Gestão de custos

Gerir custos de forma eficiente é um dos maiores desafios enfrentados por empresas no setor de alimentação coletiva.

Com margens de lucro frequentemente apertadas, é essencial adotar estratégias inteligentes que unam tecnologia, planejamento e monitoramento de indicadores de desempenho para otimizar recursos e garantir resultados sustentáveis.

Neste artigo, você encontrará insights práticos e ferramentas indispensáveis para aprimorar sua gestão de custos, reduzir desperdícios e melhorar a competitividade do seu negócio.

Continue lendo para descobrir como transformar desafios em oportunidades no gerenciamento da sua operação.

O que é gestão de custos em refeições coletivas?

A gestão de custos em refeições coletivas envolve o monitoramento e controle dos gastos relacionados à produção e operação de serviços em cozinhas industriais, restaurantes corporativos e unidades de alimentação e nutrição (UANs).

Quando os custos são gerenciados de forma eficiente, é possível aumentar a margem de lucro, evitar desperdícios e manter a qualidade das refeições servidas, atendendo tanto às exigências nutricionais quanto às expectativas dos clientes.

Como a tecnologia pode otimizar a gestão de custos?

A tecnologia desempenha um papel essencial na otimização da gestão de custos em refeições coletivas. Desse modo, soluções como o Tecfood são indispensáveis para facilitar o controle de insumos, cardápios e processos operacionais nas unidades de alimentação.

Com o uso do software, é possível prever a necessidade de reposição de insumos, evitando tanto a escassez quanto o excesso, o que contribui para a redução do desperdício de alimentos e para a eficiência operacional.

Tipos de custos de um negócio de alimentação coletiva

Os custos em serviços de refeições coletivas podem ser classificados em diferentes categorias.

Entender essas classificações é essencial para uma gestão eficaz. Veja os principais tipos de custos:

• Custos fixos: Gastos que permanecem constantes, independentemente do volume de refeições servidas. Exemplos: aluguel, salários administrativos e manutenção de equipamentos.
• Custos variáveis: Despesas que variam conforme o volume de refeições produzidas. Exemplos: compra de ingredientes e embalagens para transporte.
• Custos diretos: Custos diretamente relacionados à produção das refeições. Exemplos: ingredientes utilizados em receitas específicas.
• Custos indiretos: Custos que não estão diretamente ligados à produção, mas são necessários para o funcionamento da unidade. Exemplos: energia elétrica, serviços de limpeza e manutenção geral.

Quais são os benefícios da gestão de custos?

Implementar uma gestão de custos eficaz em serviços de refeições coletivas oferece diversos benefícios que impactam positivamente a operação e os resultados financeiros. Entre eles:

• Maior controle financeiro: Saber exatamente onde os recursos estão sendo aplicados permite decisões mais estratégicas e assertivas.
• Redução de desperdícios: Monitorando insumos e processos, é possível evitar gastos desnecessários e aumentar a eficiência operacional.
• Aumento da lucratividade: Otimizar custos diretamente melhora a margem de lucro, permitindo maior estabilidade e crescimento.
• Previsibilidade e planejamento: Com uma visão clara dos custos fixos e variáveis, é possível planejar melhor o futuro financeiro da unidade.
• Melhoria na tomada de decisões: Dados precisos possibilitam decisões mais fundamentadas, otimizando a eficiência operacional e o atendimento.

Estratégias práticas para reduzir custos operacionais

Para alcançar uma gestão de custos eficiente, considere implementar as seguintes estratégias no contexto de refeições coletivas:

• Automatize processos operacionais: Utilize softwares como o TecFood para reduzir trabalho manual e minimizar erros.
• Planeje cardápios estrategicamente: Opte por insumos sazonais e otimize a produção de refeições de acordo com a demanda.
• Monitore KPIs regularmente: Use indicadores de desempenho para ajustar o orçamento e evitar desvios.
• Integre setores: Garanta uma comunicação eficaz entre as áreas de compras, produção e distribuição.
• Treine sua equipe: Capacite os colaboradores para maximizar a eficiência e reduzir falhas no dia a dia.
• Negocie com fornecedores: Busque parcerias de longo prazo para obter melhores condições comerciais.
• Reduza o desperdício: Implemente um controle rigoroso de estoque e práticas de porcionamento para minimizar perdas.

Erros comuns na gestão de custos em refeições coletivas

Mesmo com as melhores intenções, empresas de refeições coletivas frequentemente cometem erros que comprometem uma gestão de custos eficiente. Sendo assim, confira os mais recorrentes:

• Falta de monitoramento regular: Não acompanhar os indicadores financeiros com frequência pode levar a decisões mal fundamentadas, afetando negativamente o orçamento e a operação.
• Foco exclusivo no corte de despesas: Reduzir custos sem planejamento estratégico pode comprometer a qualidade das refeições e a eficiência operacional.
• Falta de integração entre setores: Quando áreas como compras, estoque e produção não estão alinhadas, aumentam os riscos de erros e ineficiências.
• Subestimar a automação: Manter processos manuais em vez de utilizar softwares especializados pode resultar em maior incidência de erros e desperdícios.
• Negligenciar negociações com fornecedores: Não buscar melhores condições comerciais eleva os custos desnecessariamente, reduzindo a competitividade.

Portanto, evitar esses erros é essencial para garantir uma gestão de custos mais eficaz e sustentável em refeições coletivas.

O que são KPIs?

KPI é a sigla para Key Performance Indicator, ou Indicador-Chave de Desempenho em português. Dessa maneira, esses indicadores são métricas utilizadas para medir o progresso e o desempenho de processos ou operações em relação a metas previamente estabelecidas.

No contexto de refeições coletivas, os KPIs ajudam a monitorar a eficiência da operação, como o custo por refeição, o índice de desperdício ou a satisfação dos clientes.

Com base nos KPIs, gestores podem identificar pontos de melhoria, ajustar estratégias e tomar decisões embasadas, garantindo um equilíbrio entre qualidade, eficiência e controle de custos.

Por que usar KPIs em refeições coletivas?

Os KPIs permitem que gestores de unidades de alimentação e nutrição (UANs) identifiquem gargalos operacionais, avaliem o desempenho em tempo real e tomem decisões mais embasadas para melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes.

Exemplos de KPIs em refeições coletivas

1. Custo por refeição produzida: Mede o custo médio para preparar cada refeição, considerando insumos, mão de obra e outros fatores. Ajuda a identificar oportunidades de redução de custos.
2. Índice de resto ingesta: Indica o percentual de alimentos preparados que não foram consumidos, permitindo ajustes para evitar desperdícios.
3. Custo de insumos por mês: Monitora quanto está sendo gasto com a compra de ingredientes e compara com o orçamento planejado.
4. Número de refeições servidas: Mede o volume de refeições entregues em um período, ajudando a avaliar a capacidade operacional.
5. Índice de satisfação do cliente: Avalia a percepção dos consumidores em relação à qualidade das refeições, pontualidade e atendimento.
6. Tempo médio de produção: Monitora quanto tempo é necessário para preparar e servir as refeições, otimizando processos.
7. Desempenho do estoque: Mede o giro de estoque, identificando itens com excesso ou risco de vencimento.
8. Taxa de desperdício de insumos: Indica a quantidade de insumos descartados durante o processo de produção.

Integração de processos em refeições coletivas: elimine erros manuais

A integração de processos é fundamental para garantir a eficiência e eliminar erros operacionais nas unidades de alimentação coletiva.

Desse modo, com o uso de sistemas de gestão especializados, como o TecFood, é possível centralizar todas as operações em uma única plataforma, automatizando tarefas essenciais, como controle de estoque, planejamento de cardápios e emissão de notas fiscais.

Além disso, essa centralização assegura que os dados estejam sempre atualizados, reduzindo a dependência de processos manuais e minimizando erros que podem comprometer tanto a operação quanto os lucros.

Por fim, a automação melhora a fluidez dos processos, resultando em maior eficiência e controle sobre os custos.

Descubra como reduzir custos com nossa série de conteúdos exclusivos

Reduzir custos é um desafio constante no setor de alimentação coletiva, e contar com estratégias eficientes faz toda a diferença. Pensando nisso, criamos uma série de artigos para apoiar você nessa jornada.

Aqui, você encontrará dicas práticas, ferramentas indispensáveis e estratégias inteligentes para otimizar recursos, minimizar desperdícios e potencializar a eficiência da sua operação.

Explore nosso conteúdo e descubra como transformar a gestão do seu negócio, alcançando resultados mais sustentáveis e rentáveis

Gestão estratégica de compras

A gestão de compras é essencial para o sucesso de restaurantes corporativos, influenciando custos, qualidade e eficiência.

Sendo assim,  soluções como o TecFood e o aplicativo Approve modernizam processos, permitindo a centralização de dados, automação de tarefas e controle financeiro.

Com estratégias como planejamento de cardápios, workflow estruturado e uso de portais de compras, é possível evitar desperdícios, negociar melhores condições e manter a operação fluida.

Portanto, a tecnologia é a chave para uma gestão eficiente, que reduz erros, aumenta a produtividade e garante resultados positivos para a operação e o cliente final.

Gestão de estoque

A gestão de estoque é essencial para empresas de alimentação coletiva, contribuindo para a redução de custos e o aproveitamento eficiente dos recursos.

Isso porque o processo envolve o controle rigoroso de inventários, planejamento assertivo de compras e armazenamento adequado, prevenindo desperdícios e garantindo o abastecimento contínuo.

No entanto, erros comuns, como compras excessivas ou armazenamento inadequado, podem ser evitados com estratégias bem definidas e o uso de softwares especializados, como o TecFood.

Além disso, a automatização desses processos melhora a eficiência operacional, assegura conformidade com normas de segurança e permite maior controle sobre os insumos, potencializando a produtividade e os resultados do negócio.

Ficha técnica

A ficha técnica de alimentos é um documento essencial na gestão de restaurantes e Unidades de Alimentação e Nutrição (UANs).

Desse modo, ela detalha informações como composição, valor nutricional e instruções de armazenamento dos produtos, assegurando a padronização das preparações e facilitando o controle de custos.

Sendo asism, com dados precisos, é possível otimizar o planejamento, reduzir desperdícios e aumentar a lucratividade.

Além disso, a ficha técnica auxilia no cumprimento de regulamentações de segurança alimentar e na comunicação transparente com os consumidores, especialmente sobre alérgenos e validade dos produtos.

Planejamento de cardápio

O planejamento de cardápio é fundamental para otimizar a produção em restaurantes corporativos, reduzindo desperdícios e custos em até 2%. Além de atender às especificações técnicas e garantir segurança alimentar, é crucial considerar:

• Necessidades nutricionais dos comensais.
• Estimativa de custos para viabilidade econômica.
• Hábitos alimentares para maior aceitação.
• Disponibilidade de insumos para garantir a oferta.
• Estimativa do número de refeições para evitar excessos ou faltas.
• Otimização do tempo de cocção para eficiência operacional.
• Recursos humanos e infraestrutura disponíveis na Unidade de Alimentação e Nutrição (UAN).

Dessa maneira, a ausência de um planejamento eficaz pode resultar em mudanças de última hora, compras desnecessárias e aumento de gastos, indicando má gestão.

Portanto, um cardápio bem planejado impacta positivamente toda a infraestrutura do restaurante, promovendo qualidade e satisfação dos clientes.

Resto ingesta

O conceito de resto ingesta refere-se aos alimentos preparados que não são consumidos, resultando em desperdício nas cozinhas industriais e restaurantes corporativos.

Dessa forma, ele distingue-se da sobra limpa, que são alimentos não servidos e que podem ser reaproveitados de forma segura.

Portanto, calcular o resto ingesta é fundamental para identificar áreas de desperdício, otimizar recursos e melhorar a eficiência operacional. Para isso, recomenda-se:

• Determinar o total de alimentos preparados: registrar a quantidade total de alimentos preparados para os clientes.
• Medir a quantidade de alimentos consumidos: avaliar a quantidade efetivamente consumida pelos clientes.
• Calcular o resto ingesta: subtrair a quantidade consumida da preparada e dividir pelo total preparado, obtendo a porcentagem de desperdício.

A redução do resto ingesta contribui para a sustentabilidade e a rentabilidade do negócio. Ferramentas como o TecFood auxiliam nesse controle, automatizando processos e fornecendo dados precisos para a tomada de decisões.

Cozinha industrial

A gestão estratégica de custos é vital para o sucesso de uma cozinha industrial, especialmente em setores como refeições coletivas, que incluem restaurantes corporativos, alimentação escolar e dietas hospitalares.

Sendo assim, para otimizar recursos e aumentar a eficiência operacional, recomenda-se:

• Gestão financeira eficiente: Monitorar o fluxo de caixa, planejar orçamentos e definir KPIs relevantes.
• Planejamento estratégico de cardápio: Centralizar o planejamento para evitar desperdícios e controlar custos.
• Centralização da gestão de compras: Automatizar processos de compra para melhorar negociações e reduzir gastos.
• Uso de tecnologia: Implementar softwares especializados, como o TecFood, para integrar operações e aumentar a produtividade.

Essas práticas contribuem para a redução de custos e a melhoria da performance nas cozinhas industriais.

Cook-Chill

O método cook-chill é uma solução eficiente para otimizar a operação em serviços de alimentação, unindo segurança alimentar e aumento de produtividade.

Isso porque ele consiste em cozinhar alimentos, resfriá-los rapidamente e armazená-los de forma segura até o consumo, garantindo qualidade, sabor e preservação de nutrientes.

Desse modo, com benefícios como redução de custos, diminuição do desperdício e maior prazo de validade, é amplamente adotado em setores como catering, refeições coletivas e transporte.

No entanto, a implementação bem-sucedida requer equipamentos adequados, planejamento eficiente e softwares de gestão como o TecFood, que automatizam processos e asseguram a conformidade com normas de segurança alimentar.

Custo de Mercadoria Vendida

O Custo da Mercadoria Vendida (CMV) é uma métrica financeira essencial para gestores de restaurantes e estabelecimentos de alimentação. Ele representa o custo direto das matérias-primas utilizadas na produção dos itens vendidos, como ingredientes e insumos.

Calcular e otimizar o CMV permite avaliar a eficiência operacional, identificar desperdícios e ajustar estratégias financeiras, impactando diretamente a lucratividade do negócio.

Um CMV elevado pode indicar desperdício de ingredientes ou má gestão de estoque, enquanto um CMV muito baixo pode sugerir cortes que afetam a qualidade dos produtos oferecidos. Portanto, monitorar e otimizar o CMV é crucial para equilibrar qualidade e rentabilidade no setor de alimentação.

Gestão financeira

A gestão financeira eficaz é crucial para o sucesso de empresas de alimentação. O uso de softwares unificados, como sistemas ERP em nuvem, automatiza processos, integra setores e oferece informações precisas sobre contas a pagar e receber, gestão de custos e fluxo de caixa.

Isso reduz erros, aumenta a eficiência operacional e facilita a tomada de decisões estratégicas. Além disso, a tecnologia permite acesso em tempo real aos dados financeiros, melhora o controle de estoque e otimiza o planejamento de compras.

Investir em soluções tecnológicas modernas é essencial para manter a competitividade e garantir a saúde financeira no setor de alimentação.

Portal de Compras

Conclusão: Adote uma gestão de custos eficiente e sustentável