Sistema para gestión de contratos de servicio de alimentación

Utilizar un sistema para la automatización y gestión de contratos de servicio de alimentación puede y debe ser un criterio prioritario para el gerente que aspira a tener éxito en este segmento.

Es notorio el aumento de la demanda de alimentos fuera del hogar. Este hecho resulta en un flujo de trabajo muy intenso por parte de las empresas que proporcionan alimentos a los empleados de las industrias y empresas contratistas con poco tiempo para manipular y consumir las comidas en casa.

Para acompañar el creciente segmento de la alimentación fuera del hogar, es necesario que la gestión de los restaurantes corporativos considere optimizar sus procesos tales como: la gestión de contratos de alimentación, elaboración de presupuestos, la automatización en el proceso de elaboración de propuestas, previsión de ingresos y gastos, transferencia de costos, entre otros.

Y para eso, la solución a sus problemas de gestión puede ser muy accesible. ¿Cómo? A través de la tecnología aliada a la gestión y a la integración de todos los sectores de su establecimiento.

¡Continúe leyendo y comprenda mejor! :)

En primer lugar, definamos ¿qué es la gestión de contratos de alimentación?

La gestión de contratos es, en partes, trata sobre la garantía para la realización de servicios y/o productos entre dos partes, previamente negociados. Puesto que se tratan de obligaciones recíprocas entre las partes contractuales – contratante / contratista considerando los aspectos que se deben cubrir, como cuántas comidas se servirán, por ejemplo.

Aplicado en el mercado de Food Service, un sector con amplia competencia, usted necesita diferenciarse. Y el secreto puede estar en los detalles.

El diferencial de su restaurante corporativo radica en la automatización de procesos mediante softwares de gestión de documentos y de contratos de alimentación.

Con la automatización de procesos se establece un estándar de contratos y además evita que se transmita una información equivocada y, por tanto, proporciona buenos resultados en las negociaciones.

En los contratos se incluyen todos los costos tales como: el equipo que se utilizará, la mano de obra por turno e incluso la planificación del menú. Y un buen sistema de gestión de contratos puede controlar todo en función del perfil de su cliente, de las restricciones contractuales, del número de comidas y qué días se contratarán, entre otros.

Hablaremos un poco más sobre este tema más adelante, ¡Continúe leyendo!

Y ¿para qué sirve la gestión de contratos de alimentación?

La gestión de los contratos de alimentación sirve para observar y hacer cumplir las cláusulas de los diferentes tipos de contratos, garantizando la seguridad jurídica.

Así, una vez negociado, estructurado y realizado, el contrato se rige por el estándar de servicios acordados mediante cláusulas establecidas a través del mismo.

En cuanto al contrato, este será el tema de nuestro próximo artículo. ¡Sigue leyendo con nosotros! :)

¿Cómo elaborar el perfil del contrato de servicio de comidas?

La gestión de los contratos de alimentación en un restaurante corporativo puede ser un reto para sus responsables, ya que el acompañamiento del perfil del contrato y la fiscalización productiva y eficaz del contrato son herramientas imprescindibles para el gerente.

Supongamos que, por falta de información o falta de atención en alguna rutina, su establecimiento no cumple con ninguna disposición contractual realizada con su cliente.

Este tipo de error puede ocasionar varios problemas como la rescisión del contrato, por ejemplo, además de generar pérdidas y, en consecuencia, la aplicación de sanciones por parte del código de defensa del consumidor, entre otros.

Por isso, o gestor deve estar ciente da legislação e também das demandas dos clientes, assim como as tendências relacionadas às práticas no ambiente de trabalho e organização do segmento.

Por lo tanto, el gerente debe conocer la legislación y también las demandas de los clientes, así como las tendencias relacionadas con las prácticas en el ambiente de trabajo y la organización del segmento.

Teniendo en cuenta que hay mucha información y reglas sobre contratos, y que por eso no se pueden olvidar, ¿qué es lo que podría ayudar?

La respuesta es simple y está en la automatización de procesos a través de un sistema integrado de gestión de contratos que contribuye en varios aspectos, tales como:

• La contemplación de las cláusulas de diferentes tipos de contratos por mínimo de efectivos y/o por equivalencia (compensación, cuadro).
• En función de las particularidades contractuales, es fundamental que las empresas opten por una automatización que verifique cada concesión – verificación automática de todas las concesiones – sin depender del profesional para aplicar las normas y realizar el proceso de forma manual. De esta forma, se elimina la evasión de facturación en los restaurantes corporativos y se asegura el cumplimiento del contrato.

Así, dadas estas importantes tareas, el profesional que trabaja en la gestión de contratos puede confiar en la tecnología para incrementar la productividad del negocio, además de reducir los costos.

A continuación hablaremos más sobre esta tecnología. ¡Así que acompañe el texto!

¿Cuál es la importancia de las propuestas de alimentación en restaurantes corporativos?

Los restaurantes corporativos se hacen cada vez más necesarios, especialmente para empresas con muchos empleados o incluso empresas ubicadas en regiones alejadas de los centros comerciales, lo que dificulta el acceso a restaurantes o mercados.

Actualmente, es común que los restaurantes corporativos diversifiquen tales escenarios, buscando longevidad en sus emprendimientos. Han buscado ampliar las áreas de alimentación del propio lugar, donde el consumidor tiene varias opciones para elegir, especialmente en momentos en los que las normas sanitarias son aún más estrictas desde Covid-19.

Además, en busca de calidad de vida, la mayoría de los consumidores buscan adaptar o revolucionar sus hábitos alimenticios optando por comidas más naturales. Y no solo en lo que respecta a los gustos personales, sino también considerando las restricciones alimentarias, como la intolerancia a la lactosa o al gluten y las reacciones alérgicas.

Por ello, los gerentes de los restaurantes corporativos han buscado adaptarse a los hábitos alimentarios de sus clientes, aportando variedad y opciones de consumo más saludables. ¿Y qué les puede ayudar en esta tarea?

A tecnologia, através do sistema de planejamento de cardápio, permite realizar a gestão nutricional além de planejar a produção dos serviços. Tudo isso com harmonia do cardápio, além de priorizar produtos dentro da safra, o que garante mais qualidade e melhores custos.

La tecnología, a través del sistema de planificación de menús, permite realizar la gestión nutricional además de planificar la producción de servicios. Todo esto en armonía con el menú, además de priorizar productos dentro de la cosecha, lo que garantiza una mejor calidad y menores costos.

Además, teniendo claras estas propuestas de alimentación en restaurantes corporativos, se adquiere la previsión de ingresos y gastos, que serán considerados a la hora de realizar la planificación del menú, asegurando la excelencia y calidad en los servicios prestados a través de soluciones personalizadas para empresas de alimentación en restaurantes corporativos.

¿Cómo la automatización de la gestión de la elaboración de propuestas optimiza el proceso?

Los sistemas para la automatización en el proceso de elaboración de propuestas es una solución para una de las principales demandas dentro de una Unidad de Alimentación y Nutrición – UAN, que es la elaboración de propuestas.

Debido a su importancia y complejidad, los gerentes prueban diferentes estrategias para simplificar y hacer esta rutina más ágil y asertiva.

Debido a que involucra las aplicaciones financieras de la empresa, es importante prestar total atención a las propuestas, pero hacerlo manualmente requiere muchos recursos.

¿Y cuál es la alternativa en este caso? La solución es utilizar un software para automatizar el proceso de elaboración de propuestas que permita estandarizar actividades a través de índices regulatorios.

De esta forma, el equipo comercial de una concesionaria de alimentos puede realizar un presupuesto personalizado, considerando las necesidades identificadas de la empresa contratante. Una vez dado este paso, el equipo debe evaluar si los servicios de producción de alimentos cumplen con estos requisitos, y así poder cubrir las máximas demandas y proponer una mejor solución, acorde con las necesidades del contratante.

Tener un perfil de contrato y un modelo a seguir al momento de la venta es esencial. No tener un modelo de contrato estándar generar retrabajo, información no coincidente y dificultades para obtener datos. Si su equipo de ventas cierra un contrato con informaciones incorrectas, su empresa puede perder dinero y al cliente.

Todo ello puede causar un gran dolor de cabeza en el día a día de quienes gestionan estos contratos, además de la posible pérdida a final de mes. ¡Piense sobre eso!

No contar con un modelo de contrato estándar, con cláusulas definidas, listas de precios, genera retrabajos, informaciones incompatibles y dificultad en la obtención de datos.

Además de estos motivos, es fundamental que los planificadores de menús inviertan en estandarizar las recetas y en el uso adecuado de los productos, conscientes de la necesidad de cumplir el contrato (per cápita, frecuencia de platos y productos, etc.).

¿Cómo consecuencia? ¡Más rendimiento e inteligencia en la estandarización de los procesos!

Realice la previsión de ingresos y gastos en la gestión de todos los contratos de alimentación

Según la definición del Ministerio de Economía, los ingresos son recursos financieros (impuestos, tasas, contribuciones y otras fuentes de recursos) que se utilizan para costear gastos e inversiones.

Realizar la previsión de ingresos es fundamental para que se sepa cómo dimensionar sus inversiones. Además, la previsión de ingresos y gastos ayuda a los gerentes a saber cuánto puede beneficiarse la empresa de restaurantes corporativos o comidas colectivas, y su acompañamiento es aún más importante para saber si las estrategias deben mantenerse o no.

Mediante la elaboración de presupuestos es posible generar propuestas comerciales en tiempo real. Además, generar facturación de forma automática, considerando precios de venta diferenciados por clientes, día de la semana y también de acuerdo a los comensales efectivos ingresados ​​en el sistema, e incluso, hacer la facturación por número mínimo de empleados.

Lo ideal es contar con un software para la gestión de la producción de comidas que ayude a los gerentes a gestionar mejor sus restaurantes corporativos.

Herramientas que contribuyen a una visión más precisa de los presupuestos y gastos permiten una mayor autonomía y estrategias. ¡Pero estén atentos! Lo ideal es optar por una reconocida solución para la gestión de la producción y distribución de comidas. ¡La experiencia en esta línea de negocio es un punto importante!

También, es importante tener en cuenta que el sistema de gestión de alimentos también es capaz de proporcionar opciones de control sobre los valores. Acciones como la autorización de compras según el presupuesto, o el bloqueo de esta cuando los valores no son lo suficiente para las compras.

La consulta de gastos segmentados por factores como materias primas, ventas y mano de obra son puntos positivos que hacen más asertiva la gestión presupuestaria.

En definitiva, preparar la previsión de ingresos es invertir en planificación, una acción fundamental para quienes quieren tener éxito en el segmento de alimentación fuera del hogar. Pero mejor que eso es garantizar ingresos o incluso generar nuevos canales de venta para aumentarlos, además de cumplir con el contrato y eliminar la evasión de los ingresos.

Conclusión

Para acompañar al segmento de alimentación fuera del hogar, es necesario que la gestión de los restaurantes corporativos sea asertiva en sus diversos procesos, tales como:

• Gestión de contratos de alimentación;
• Elaboración de presupuesto;
• Automatización en el proceso de elaboración de propuestas;
• Previsión de ingresos y gastos, entre otros.

Y con la ayuda de la tecnología, es posible realizar las rutinas del servicio de alimentos de una manera más práctica y eficiente, entendiendo la necesidad de la empresa contratante para atender a sus expectativas.

Combinando la gestión e integración de todos los sectores de su empresa de alimentación corporativa, usted automatiza los procesos manuales, lo que resultará en una reducción de tiempo, además de eliminar errores y retrabajos. Como es el caso del cambio de las planillas por sistemas integrados de una solución ERP para la gestión de servicios de alimentación. Es importante decir que ERP es un acrónimo que significa «Enterprise Resource Planning» o sistema de gestión integrado. Una solución ERP es una plataforma que contiene sistemas y concentra datos de alta relevancia que ayudan a un gerente a mejorar los procesos internos y a integrar tareas de diferentes áreas, como finanzas, stock, compras, fiscal, recursos humanos, facturación y ventas, por ejemplo.

Y hablando de ventas y facturación, destacando que ERP es una plataforma completa de soluciones integradas, esta, incluso brinda cambio y optimización de procesos que involucran la elaboración de propuestas comerciales, que involucran asuntos relacionados con clientes y proveedores, aumenta el rendimiento del análisis de datos y asegura el cumplimiento de cada contrato.

La excelencia en la gestión es fundamental, desde el inicio hasta el final del cumplimiento de los contratos de una empresa. Si su empresa está enfocada en crecer, es bueno invertir en una solución que maneje los contratos y documentos existentes y se encargue del nuevo volumen por venir de una manera ágil y eficiente.

Con una buena gestión del presupuesto empresarial, se gana más clientes, se aumentan las ganancias, se reduce el desperdicio de alimentos, se aumenta la eficiencia de los procesos, como en el caso de la propuesta comercial, y, por tanto, se toman decisiones más inteligentes.

¿Se identificó con alguno de estos desafíos en la gestión de contratos de alimentación?

Comente su mayor obstáculo y comparta nuestro material con otras personas que necesiten conocer la gran ventaja y los beneficios de adoptar un sistema de gestión que comprenda todo el ciclo de vida de un contrato establecido entre un restaurante corporativo y sus clientes.

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¡Hasta la próxima! :)