Gestión de compras: estrategias para reducir costos y desperdicios

La gestión de compras es más que una función operativa; Es un pilar estratégico para el éxito de los restaurantes corporativos. Afecta directamente a la eficiencia financiera, la reducción de desperdicios y la competitividad del mercado.

Cuando está bien estructurada, puede reducir costos, optimizar procesos y garantizar la calidad de los insumos adquiridos. Con herramientas como TecFood y la aplicación Approve, los gerentes pueden transformar sus operaciones, modernizando procesos y generando resultados positivos.

En este texto exploraremos el concepto de gestión de compras, su importancia para los resultados empresariales y cómo las herramientas tecnológicas pueden revolucionar este proceso, aportando agilidad y precisión a cada etapa.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el conjunto de procesos y estrategias que implican la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa.

Por lo tanto, en los restaurantes corporativos, esto incluye calificar a los proveedores de alimentos frescos, negociar precios de insumos como carnes y verduras y planificar las compras de acuerdo con el menú y el stock.

Sin embargo, más que simplemente comprar, esta práctica requiere planificación, análisis de datos e integración con otras áreas, como la planificación de menús y stock

Sin embargo, con herramientas como TecFood, los gerentes pueden automatizar tareas, centralizar informaciones y acceder a informes detallados para tomar decisiones más estratégicas.

La importancia del proceso de compras en la gestión de la empresa

El proceso de compras es fundamental para asegurar el equilibrio entre costos y calidad, aspectos críticos para el éxito de cualquier restaurante corporativo.

De esta forma, un sistema de gestión eficaz puede reducir costos hasta un 2% y garantizar un ahorro medio del 7%, fomentando la eficiencia y la sostenibilidad.

Además, la eficiencia en el proceso de compra impacta directamente en la productividad y la satisfacción de clientes finales.

Esto se debe a que, al centralizar datos, integrar sectores y permitir aprobaciones rápidas y estratégicas a través de aplicaciones como Approve, la tendencia es reducir los retrasos en el suministro, lo que aumenta la eficiencia del servicio de atención.

Cómo estructurar el flujo de trabajo de compras en el servicio de alimentación colectiva

El proceso de compras en los restaurantes corporativos es fundamental para asegurar la fluidez de las operaciones en una cocina industrial. Sin embargo, va más allá de la simple compra de insumos, y abarca desde la cotización de precios hasta negociar plazos y condiciones con proveedores calificados.

La importancia de un flujo de trabajo bien estructurado

La forma en que se genera y envía la orden de compra influye directamente en la eficiencia de la gestión. Cada etapa del ciclo de compra juega un papel crucial para garantizar la salud financiera y optimizar la logística de un concesionario de alimentos.

De este modo, un flujo de trabajo bien estructurado se convierte en la base para evitar pérdidas financieras, garantizar la asertividad en los pedidos, reducir los costos y aumentar la credibilidad del negocio.

Cómo crear un flujo de trabajo eficiente

Crear un buen flujo de trabajo significa definir claramente todas las tareas necesarias, como en una línea de producción. Por tanto, esto no sólo acelera el avance de las actividades, sino que también reduce el tiempo empleado en cada etapa, optimizando todo el proceso y aumentando el rendimiento operativo.

Por tanto, un buen flujo de trabajo en el proceso de compras es fundamental para las empresas de alimentación colectiva que gestionan varios restaurantes corporativos.

Además, este modelo estructurado no sólo optimiza los procesos, sino que también garantiza la uniformidad de las operaciones y el control financiero de las Unidades de Alimentación y Nutrición (UANs).

El papel de la planificación del menú en el flujo de trabajo

Según Arabelle Menezes, nutricionista y gerente comercial de Teknisa especializada en food service, entender la política de compras de las UANs es el punto de partida.

Al estar centralizadas, estas unidades ganan mayor poder de negociación debido al volumen de compras y la estandarización de procedimientos, lo que favorece el control y la eficiencia.

La planificación del menú es la base del éxito del flujo de trabajo. A partir de normas contractuales, fichas técnicas y cantidades estimadas de comensales, los gestores son capaces de predecir el consumo necesario.

Según ella, esta previsión identifica las materias primas y sus cantidades exactas, orientando el cálculo de la sugerencia de compras.

La tecnología como aliada en el control y la automatización

Independientemente de si existe una central de planificación o la elaboración local de menús, las compras deben seguir estrictamente las especificaciones contractuales y técnicas de cada restaurante.

Por tanto, esta organización puede facilitarse mediante el uso de un sistema de gestión de compras, que automatice los cálculos, genere solicitudes y reduzca los errores operativos. Por tanto, con un software como TecFood, el gestor tiene control total sobre los ingredientes necesarios, plazos de entrega y periodicidad de proveedores.

Por ejemplo, si una unidad necesita camarón para el jueves y la preparación previa demora dos días, el sistema informa que la entrega debe realizarse con anticipación, ajustándose a la logística del proveedor.

Además, al consolidar las demandas de varias UANs, el sistema centraliza la información, permitiendo al gestor negociar con proveedores de forma estratégica.

Finalmente, el Portal de Compras integrado con TecFood permite a los proveedores enviar cotizaciones directamente y el software sugiere automáticamente las mejores opciones en función de criterios como precio, plazo y calidad.

Así, luego de seleccionar el proveedor, el gerente autoriza la compra y genera el pedido a través del sistema, que también gestiona la emisión de la Factura y la integración con SEFAZ (secretaría de Hacienda) para la declaración del destinatario.

Como resultado, cada etapa está automatizada, asegurando un proceso ágil, eficiente y alineado con las necesidades de la operación.

Aspectos destacados para optimizar el flujo de trabajo de compras:

• Identificar la necesidad real en base a menús y stocks de seguridad;
• Seleccionar proveedores calificados, considerando costo, confiabilidad y rapidez del servicio;
• Automatizar cotizaciones y negociaciones con un portal de compras responsivo;
• Evaluar múltiples indicadores además del precio, como plazos y métodos de pago;
• Centralizar pedidos para ganar poder de negociación y consolidar informaciones.

Con un flujo de trabajo bien estructurado, las empresas de alimentación colectiva logran un mayor control, eficiencia y resultados financieros.

Principales etapas para el éxito en el proceso de compras de las UANS

Para alcanzar la excelencia en el proceso de compras en los restaurantes colectivos, es fundamental centrarse en pasos estratégicos que garanticen resultados consistentes. Consulte los principales puntos para optimizar su gestión de compras:

1. Identificación de la necesidad real de compra:
Una necesidad de consumo precisa va más allá de los menús, per cápita y las estimaciones de comensales. Por lo tanto, es crucial evaluar el stock actual y el stock de seguridad para evitar desperdicios, gastos innecesarios y costos elevados.

2. Selección cuidadosa de proveedores:
Los proveedores deben estar previamente calificados por categoría de producto (como carnes, verduras y frutas y lácteos). Además, cada solicitud de compra debe tener una cotización detallada, que debe ser analizada en base a reputación, costo, confiabilidad y agilidad en el servicio.

3. Utilización de un portal de compras integrado:
Automatizar el proceso de cotización con un portal de compras mejora la conectividad entre comprador y proveedor, eliminando retrabajos y agilizando las operaciones.

4. Enfoque estratégico de la negociación:
Priorizar cotizaciones con al menos tres proveedores para aquellos insumos que sean más relevantes en términos de valor o impacto financiero dentro de la gestión de suministros o stock. Además, negociar lotes más grandes puede garantizar mejores precios, así que tenga esto en cuenta.

5. Envío y aprobación de la orden de compra:
Luego de seleccionar la mejor opción, se debe aprobar la compra. Sin embargo, este proceso debe considerar indicadores como tiempo de entrega, forma de pago y costos logísticos.

6. Facturación y Pago:
Con la orden de compra enviada, el proveedor factura y entrega los insumos. Si cuenta con un sistema integrado, como TecFood, el ingreso de la Factura en stock será automático, así como la generación de cuentas por pagar, lo que optimiza la gestión financiera.

Cómo evitar errores y mejorar la gestión de compras en restaurantes corporativos

Los errores en la gestión de los procesos de compras son habituales en los restaurantes corporativos, sobre todo por el volumen de informaciones y exigencias que implican.

Por tanto, desde definir la real necesidad de cada UAN hasta consolidar datos para el envío de pedidos, pequeños errores pueden generar grandes problemas, como retrasos, aumento de costos y pérdida de eficiencia.

Por ello, para evitar estos errores, es fundamental estructurar las solicitudes de compra con precisión, incluyendo informaciones detalladas sobre productos, cantidades, unidades de medida y fechas de uso.

Esto se debe a que, sin estos datos, el proceso queda mal estructurado y el gerente enfrenta desafíos como:

• Informaciones dispersas y desorganizadas;
• Falta de historial de compras y control de stock;
• Falta de visibilidad de gastos y procesos;
• Ineficiencias en la medición del desempeño y las mejoras;
• Sobrecarga del equipo con tareas manuales y desconectadas.

El impacto de los errores en la gestión de compras

En el sector de food service, donde la competencia es alta y los costos a menudo aumentan debido a la inflación, evitar estos errores no es sólo una cuestión de gestión eficiente, sino de supervivencia.

Por lo tanto, sin un sistema adecuado, la sobrecarga de la rutina de las UANs puede comprometer la visión estratégica de los directivos, que enfrentan contratos diversos, demandas intensas y la necesidad de cumplir con presupuestos restringidos.

La solución está en la tecnología

La buena noticia es que existen soluciones tecnológicas capaces de transformar la gestión de compras. Actualmente, softwares especializados ayudan a los gerentes a consolidar informaciones, automatizar procesos y reducir errores en cada etapa. De esta forma, estos sistemas permiten:

• Visibilidad completa del estado de las solicitudes y métricas de gastos;
• Control preciso del stock y del historial de compras;
• Procesos integrados, reduciendo la demanda de trabajo manual;
• Análisis basados ​​en datos para la toma de decisiones estratégicas.

Además, con herramientas que gestionan presupuestos y facilitan las aprobaciones, los gerentes ganan tiempo para centrarse en actividades estratégicas, asegurando la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

5 consejos prácticos para optimizar los procesos de compras en restaurantes colectivos

1. Planificar el presupuesto con un enfoque estratégico

La gestión eficiente comienza con un conocimiento profundo del proceso de producción, identificando los factores que más impactan los costos.

Elegir proveedores en función de criterios como calidad, precio competitivo e historial de entregas confiables es fundamental para tomar decisiones asertivas. Por ejemplo, optar por un insumo de menor costo, pero de menor calidad, puede comprometer el producto final y generar problemas futuros.

Entonces, ¿cómo superar estos desafíos? Utilizando un sistema de gestión de compras eficaz, que facilite el estudio y análisis de los proveedores, permitiendo tomar decisiones basadas en datos y optimizando cada etapa del proceso.

2. Control eficiente en la adquisición de insumos alimentarios: cómo evitar pérdidas

Un control estricto en la adquisición de insumos es fundamental para evitar problemas financieros y operativos en los restaurantes corporativos.

Por ejemplo, cambios inesperados en los pedidos o compras superiores al presupuesto pueden crear desequilibrios importantes. Como resultado, estas acciones comprometen tanto las finanzas como el flujo de trabajo.

Las consecuencias de estos errores incluyen:

• Pérdidas financieras;
• Desperdicio de alimentos;
• Reducción de ingresos.

¿Cómo evitar estos problemas?

Utilizando un sistema de gestión de compras que integre los departamentos de compras y planificación de menús, asegurando que las solicitudes se basen en datos fiables.

De esta forma, esta alineación permite calcular con precisión la materia prima necesaria para atender al número de comensales previstos en el menú, considerando el stock.

Con el ERP TecFood el proceso se vuelve aún más eficiente:

• Agilidad: Integración automática entre planificación, stock y proveedores;
• Precisión: Generación automática de cotizaciones y pedidos en función de variables como stock actual, plazo de entrega e inflación;
• Resultados: Decisiones más asertivas basadas en el presupuesto y la reducción de desperdicios.

Además, TecFood no sólo optimiza procesos, sino que también ofrece sugerencias de compras basadas en menús elaborados, precios competitivos y métricas financieras.

Esto se debe a que todavía utiliza algoritmos avanzados para maximizar la eficiencia y los resultados de su negocio.

Por ello, adoptar un sistema integrado como TecFood es crucial para garantizar que todos los sectores del restaurante corporativo estén conectados, optimizando procesos y reduciendo riesgos.

3. Control estricto de stock para compras asertivas

La gestión de stock no sólo es necesaria, sino esencial para evitar desperdicios y mantener la salud financiera en el sector de alimentación colectiva.

Aunque comprar a gran escala puede parecer ventajoso, el stock inactivo representa dinero inactivo, tanto en términos de costo de los productos como de espacio de almacenamiento.

De esta manera, con un sistema inteligente de gestión de compras y stock, podrá monitorear la entrada y salida de insumos en tiempo real, además de recibir alertas cuando los ítems alcancen niveles críticos.

Por tanto, es posible eliminar pedidos en exceso o en falta, permitiendo realizar compras en función del consumo real y en las necesidades de los restaurantes.

Además, al consolidar la información de stock y compras, el gestor es capaz de identificar “cuál es la necesidad real de compra” y “cuál es la mejor compra”, asegurando un suministro responsable y económico.

4. Centralización de compras: una estrategia imprescindible

Centralizar las compras es una táctica crucial para la gestión eficiente de los restaurantes corporativos.

Esto se debe a que este modelo permite consolidar en un único sistema las informaciones de stock, proveedores y necesidades de compras, facilitando la toma de decisiones y eliminando errores provocados por datos dispersos.

Las planillas tradicionales, por ejemplo, no ofrecen capacidades de colaboración en tiempo real, lo que limita el control sobre los procesos.

De esta manera, con un sistema robusto se pueden eliminar estas limitaciones, centralizando todas las etapas del proceso en una plataforma robusta e integrada.

Los beneficios de centralizar las compras incluyen:

• Monitoreo continuo de stock mínimo y seguridad;
• Control detallado de costos, vigencia y movimiento de productos;
• Trazabilidad, inventario rotativo y gestión de métodos como PEPS;
• Planificación de entregas basada en mapas de distribución, capacidad de transporte y rutas optimizadas.

Así, estos procesos son fundamentales para reducir costos y evitar pérdidas innecesarias.

Además, con sistemas como TecFood, las concesionarias de alimentos tienen acceso a informes detallados que respaldan las decisiones estratégicas, garantizando eficiencia y resultados consistentes.

5. Acompañar la gestión de costos con informes diarios y semanales

Monitorear periódicamente los costos y el desempeño de sus restaurantes corporativos es esencial para garantizar el control financiero y la eficiencia operativa.

De esta manera, los informes diarios y semanales brindan una visión integral de la gestión de costos en el food service, lo que permite a los gerentes identificar rápidamente áreas de pérdida de ingresos y ajustar las estrategias según sea necesario.

Los informes en tiempo real son particularmente útiles ya que proporcionan datos actualizados sobre ventas y compras, lo que permite tomar decisiones rápidas e informadas.

Con este seguimiento continuo, los directivos tienen un control absoluto sobre el negocio, desde el acompañamiento de gastos hasta el análisis del desempeño por restaurante.

Adoptar un sistema que automatice la generación de estos informes, como TecFood, es un diferenciador. Consolida datos de todas las áreas, desde la planificación hasta el stock, y presenta análisis detallados que ayudan a reducir costos y maximizar los resultados.

Los beneficios de los informes periódicos incluyen:

• Identificación de desperdicios y áreas de reducción de costos;
• Control mejorado sobre compras y stock;
• Monitoreo constante de ingresos y gastos por unidad.

Con informes automatizados, su concesionaria de alimentos gana agilidad y eficiencia, transformando los datos en insights estratégicos para mejorar los resultados y mantener la rentabilidad de los restaurantes corporativos.

Costos de las imprecisiones en los datos de compra y cómo resolverlos

La precisión de los datos es un pilar esencial para la gestión eficiente de las compras en los restaurantes corporativos.

Esto se debe a que las imprecisiones financieras pueden causar impactos significativos en la rentabilidad, lo que resulta en una pérdida de tiempo y recursos, además de riesgos financieros.

Por lo tanto, estandarizar los procesos es fundamental para evitar confusiones, retrasos y discrepancias que perjudiquen la operación.

Vea el testimonio de Eduardo Vieira, Director Financiero de Baked Potato sobre la experiencia de implementar nuestras soluciones para la gestión de las sucursales de la red.

 

Así, adoptar un sistema de gestión de compras robusto, como el TecFood, es la clave para solucionar estos desafíos.

Nuestro software permite la personalización (parametrización) según las necesidades del equipo y las partes interesadas, eliminando inconsistencias, aumentando la precisión y optimizando la productividad.

Recursos esenciales en un software de gestión de compras:

• Informes analíticos y sintéticos: permiten análisis detallados y rápidos, satisfaciendo diferentes necesidades de gestión;
• Monitoreo de la evolución de los costos y el impacto financiero: identifique cambios en los costos a lo largo del tiempo y tome decisiones más asertivas basadas en datos precisos;
• Herramientas comparativas: evalúe el desempeño financiero comparando el costo estándar con el costo planificado y los valores estimados con los efectivamente realizados;
• Indicadores financieros relevantes: incluyen métricas como porcentajes del CMV (Costo de Materia Prima Vendida) y de la MDO (Mano de Obra), esenciales para el control estratégico;
• DRO (Demostrativo de Resultado Operativo): facilita los análisis de gestión por Unidad de Alimentación y Nutrición (UAN), eliminando la dependencia del cierre contable;
• Estratificación de resultados: organice las informaciones por empresa, región, supervisor, sucursal o proveedores clasificados en las curvas A, B y C, asegurando mayor claridad en la toma de decisiones.

Cómo el sector de compras puede reducir el desperdicio de alimentos en las UANs

La reducción del desperdicio de alimentos es una responsabilidad compartida en toda la cadena de suministro, incluido el sector de compras.

Por tanto, este cuidado es fundamental para minimizar los impactos ambientales y sociales, además de preservar la salud financiera de los restaurantes corporativos.

Según el Informe sobre el Índice de Desperdicio de Alimentos 2024 publicado recientemente por el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), Brasil produce alrededor de 20 millones de toneladas de desperdicio de alimentos al año.

Estas cifras no sólo afectan al planeta, sino que también representan un enorme impacto económico.

El papel del sector de compras en la reducción del desperdicio

El área de compras desempeña un papel crucial en la adopción de prácticas sostenibles y el uso de datos en tiempo real para planificar mejor el consumo y el stock.

Esto se debe a que sin informaciones precisas sobre la condición y el estado de los insumos, resolver los problemas de residuos se convierte en un desafío. Por tanto, dos factores directamente relacionados con los residuos son:

Resto ingesta: son los alimentos devueltos en el plato o en la bandeja. Este indicador refleja no sólo las preferencias del cliente, sino también posibles fallos en la planificación de las porciones, la calidad de los insumos o la ejecución del menú. Por lo tanto, las tasas aceptables de resto ingesta son inferiores al 10% para los servicios regulares.

Sobra limpia: son los alimentos producidos y no servidos, que quedan en las cubas o cacerolas. Por tanto, el control de las sobras limpias depende de una planificación cuidadosa, alineada con la cantidad de comidas servidas y el margen de seguridad previsto.

Medidas prácticas para reducir desperdicios:

• Análisis de índices de desperdicio: monitoree el resto ingesta y la sobra limpia. Tasas superiores al 10% para los grupos sanos o al 20% para los grupos enfermos indican problemas con el menú o la ejecución de las comidas;
• Registros detallados: documente las cantidades de sobras y restos, utilizando estas informaciones para implementar correcciones en la planificación y producción;
• Políticas de concientización: promueva campañas para incentivar a los clientes a servir porciones adecuadas, evitando excesos;
• Evaluaciones diarias: controle las sobras limpias con mayor frecuencia, ajustando las cantidades planificadas en función del consumo real.

El papel de TecFood en la reducción del desperdicio

El software como el TecFood hace más eficiente el control del desperdicio al proporcionar datos detallados sobre consumo, stock y planificación. Por lo tanto, con informes analíticos y gráficos, los gerentes pueden identificar rápidamente desvíos e implementar estrategias correctivas.

Por lo tanto, al integrar estas prácticas y adoptar herramientas adecuadas, las UANs pueden implementar procesos sustentables y optimizados, eliminando desperdicios y asegurando la eficiencia operativa de sus restaurantes corporativos.

Reducción del desperdicio: un objetivo global

Adoptar un buen sistema de gestión es esencial para contribuir con el Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU de reducir a la mitad el desperdicio de alimentos para 2030.

Este objetivo sólo se conseguirá si implementamos tecnologías estandarizadas que ajusten el proceso de compra a las necesidades específicas de cada restaurante.

Además, las aplicaciones que permiten programar opciones de platos para el día siguiente ayudan a mejorar la precisión de las compras, minimizando las sobras y optimizando los recursos.

Estas funcionalidades, además de reducir desperdicios, contribuyen a las prácticas ESG (Medio Ambiente, Social y Gobernanza), promoviendo una gestión más sostenible y responsable en el sector de compras.

Resultados concretos con TecFood

Al integrar un sistema como el TecFood, su concesionaria de alimentación gana eficiencia, elimina desperdicios y maximiza resultados.

Esto se debe a que con informes detallados y procesos automatizados, los gerentes pueden garantizar la precisión, reducir costos y transformar la gestión de compras en un diferenciador competitivo.

De esta manera, asegúrese de que su operación esté alineada con el futuro de la gestión de compras, adoptando soluciones tecnológicas que centralicen la información y brinden un control total sobre costos y procesos.

Cómo el TecFood evita errores en los procesos de compras

Adoptar un software específico para la gestión de compras es un paso imprescindible para evitar errores que comprometan la eficiencia y los resultados de sus restaurantes corporativos.

Vea cómo TecFood puede transformar sus procesos de compra:

• Evita fallas en la comunicación con proveedores: la centralización de las informaciones elimina problemas de comunicación y asegura claridad en todas las etapas.
• Estandariza las solicitudes de compra: adiós a los pedidos recibidos por email y sin historial. TecFood organiza y estandariza las solicitudes para un mayor control.
• Garantiza un seguimiento preciso del stock y las compras: el sistema ayuda a evitar fallos en el control de stock y en el acompañamiento de las compras, reduciendo el desperdicio.
• Elimina compras descentralizadas: con total integración entre sectores, TecFood asegura que todas las etapas estén alineadas y centralizadas.
• Proporciona análisis del flujo de comidas: permite un acompañamiento asertivo del consumo y de las comidas proporcionadas, optimizando la planificación.
• Facilita el control de métricas financieras: realiza un seguimiento de los gastos con informes y objetivos definidos, asegurando un control total sobre los costos.
• Minimiza los procesos manuales: reduce la dependencia de datos no estructurados y elimina errores humanos, duplicación de informaciones y errores manuales.

¿Por qué elegir TecFood?

Además de evitar errores, TecFood ofrece análisis basados ​​en datos, informes detallados y gráficos dinámicos que ayudan a tomar decisiones estratégicas. Con este software, su gestión de compras será más asertiva, integrada y eficiente, garantizando el éxito de su restaurante corporativo.

Portal de compras TecFood

El proceso de compras de materias primas para la producción de comidas, especialmente en el food service, puede optimizarse significativamente con el uso de tecnologías que simplifiquen y automaticen la comunicación entre compradores y proveedores.

Por eso, el Portal de Compras, como el que proporciona TecFood, es una herramienta imprescindible para modernizar y agilizar estas operaciones.

Beneficios del Portal de Compras en el food service

Un Portal de Compras en la web elimina la necesidad de métodos manuales, como correos electrónicos o llamadas telefónicas, que consumen tiempo y son propensos a errores.

Por lo tanto, a través de esta tecnología, los gerentes pueden realizar cotizaciones de precios, acompañar el estado de los pedidos e incluso negociar con proveedores de forma integrada con el back office.

Ventajas para los compradores:

• Acompañamiento en tiempo real del estado de las solicitudes de compra;
• Negociaciones más rápidas y prácticas directamente en la plataforma;
• Generación automatizada de autorizaciones de compras, reduciendo el retrabajo.

Facilidad para los proveedores:

• Gestión de pedidos simplificada mediante dispositivos móviles, como teléfonos móviles y tabletas;
• Control más ágil y práctico, fortaleciendo la relación entre proveedor y comprador.

¿Por qué elegir el Portal de Compras TecFood?

Con el Portal de Compras de TecFood, su empresa gana una solución robusta para:

• Reducir errores en las solicitudes de compras: el sistema estandariza procesos, evitando inconsistencias;
• Optimizar el tiempo de los equipos: la automatización y la integración hacen que el proceso sea más rápido y eficiente;
• Fortalecer las alianzas: la comunicación directa y centralizada mejora la relación con los proveedores.

Al adoptar el Portal de Compras TecFood, su concesionaria de alimentos transforma la gestión de compras en un proceso integrado, productivo e innovador. Aproveche la tecnología para modernizar sus operaciones y asegurar una mayor eficiencia en el sector de servicios de alimentos.

Aplicación approve: movilidad y eficiencia en la aprobación de compras

Approve es una aplicación móvil diseñada para optimizar la gestión de autorizaciones de suministro (ASs) que superan el presupuesto definido por su empresa.

Con esta podrá tomar decisiones importantes sobre gastos que van más allá de la planificación financiera de forma ágil y controlada, directamente desde su dispositivo móvil.

Principales beneficios de Approve:

• Control y transparencia: Approve garantiza que todos los gastos por encima del presupuesto sean rigurosamente monitoreados y aprobados según criterios predefinidos. De esta manera, la aplicación evita decisiones ajenas a la política financiera, promoviendo una mayor seguridad y organización.
• Agilidad en las aprobaciones: gracias a las notificaciones en tiempo real y al acceso directo vía móvil, los aprobadores pueden tomar decisiones de forma rápida y eficiente, sin importar dónde se encuentren.
• Presupuesto siempre bajo control: la integración con la solución de presupuesto garantiza una visión clara de los desvíos financieros. Con esto, la empresa puede actuar preventivamente para alinear los gastos con sus metas de CMV (Costo de Materia Prima Vendida), evitando sorpresas no deseadas.

¿Cómo funciona Approve?

El proceso empieza con la elaboración del presupuesto en el módulo de Gestión Operativa de TecFood. Es en este módulo donde se define a la autoridad de aprobación y a los responsables de emitir las autorizaciones de suministro.

Por tanto, cuando una autorización de suministro supera el límite establecido en el presupuesto, Approve entra en acción.

En este momento, el sistema envía una notificación por correo electrónico al responsable de la aprobación, informándole que hay un tema pendiente para ser evaluado.

Aunque las liberaciones se realizan directamente a través de la aplicación, la notificación inicial se realiza exclusivamente por correo electrónico, garantizando que los aprobadores estén informados de manera efectiva.

Además, Approve ofrece una forma práctica y ágil de analizar las órdenes de compra y tomar la mejor decisión, siempre en base a los criterios definidos por la empresa.

Por tanto, su función principal es simplificar el proceso de aprobación de gastos, haciéndolo más eficiente y alineado con la planificación financiera.

Vale recordar que Approve trabaja de manera integrada con TecFood, especialmente con el módulo de Gestión Operativa, fundamental para la creación del presupuesto y la configuración de los niveles de aprobación.

Conclusión

Para alcanzar la excelencia en la gestión de compras en los restaurantes corporativos es fundamental revisar los procesos, analizar proveedores y negociar los mejores precios, manteniendo siempre una visión holística del flujo de trabajo.

Por eso, con TecFood su empresa cuenta con el mejor software de gestión corporativa de alimentos de Latinoamérica, incluyendo el Portal de Compras esclusivo y la aplicación Approve.

Juntos, ofrecen control total, reducción de costos y minimización de desperdicios, garantizando resultados positivos para sus ingresos.

Si quiere transformar la gestión de compras de su restaurante corporativo, programe una conversación con nuestros consultores y conozca las soluciones completas de Teknisa.

Descubra cómo TecFood y Approve pueden reducir costos, minimizar desperdicios y optimizar cada etapa del proceso, garantizando resultados positivos para su negocio.