o porte dos seus restaurantes corporativos, como é o caso do TecFood.

Fazendo uso da tecnologia para otimizar a gestão dos processos de compra da sua concessionária de alimentação, é possível reduzir desperdícios, e estar no caminho para ajudar a alcançar o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável da ONU de reduzir pela metade a perda e o desperdício de alimentos até 2030.

Para otimizar a gestão dos processos de compras e criar políticas sustentável de compra de alimentos, os gestores devem incluir métricas, como:

• Percentual de compras de produtos ou categorias específicas, que atendem a critérios de sustentabilidade definidos;
• Melhorias no valor nutricional das ofertas de refeições e lanches, com o uso de ficha técnicas de preparo de alimentos;
• Fornecedores — desenvolver parcerias com outras instituições que também desejam adotar políticas de compras sustentáveis ​​de alimentos etc.

Saiba que uma cadeia produtiva sustentável começa com o estabelecimento de um bom processo de compras sustentáveis e de um software para gestão de compras que integre todos os setores da sua UAN. Conheça o TecFood!

Gestão de compras deve ser com a melhor solução para otimizar o processo de compras nos restaurantes corporativos

Até pouco tempo, o processo de compra era feito manualmente, no papel ou por meio de planilhas. Entretanto, eles não são precisos, principalmente quando descobrimos um pagamento duplicado de uma compra importante, ou quando a produção da cozinha precisa mudar o cardápio planejado, devido ao atraso da entrega dos insumos por falta de controle nos pedidos. Ou seja, o fluxo de trabalho se torna insuficiente.

Através de um bom software para gestão de compras o gestor consegue realizar algumas tarefas que farão toda a diferença, podemos citar:

• Utilização da tecnologia a seu favor para eliminar tarefas manuais e custos de operação desnecessários com atividades automatizadas;
• Eliminação de desperdício, retrabalhos, registros e armazenamento manuais de papéis;
• Precisão e consistência nos dados; centralização de informações;
• Gestão através de relatórios gerenciais com indicadores para monitoramento da operação e agilidade nas tomadas de decisões.
• Realização da análise de dados em tempo real;
• Gerenciamento de fornecedores; conformidade e informações de contrato etc.

Como o software TecFood você pode tudo isso que descrevemos e muito mais! Ele permite visibilidade e precisão contínuas dos dados financeiros. Além disso, com essa específica solução para gestão dos processos de compras é possível fazer:

• Workflows flexíveis que se adaptam às necessidades da empresa e Integração com ERP;
• Aprovações de compra com rotas pré-definidas de alçadas, por meio de Aplicativos;
• Emissão de relatórios e gráficos que permitem aos gestores monitorar o estoque e demais informações relacionadas ao processo.

Portal de Compras focado no food service, você tem um?

O processo de compras de matérias-primas para a produção de refeições, inclusive da produção de refeições transportadas pode ser otimizado por meio de uma ferramenta que simplifica, automatiza e agiliza a comunicação entre o comprador e o fornecedor. É o caso do Portal de compras na web, que otimiza tempo e aumenta a produtividade dos envolvidos, além de tornar o processo de compra mais prático para o gestor de compras e para o fornecedor.

Utilizar a tecnologia como braço forte para fazer suas cotações de preços junto aos fornecedores otimiza a comunicação, e o gestor de compras não perde tempo enviando e-mails ou gastando horas no telefone fazendo esse levantamento.

Mas quando as requisições de compra são enviadas por meio do Portal de Compras como é o do TecFood, os compradores podem, além de demais vantagens, verificar facilmente o status que o pedido se encontra, realizar negociações e gerar autorizações de compras de forma integrada com o seu backoffice.

Já para o fornecedor, outra praticidade é que o Portal de Compras TecFood permite que a gestão dos pedidos seja feita por meio da tela de um celular ou tablet, tornando o controle mais ágil e prático.

Assim, é possível evitar erros nas solicitações de compras, fortalecer o relacionamento com os fornecedores, reduzir tempo de trabalho das equipes, otimizando toda a gestão do processo de compras.

Conheça o aplicativo para aprovações de compras por alçada, integrado ao TecFood!

É sabido, então, que os gestores necessitam aprovar a compra conforme o orçamento. Essa etapa é primordial para garantir que todos os resultados sejam alcançados.

Conforme dito, os gestores podem contar com uma solução tecnológica que permite uma gestão mais apurada dos pedidos de compras, além de estabelecerem a rota de aprovação ideal, com as determinações dos valores por alçada.

Olha só que novidade bacana para você! Por meio do aplicativo Approve, da Teknisa, o gestor tem acesso aos valores dos gastos e das projeções, além do orçamento previsto para as compras de cada Unidade. Ideal para líderes que necessitam de uma opção rápida, inovadora, estratégica, intuitiva para aprovações das compras, e com a vantagem da mobilidade. A funcionalidade do APP Approve se integra ao módulo/sistema da Teknisa da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain), necessário para que o app opere em sua totalidade de performance.

Otimize os processos de compras com o aplicativo Approve by Teknisa!

Dessa forma, os gestores podem ter acesso aos pedidos de compras de qualquer lugar, podendo aprová-los sem burocracias.

Vale ressaltar que toda demanda de compras é exibida em detalhes para facilitar a tomada de decisão; essencial para o sucesso dos restaurantes coletivos em um cenário cada vez mais competitivo.

A tecnologia do APP Approve também é indispensável para otimizar o controle dos custos dos restaurantes corporativos, já que este sinaliza a média de gastos realizados com compras.

Vamos às compras? A tecnologia é a sua melhor aliada para gestão dos pedidos de compras e orçamentos!

Para otimizar seu processo de compra, garantir o controle dos custos ou a gestão como um todo, contar com ferramentas tecnológicas é sempre uma opção estratégica para garantir, sobretudo, resultados positivos à sua receita.

Os sistemas Teknisa para gestão em alimentação, combinados a boas práticas de gestão, promovem ganhos de produtividade e rentabilidade para suas UANs, garantindo uma gestão completa que vai desde as compras às vendas.

Conclusão

Vimos neste artigo que os gestores dos restaurantes corporativos precisam ter uma compreensão clara do fluxo de trabalho no setor de compras, revisar regularmente o que está funcionando bem e o que pode ser otimizado para maior eficiência do negócio.

Entre analisar fornecedores, negociar os melhores preços, garantir a padronização da produção da cozinha e os termos do contrato e gerir as compras, significa ter habilidades analíticas e ter uma perspectiva completa de cada parte do processo de compra.

Para isso, é importante utilizar um software para gestão de compras, como o TecFood, que permite muito mais controle sobre as compras em todos os níveis e auxilia a minimizar o desperdício e, é claro, reduzir custos.

Saiba que o software para gestão de compras TecFood possui um Portal de Compras exclusivo para restaurantes corporativos, que também é utilizado por grandes empresas de alimentação!

Temos o melhor software para gestão de restaurantes corporativos da América Latina!

Se você quer saber como otimizar a gestão dos processos de compras do seu restaurante corporativo, converse com um de nossos consultores.