Reducción de costos para sobrevivir a la crisis económica

En un escenario donde se destaca la inestabilidad económica, un proyecto de reducción de costos se ha vuelto una de las alternativas más relevante dentro de las organizaciones. Muchos emprendedores y ejecutivos han pensado sobre este asunto y han analizado las mejores oportunidades para lograr alcanzar sus metas.

Una forma de aplicar este recurso con más eficiencia es contratando una empresa que ofrezca soluciones efectivas para ayudar en la gestión de las compañías. Las consultoras que están disponibles en el mercado asumen un papel fundamental, ya que es necesario no sólo tener recursos a disposición, como también saber como usarlos para garantizar mejores resultados.

La tecnología también ha sido una fuerte aliada de este proceso al indicar caminos alternativos e incluso revelar puntos conflictivos que merecen bastante atención por parte de los profesionales de diferentes áreas.

Soluciones

Teknisa – que está presente en seis países y posee una actuación fuerte en los sectores de industria alimenticia, farmacéutica y química – tiene un proyecto de reducción de costos bastante eficiente que, a lo largo del tiempo, viene revelando su diversidad de beneficios.

Según la directora de nuevos negocios, Cíntia Rios, para evaluar la composición de costos de un cliente los factores analizados son: mano de obra, gastos, impuestos y también materia prima. Inicialmente, Teknisa establece un enfoque que está directamente relacionado a la materia prima. “Verificamos el costo actual de CMV del cliente, pero no el valor absoluto y, al trabajar con apenas un porcentual de la materia prima en relación a la facturación, podemos analizar la relación de los dos números, obteniendo así una reducción de costos más eficaz”, explica.

Proyectos de riesgo

Cuando se habla de reducción de costos, las propuestas están sujetas a los escenarios que van a surgir a partir de ellas. En este caso, metas basadas en los valores de reducción son previstas para Teknisa. Para que sea posible alcanzarlas y para que puedan ser establecidas de una manera, de hecho, eficiente, los números son calculados teniendo como punto de partida un análisis que es realizado en relación a la facturación. Estos números pueden sufrir algunas variaciones de empresa para empresa, pero, en la práctica, funciona de la siguiente manera: si Teknisa reduce, por ejemplo, un valor inferior a x, ésta, entonces, no recibirá absolutamente nada. Si logra reducir un valor de x a y, recibe, entonces, una cantidad z. Y, si Teknisa consigue una reducción de valor que alcanza un número superior a y, ésta recibe, así, dos veces x.

Ajustes en la reducción de costos

Cuando se habla en proyectos de reducción de costos es necesario entender que, en un primer momento, es importante que diversos ajustes se realicen dentro de las compañías. Es lo que Cíntia llama de “arreglar la casa” y, para eso, son dedicados los tres primeros meses de trabajo. Además de esto, otro factor importante y que merece destaque es que no basta utilizar las soluciones de Teknisa sin que haya todo un cuidado especial para que éstas sean usadas en su totalidad de manera correcta.

Para garantizar que este cuadro realmente esté instaurado dentro de las empresas que son clientes y que las soluciones estén siendo bien utilizadas, Teknisa identifica el uso precario que puede estar siendo realizado de su sistema.

A partir de esta identificación, la empresa hace un trabajo en las unidades de manera que el uso apropiado del sistema pueda ser garantizado, promoviendo, así, benefícios que van, incluso, aun más de la reducción de costos, conquistando un escenario mucho más positivo y prometedor.

Puntos críticos

Son varios los problemas que pueden ser identificados en las empresas y que merecen ser analizados de una manera más cautelosa. Algunos de éstos son frecuentes en las compañías, conforme Cíntia resalta. Uno de los temas más comunes es la no utilización de la planificación de menú en las unidades, que, de alguna manera, acaban no siguiendo contratos con sus clientes. Cuando eso se vuelve una realidad, lo que generalmente ocurre es que las metas que fueron planificadas para los costos relacionados al menú pasan a no ser alcanzadas.

Para casos como éste, Cíntia resalta que Teknisa promueve una capacitación en la solución para los usuarios que necesitan utilizarla y ofrece una consultoría de procesos, llevando al cliente las mejores prácticas de mercado en términos de planificación de menú, en el caso, la planificación centralizada. “El cambio de este proceso se resume en una persona, destinada en la matriz de la empresa, planificando los menús para todas las unidades, enfocada en servir lo que fue solicitado en los contratos dentro del costo estipulado. Para las unidades, queda el trabajo de apenas ejecutar lo que es definido por la matriz”.

Otro problema frecuente dentro de las empresas es, por ejemplo, una organización que cuenta con 16 unidades y, por su parte, es atendida por tres compradores que no hacen uso de cualquier sistema para el control de compras – haciendo que la gestión sea manual y a través de planillas.

En este caso, Teknisa actúa ofreciendo un sistema de gestión de compras que puede, inclusive, reducir el equipo a través de la automatización de la producción. “Un comprador que utiliza un sistema adecuado puede atender diez unidades y, hay realidades de empresas que poseen tres compradores atendiendo hasta 80 unidades. Automatizando el proceso, el enfoque del comprador vuelve a ser la negociación de precios y la agilidad se vuelve una aliada. Comprando mejor, los costos reducen”, explica Cíntia.

Gestión de los números

Si la empresa no posee una meta, no hay forma de hacer un análisis de sus indicadores. A partir de la fase de reestructuración del proceso de la empresa, Teknisa puede verificar el costo tendencia de la planificación relacionado al menú que la organización ofrece, ver donde el costo está disparándose y, después, trabajar en el desarrollo de indicadores a partir de los informes del sistema. “Pero es necesario agilidad para hacer eso. Si tengo un indicador que me muestra sólo lo que no está bien, yo logro actuar en el centro del problema en lugar de analizarlo como todo y tener que encontrar los vacíos de mi proceso”, finaliza Cíntia.